ECM : 5 changements majeurs pour 2019 - gestion documentaire

L'an dernier, lorsque Gartner a déclaré : « l'ECM est mort », cela ne signifiait pas qu'il n'était plus nécessaire de gérer le contenu. En effet, Gartner a mis en évidence le phénomène suivant : les solutions ECM monolithiques dans lesquelles toutes les données sont téléchargées et gérées par un large éventail d'applications ont atteint leurs limites de fonctionnalités et de réponse à la demande du marché. Complexes à mettre en oeuvre, administrer et maintenir, ces dernières commencent à poser trop de contraintes pour satisfaire les besoins des entreprises.

En revanche, les micro-services dédiés, qui ciblent et satisfont des besoins métiers spécifiques et exploitent les données là où elles se trouvent, sont prometteurs. Le besoin de flexibilité donne également un avantage aux solutions par abonnement ou de paiement à l'utilisation. Au lieu d'utiliser un système homogène, les entreprises vont travailler avec un ensemble de solutions de gestion de l'information hétérogènes mais compatibles et interconnectées.

2. La facilité d'utilisation un enjeu majeur

Face à une pénurie de main-d'oeuvre IT qualifiée qui devrait aboutir à environ un million d'emplois vacants en Europe d'ici 2020, les entreprises seront confrontées à deux nécessités : permettre à leurs salariés de se concentrer sur leur coeur de métier et leur donner les moyens d'être pleinement productifs. Aussi, elles ne pourront plus se permettre d'imposer une formation longue et fastidieuse à l'utilisation d'outils peu efficaces.

Quelle que soit la complexité d'un système, il doit proposer une utilisation aussi instinctive qu'une application grand public. Les solutions de gestion intelligente de l'information « canalisent » et structurent des processus de travail facilitant aussi l'intégration de nouveaux collaborateurs. Ceux-ci pourront s'appuyer sur ces outils pour réaliser leurs actions métiers. Cette exigence de facilité d'utilisation va radicalement redéfinir les solutions créées et utilisées pour gérer l'information en 2019 et dans les années à venir.

3. Applications à code de bas niveau et développement rapide d'applications (RAD)

Les entreprises souhaitent de plus en plus développer leurs propres applications et solutions à partir des applications et des systèmes fournis. Par exemple, elles peuvent avoir besoin d'une application très spécifique et limitée pour un seul projet. Pour autant cette application peut-être critique d'un point de vue business et/ou opérationnelle. Elles doivent ainsi pouvoir créer leurs applications avec un minimum d'effort. 

Certaines plates-formes de services de contenu incluent déjà des outils RAD qui permettent la définition et la configuration rapides de flux de travail. Le procédé ne requiert aucune compétence en développement, uniquement de la configuration. Ces développements accéléreront dans les années à venir l'émergence de solutions de gestion des informations dédiées et spécifiques à certaines tâches.

4. L'onde de choc du RGPD

Le RGPD intensifie le débat sur un autre terrain : le texte n'encadre pas seulement les données numériques, mais toutes les informations. De fait, le frein que représentent les processus manuels de gestion des documents (et plus particulièrement des documents papier) à l'efficacité des processus métiers devrait renforcer le besoin en nouvelles solutions de gestion de l'information en 2019.

La gouvernance automatisée rendue possible par ces solutions est essentielle. Les technologies de classification automatique et sémantique réduisent l'intervention humaine dans les processus de gouvernance, avec pour effet de diminuer les ressources mobilisées et le risque d'erreur. Les outils de recherche intelligents constituent une autre composante primordiale pour identifier de manière rapide et intuitive les documents pertinents.

En outre, les nouveaux systèmes dotés de processus automatisés et de puissants outils de recherche dopent l'efficacité des flux de travail et des processus dans leur globalité, autrement dit la réussite de l'entreprise. Ici, le choix d'un bon partenaire est crucial.

5.  L'automatisation des processus par la robotique (RPA) basée sur l'intelligence artificielle

Visant à automatiser les processus métiers et le traitement des données, la technologie RPA est un « partenaire idéal » pour gérer l'information des entreprises. Les processus de gestion documentaire basés sur des règles peuvent être automatisés, dispensant ainsi les employés des tâches manuelles fastidieuses, comme la saisie de données ou de métadonnées. Cette technologie permet de capturer et d'interpréter les saisies pour traiter une transaction, manipuler les données, déclencher des réponses et communiquer avec d'autres systèmes numériques. Toutefois, pour que la RPA libère tout son potentiel, elle doit s'appuyer sur l'intelligence artificielle (AI) ; l'intelligence des systèmes étant nécessaire à la transmission au robot d'informations correctement structurées.

Ainsi, la RPA garantit une gestion efficace de la multitude de tâches et de documents hébergés dans le cloud ou sur site. Cependant, les solutions simplifiant la gestion de l'information doivent avoir une caractéristique commune : permettre aux entreprises d'exploiter leurs données, selon leurs conditions et en fonction du niveau de compétence de leurs employés.

La facilité d'utilisation représente donc un aspect majeur afin que les compétences des collaborateurs soient mises au service de l'entreprise et non cannibalisées par des tâches répétitives et sans valeur ajoutée. Ce temps dégagé permet ainsi aux collaborateurs d'être plus efficaces et d'augmenter le niveau de performance générale des services rendus.

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Ruggero Pizzo, Directeur division ECM - Konica Minolta Business Solutions France.