Quel est le véritable coût d’un ERP ?

Aujourd’hui, le marché offre une grande variété de solutions ERP. Si la question du choix de la technologie est importante (Low Code, No Code, Open Source, hébergement…), celle du coût réel d’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) devient cruciale.

Un ERP bien calibré peut être un investissement stimulant l’efficacité et la croissance d’une entreprise. Il est donc impératif de réaliser un audit des besoins poussés et de prévoir un budget adapté avant toute implémentation. Pour cela, rien de tel que d’analyser les coûts qu’implique un ERP et d’avoir à l’esprit qu’une mauvaise préparation, due à une sous-évaluation des besoins, pourrait fortement augmenter les dépenses à cause de certains coûts cachés.

Le recueil des besoins demeure la première étape fondamentale avant de choisir un ERP. Un cahier des charges minutieusement préparé, soulignant les besoins spécifiques de l’entreprise, guidera le processus de sélection. Cette étape cruciale aide à éviter au maximum les coûts imprévus et assure que le système ERP choisi est parfaitement adapté à l’entreprise.

Les coûts d’implémentation d’un ERP

L’intégration d’un ERP impose un certain nombre de dépenses qui sont anticipables. Mais elles peuvent, si elles sont sous-évaluées, fortement augmenter votre budget, par exemple :

La migration des données 

Le transfert des données d’un ancien système vers le nouvel ERP peut être un processus long et coûteux. Dans certains cas, le fournisseur précédent peut facturer la récupération des données. Il est essentiel de collaborer avec un éditeur expérimenté pour réduire ces coûts et s’assurer que les données sont correctement sauvegardées et migrées.

Le matériel informatique et l’infrastructure 

Les besoins en matériel informatique varient selon la taille et l’étendue des opérations de l’organisation, ainsi que selon l’envergure du projet. Ils peuvent entraîner des investissements supplémentaires – que l’environnement cible soit on-premise ou cloud.

L’intégration aux systèmes existants

L’intégration avec les systèmes existants peut être complexe et chronophage. Il est crucial de définir les besoins d’intégration et de choisir des fournisseurs offrant des connecteurs prédéfinis ou, tout du moins, des outils pour simplifier ce processus.

Les ressources et compétences nécessaires

Les besoins en ressources pour déployer le nouvel ERP peuvent peser sur le budget. Y aura-t-il besoin d’une équipe dédiée ? Les ressources internes seront-elles facilement mobilisables ? Le paramétrage et l’intégration nécessiteront-ils la maîtrise d’un langage de programmation et donc de faire appel à des développeurs ? Ou au contraire sur du No Code ou du Low Code ? Un choix technologique à anticiper.

La formation 

Former les employés à l’utilisation du nouvel ERP est une étape essentielle mais souvent coûteuse. Il est important d’allouer un budget suffisant en amont, en envisageant des consultants certifiés ou en exploitant l’expertise de l’équipe informatique interne.

Les prestations essentielles et souvent méconnues de la phase d’implémentation d’un ERP

L’implémentation d’un ERP requiert un suivi minutieux afin que chacune des étapes du projet soient bien cadrées. En effet, une série de services essentiels, bien que fréquemment sous-estimés, jouent un rôle crucial tant en préparation qu’en suivi post-implémentation :

> Les ateliers de spécifications s’imposent comme la pierre angulaire du projet, en permettant d’aligner précisément l’ERP avec les spécificités et les objectifs stratégiques de l’entreprise. Cette phase d’analyse en amont garantit que le système sera paramétré pour répondre aux besoins métiers de l’entreprise et qu’il sera pleinement exploité par les équipes, optimisant ainsi le retour sur investissement.

> Le paramétrage sur-mesure, quant à lui, transforme un système ERP standard en une solution parfaitement adaptée aux processus uniques de chaque entreprise. Cette personnalisation, bien que coûteuse, est fondamentale pour maximiser l’efficacité opérationnelle et la réactivité de l’entreprise face aux évolutions du marché.

> La gestion des droits d’utilisateurs et l’adaptation Low Code/No Code représentent également des aspects méconnus mais vitaux. Elles permettent une sécurisation accrue et une flexibilité du système, offrant aux entreprises la capacité de s’adapter rapidement sans nécessiter de compétences de codage avancées.

> La phase de recette permet de s’assurer du bon fonctionnement du logiciel et de sa conformité par rapport aux spécifications fonctionnelles détaillées. C’est une phase à ne pas négliger pour s’assurer de l’adéquation de l’ERP aux besoins exprimés avant la mise en production et l’utilisation réelle par les utilisateurs finaux.

> La conduite du changement, souvent reléguée au second plan, est pourtant essentielle pour assurer l’adhésion des utilisateurs au nouveau système. Elle représente un investissement dans le capital humain, favorisant une transition fluide et une exploitation optimale de l’ERP.

L’implémentation d’un ERP est un processus complexe qui nécessite une planification minutieuse et une allocation budgétaire étudiée pour couvrir tous les coûts, apparents et cachés. Il peut être plus facile d’avoir une idée précise du budget à dépenser pour les phases de migration des données, de coût en matière de matériel informatique et d’infrastructure, ou de formation.

En revanche, il peut être moins aisé d’évaluer le coût de la réorganisation des process, l’acceptation en interne et le temps d’adaptation à ce nouvel outil. Cela peut causer des retards sur certains projets, allant même jusqu’à impacter le client final. Il est donc vivement conseillé de réaliser une analyse de ROI du déploiement des solutions de différents fournisseurs ERP afin d’évaluer l’enveloppe budgétaire requise. Il est essentiel de peser ces considérations avec soin pour faire un choix éclairé qui soutiendra la croissance et l’efficacité sur le long terme au sein de l’entreprise.

Anthony Ferrari, Directeur Marketing Produit - Axelor.