Office 365 : quand les entreprises sous-exploitent les licences
Publié par La rédaction le | Mis à jour le
Les responsables IT achètent souvent des licences Office 365 par lots au risque d'une sous-utilisation ou d'un surdimensionnement, selon un rapport de CoreView.
Malgré l'engouement pour Microsoft Office 365, la gestion des licences par les entreprises n'est pas toujours aboutie, selon un rapport de CoreView.
Le fournisseur spécialisé a étudié* les pratiques de milliers d'entreprises qui utilisent sa plateforme de gestion SaaS (SMP) dans le monde. En moyenne, 44% des licences de Microsoft Office 365 sont « sous-utilisées ou surdimensionnées » par les organisations concernées.
Ces licences Office 365 concernent des applications qui ne sont pas utilisées par les collaborateurs. Ils n'ont pas ce besoin ou n'ont pas été « formés » pour utiliser ces services.
CoreView explique la tendance par un manque d'alignement stratégique. « Les responsables IT achètent souvent des licences Office 365 par lots plutôt que de réaliser des achats clients adaptés aux flux de travail des employés », a indiqué la firme dans son rapport.
Réduire les coûts de 14%
Les entreprises peinent plus particulièrement à gérer les licences Office 365 « non-activées » (sans activité au cours des 30 derniers jours) et non-attribuées » (licences disponibles pour l'entreprise mais qui ne sont pas mises à disposition de collaborateurs internes/externes).
Le rapport livre la répartition suivante pour les trois principaux niveaux de licence de la suite de productivité dans le Cloud de Microsoft :
- Office 365 E1 : 37% des licences ne sont pas activées et 39% ne sont pas attribuées.
- Office 365 E3 : ces taux sont de 12% et de 42%, respectivement.
- Office 365 E5 : 23% de licences non-activées et 27% de licences non-attribuées.
Or, selon les estimations de la société italo-américaine, une entreprise peut réduire en moyenne de 14% ses coûts totaux liés à Office 365. Comment ? En optant pour une meilleure gestion de ses licences, en supprimant celles qui ne servent pas ou en les réaffectant.
*Les données de CoreView couvrent 5 millions de travailleurs dans des entreprises qui utilisent activement sa plateforme.