Office 365 ou Google Workspace ? Le Cigref cherche une « troisième voie »

Se passer totalement d'Office 365 et de Google Workspace ? Le Cigref l'admet : c'est inenvisageable pour la plupart des grandes entreprises. Il affirme cependant, exemples à l'appui, qu'on peut tout à fait choisir une « troisième voie » : l'approche hybride, à renfort de composants open source. Sa réflexion à ce propos fait l'objet d'un rapport axé sur une métrique : la « valeur d'usage » des suites collaboratives.

Cette notion de « valeur d'usage » aura un périmètre variable selon les organisations. En particulier sur les aspects d'interopérabilité et de transversalité. Mais aussi sur la couverture fonctionnelle. En la matière, Office 365 et Google Workspace n'ont pas d'égal, reconnaît le Cigref : ils sont les seuls à englober l'ensemble des briques d'une solution collaborative.

L'abondance de ces briques n'est toutefois pas forcément un avantage. Elle tend à induire des fonctionnalités subsidiaires non souhaitées et surtout non nécessaires.

En toile de fond, un problème plus général : le pouvoir d'action limité vis-à-vis des grands éditeurs. Entre autres sur l'évolution de leurs offres. Office 365, par exemple, « change constamment, imposant de nouvelles fonctionnalités aux utilisateurs », déplore le Cigref.

L'humain et l'open source : une concordance des temps ?

Les technologies open source n'éclipsent pas cette question du changement. Elles la rendent néanmoins plus maîtrisable. A fortiori, leur temps de développement est « peut-être davantage en concordance [avec] le temps d'adaptation des organisations humaines », postule le Cigref. Autrement dit, il existe un intérêt culturel dans cette fameuse « troisième voie ».

L'emprunter garantit aussi une meilleure maîtrise de l'environnement d'hébergement, une gestion simplifiée des licences et un contrôle accru des coûts. Mais faire le pas requiert d'avoir des compétences fortes en interne, pour mener à bien l'intégration en abordant la performance applicative, la mise à l'échelle, la gestion des identités, l'intégration par API, etc.
Autre défi : emporter l'adhésion des utilisateurs. Sur ce point, l'écart avec l'existant peut se révéler problématique. Le Cigref pointe tout particulièrement des retards sur :

• la traduction automatique, le nommage et la classification automatiques ;
• le partage des connaissances ;
• les moteurs de recherche internes ;
• les correcteurs ;
• l'interopérabilité.

Pour illustrer la mise en ouvre de l'approche modulaire, on nous expose le cas de Société Générale. Le groupe a recensé les équivalents open source aux logiciels payants de son parc applicatif. Il les a mis à disposition dans son store applicatif.

Du côté du cabinet EY, on est actuellement en phase d'industrialisation d'une message développée en parallèle d'Office 365. Hébergée sur un cloud privé en France, elle repose sur la technologie européenne Wire. On lui a greffé quelques éléments dont le chiffrement des métadonnées et un système d'invitation de collaborateurs externes.

Les ministères ont pour leur part développé la suite collaborative Mél. Le duo Nextcloud-Collabora constitue son centre névralgique pour le partage et l'édition de fichiers. Des briques individuelles s'y adjoignent : agendas partagés, annuaire, messagerie instantanée, gestion de tâches et de projets.

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