Archivage électronique : où en est-on ?

Comment l’archivage électronique est-il pratiqué aujourd’hui ? Mais surtout, est-il praticable ? Réponses avec des intervenants du secteur, au salon Documation, ce 13 mars, à Paris.

« L’archivage électronique sera un enjeu majeur pour les entreprises dans les deux années à venir. » explique Emmanuelle Olivié-Paul, directrice associée en charge de la recherche de Markess, cabinet d’étude sur l’impact des TIC sur les organisations. « Il s’agit pour elles d’améliorer les processus internes, par un meilleur partage de l’information, et de faire face au contenu dématérialisé, croissant. Pour l’instant, les contenus à valeur probante, comme les factures, sont les premiers à faire l’objet de projets« .

Dans le secteur public, la réflexion est déjà bien avancée, d’après Françoise Banat-Berger, chef du département de l’innovation technologique et de la normalisation, à la direction des Archives de France, (Ministère de la Culture). De fait, « la question de l’archivage électronique est intégrée dans le RGI, le référentiel général d’interopérabilité, dont le décret devrait paraître cette année » précise-t-elle.

Le document, déjà disponible, même s’il n’a pour l’instant pas de force réglementaire, énumère les exigences fonctionnelles, organisationnelle et techniques pour que le processus d’archivage soit valable. En outre, « nous sommes en train de mettre sur pied un pilote de plate forme d’archivage électronique, qui comporte un contrôle d’intégrité régulier, l’horodatage, la signature, la tracabilité, et qui soit en mesure d’intégrer des flux ou des formats de documents très divers. En effet, il doit pouvoir servir de modèle également pour les collectivités locales » ajoute Françoise Banat-Berger.

Si le secteur public et privé s’engagent dans cette voie, c’est parce que le cadre réglementaire existe. C’est ce que souligne Eric Caprioli, du cabinet d’avocats Caprioli. « la dématérialisation est juridiquement prête », estime- t-il. Avant de rappeler la complexité du sujet. « Suivant les documents, les règles de droit qui s’imposent ne sont pas les mêmes. En particulier, il convient de faire la distinction entre la version numérique d’un document dont l’original est en version papier, et l’écrit électronique. ». Une ordonnance de 2005 a en effet consacré l’existence de l’original numérique. « La notion d’exemplaire n’existe plus. On peut dupliquer des orignaux » précise-t-il.

Au-delà de l’aspect réglementaire, la FNTC, la fédération nationale des tiers de confiance, propose depuis quatre ans un label sur les tiers archiveurs. L’association vient de le faire évoluer afin de tenir compte des évolutions technologiques, et garantir aux clients la fiabilité des prestataires. En particulier, « Nous avons accru le degré de précision sur le descriptif des containers de données, et ouvert les supports possibles » a précisé Lucien Poulin Orsid, (Groupe La Poste), chargé du sujet à la FNTC.