La crise profite à la démat'

Malgré la crise, les entreprises et administrations ne renoncent pas à leurs projets de dématérialisation de documents sortants. Telle est la conclusion d'une étude menée par le cabinet Markess international, spécialisé dans l'impact des tics (technologies de l'information et de la communication) sur les organisations, et publiquement présentée le 4novembre à Paris à la presse. L'étude, qui mixe approche qualitative et quantitative, inclut des entretiens avec des prestataires. « Tout le monde n'a pas la même perception des documents dématérialisés », met en garde Hélène Mouiche, pour définir le périmètre de l'étude.

Celle-ci inclut des documents dématérialisés à valeur probatoire, comme une facture client, pour lequel il faut avoir mis en place une politique d'archivage et d'authentification, afin de s'affranchir complètement du papier, mais aussi un système de dématérialisation partielle, si la volonté du destinataire est de recevoir du papier, comme dans le cas de bulletin de paie, ce qui implique de rematérialiser le document en bout de chaîne.

83 % des entreprises dotées d'un budget démat'

Aujourd'hui, « le cadre réglementaire est un booster très important », estime Hélène Mouiche. Par exemple, « le seuil est régulièrement abaissé pour les entreprises qui doivent effectuer leurs déclarations fiscales et sociales de façon électronique. Autre exemple, sur les marchés publics, les fournisseurs IT doivent répondre par voie dématérialisée ».

Mais, d'après l'étude, le contexte économique constituerait également une motivation « les trois quart des décideurs disent que le contexte économique va les motiver à investir dans des projets de dématérialisation, car derrière, ils attendent un retour sur investissement, et que cela va répondre à des enjeux métiers, stratégiques dans un contexte tendu », ajoute la responsable d'études de Markess. Le développement durable, en revanche, stimule moins de la moitié des décideurs à dématérialiser leurs documents sortants.

Résultat, en tout cas, dans 83 % des cas, les organisations interrogées disposent déjà d'un budget consacré à la dématérialisation des documents sortants, et près de la moitié envisage de l'augmenter dans les années qui viennent .

4,7 milliards d'euros en 2013

«  En 2011 ce sont prioritairement les clients professionnels ou grand public, qui sont ciblés, avec la facture électronique. On retrouve au premier plan la facture pour le client professionnel. Souvent, la dématérialisation commence par là, y compris à la demande de ces clients eux-mêmes », commente Hélène Mouiche. En 2011, 68 % des décideurs interrogés font en effet de leurs clients une cible prioritaire, qu'ils comptent adresser de plus en plus. Viennent ensuite les fournisseurs, avec les commandes d'achat, notamment.

Dans l'industrie, ce sont les documents techniques qui vont être visés. Quant aux collaborateurs, « on a beaucoup parlé du contexte légal simplifié des échanges. Mais le bulletin de paie reste un document peu dématérialisé. Ce sera plutôt le DIF, le relevé de compte épargne temps», relativise Hélène Mouiche. En 2011, 42 % seulement des décideurs interrogés désignent leurs collaborateurs comme destinataires de documents dématérialisés. Ils sont encore moins, (37 %) à évoquer les documents dématérialisés adressés aux administrations (candidatures aux marchés publics, les attestations de salaire ou encore les déclarations d'accidents du travail). Néanmoins, quels que soient les destinataires, les prévisions sont à la hausse.

Dans le cas spécifique des documents à valeur probatoire, 26 % des organisations interrogées en dématérialisent déjà par exemple, avec des factures clients. Du coté des collectivités, ce sont les actes administratifs, et documents comptables et budgétaires qui sont déjà dématérialisés pour certaines, dans le cadre des projets ACTES et HELIOS notamment. Et 37 % des organisations interrogées prévoient de le faire d'ici 2013. Au total, le budget global de la dématérialisation, dont il est difficile d'isoler celle concernant les documents sortants, est de 3,6 milliards d'euros en 2011, et il devrait continuer à croitre de 14 % par an en moyenne, pour atteindre environ 4,7 milliards d'euros en 2013.

Une image de modernité

Quelques retours d'expérience présentés par le cabinet Markess, témoignent du potentiel ROI (retour sur investissement) des organisations qui ont mené des projets de dématérialisation dans des domaines différents. Ainsi, une administration locale qui a dématérialisé ses procédures liées à la comptabilité publique, au contrôle de ses actes administratifs et à la convocation des élus, estime avoir économisé 3 500 euros par an, en papier, frais de reproduction, affranchissement. Et le délai d'envoi des convocations est passé de 24 heures à 20 minutes. La collectivité envisage donc aujourd'hui de se doter d'un parapheur électronique et de dématérialiser ses ordres de missions et demandes de congés.

Autre exemple, dans la banque, un établissement qui a dématérialisé son processus de signature, de production et émission de contrats, et mis en place un système d'archivage à valeur probatoire, estime avoir considérablement diminué ses délais de traitement (par exemple, de 11 jours, pour la signature d'un document), d'avoir divisé par huit le coût de gestion des contrats, et d'y avoir même gagné une image de modernité auprès de ses clients.

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