Bayer France, avec CBL, harmonise la paie de huit filiales sous SAP

Chaque jour, il faut se représenter qu’une centaine d’opérations interviennent sur les dossiers de ressources humaines.

La solution mise en oeuvre par CBL prend en charge les différentes conventions collectives et accords d’entreprise en vigueur, et est en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley.

Dès 2004, un constat s’impose : l’interface existante entre le progiciel de paie GXP et SAP se révèle délicate. Comment s’en sortir, alors que les employés sont habitués depuis 15 ans à utiliser le progiciel ? Un choix est arrêté : tout doit passer sous SAP !

Un big-bang?

«En septembre 2004, le préprojet démarre pour sensibiliser tout le monde à la nécessité de ce passage. En effet, le projet concerne huit sociétés juridiquement distinctes. Nous avons alors fait appel à CBL pour effectuer des présentations aux intéressés sur l’Hexagone» explique Serge Zaafrani, responsable SIRH chez Bayer.

Arguments convaincants qui ont emporté l’adhésion : une modification de l’organisation plus souple, des fonctions de paie plus évoluées (rétroactivité, autonomie du payeur sur les simulations?), et des démonstrations parlantes et convaincantes. « Sans les consultants de CBL, nous n’aurions jamais pu démarrer ce projet », reconnaît Serge Zaafrani,

L’art délicat de l’harmonisation

Début 2005, les responsables du projet établissent le ‘blueprint’. Des questionnaires sont envoyés aux gestionnaires des trois centres de paie : Paris, Lyon, Marseille. Après remise à plat des évolutions réglementaires, les équipes de projet mesurent le décalage et estiment le besoin.

Par ailleurs, « l’harmonisation consiste aussi à trouver le meilleur équilibre financier possible concernant les avantages liés à la paie. Par exemple, les employés de certaines entreprises disposent de 14 jours de RTT, tandis que d’autres n’en ont que 10? Sur ce type de point spécifique, l’harmonisation s’est révélée impossible» avoue Serge Zaafrani.

Finalement, après les multiples discussions et réunions, le cahier des charges est rédigé en avril 2005, et le développement peut commencer avec CBL et SAP pour la paie et la gestion du temps. Un projet de gestion de l’organisation se déroule en parallèle.

Si c’était à refaire ?

La démarche menée par CBL reposait sur un paramétrage de règles avec un environnement de recette permettant une validation progressive des diverses étapes du projet par les utilisateurs. Les retours de tests permettaient d’entériner les développements ou de les ajuster.

« Si c’était à refaire, nous nommerions une personne par entité, dédiée au projet, impliquée et responsable. En effet, lorsque les retours de tests traînent sur deux ou trois semaines, cela fait vite déraper le projet?» affirme Serge Zaafrani,

Pour réussir à temps les phases de tests de ce projet de type big-bang, Bayer France organise une formation des utilisateurs sur 5 jours aux outils SAP, effectuée par des consultants spécialisés participant au projet.

« Au 1er janvier 2006, nous avons pu démarrer la paie sous SAP, et le premier jet de paie effectué le 18 janvier a donné des résultats cohérents. Toutefois, quelques ajustements sur les fonctions et les règles ont été effectués courant janvier. Puis nous avons prévu un peu de maintenance applicative par CBL et SAP sur 2006 » se réjouit encore Serge Zaafrani.

Quelques enseignements supplémentaires

« Avec des systèmes de comptabilité différents (8 chez Bayer entre la France et l’Allemagne), une forte implication de comptables-relais désignés s’avère indispensable.

« Durant ce projet, nous avons consacré beaucoup de temps et d’énergie pour obtenir desretours des divers services. Heureusement, l’intervention d’un audit sur les comptes nousa permis de corriger rapidement le tir?» explique Serge Zaafrani, qui ajoute :

«Enfin, partir six mois à un an avant le projet permet d’aller plus loin en matière d’harmonisation. Ainsi, tenter de gérer divers profils de la même manière permet d’enregistrer des gains conséquents, comme la gestion harmonisée des expatriés dans les entités européennes, par exemple.»

Meilleure preuve du succès ? La maison mère en Allemagne a décidé d’un projet d’harmonisation globale, suite à l’aboutissement du projet dans la filiale française.