4 conseils pour choisir une salle de réunion adaptée à votre événement !

Cibler ses besoins techniques en amont

Avant tout, sachez que dans le choix de votre prochaine salle de réunion, il est primordial de cerner correctement vos besoins techniques en fonction du type de réunion prévu et du nombre de participants attendus. Aurez-vous besoin de commodités comme :

• un vidéoprojecteur ;
• un paperboard ;
• ou un accès internet haut débit ?

Ces aspects sont souvent cruciaux pour mener vos réunions dans les meilleures conditions. Pensez également à évaluer la jauge idéale de la future salle pour permettre à tous les participants de s’installer confortablement. Un espace trop exigu ou trop vaste peut nuire à la qualité des échanges et à la productivité des sessions.

Une fois ce diagnostic établi, faites-en part à vos interlocuteurs pour affiner vos recherches uniquement sur des salles disposant des équipements adéquats. Vous maximiserez ainsi vos chances de trouver le lieu de réunion adapté à votre situation spécifique.

Miser sur des salles modulables

Idéalement, il est préférable de choisir une salle modulable, dont l’agencement peut être repensé selon vos envies. Les cloisons amovibles ou les parois coulissantes permettent par exemple de modifier la superficie globale de la salle pour l’adapter au nombre de participants.

Vous pourrez ainsi utiliser le même lieu pour des réunions de 10 personnes ou des séminaires de 50 collaborateurs, en ouvrant ou fermant tout ou partie de l’espace. Cette flexibilité facilite grandement l’organisation d’évènements d’ampleur variable au sein d’une même entreprise.

Les salles modulables offrent également des possibilités de personnalisation accrues : disposition des chaises et tables en U, en rectangle, en îlots… Vous optimiserez chaque réunion en structurant la salle selon vos objectifs spécifiques : brainstorming, formation, assemblée générale… Côté budget, ce sera aussi plus avantageux que de louer plusieurs salles différentes.

Vérifier l’accessibilité des lieux

L’accessibilité de la salle de réunion est également un aspect important à prendre en compte dans le processus de sélection. Son emplacement géographique et sa desserte en transports en commun facilitent-ils la venue de tous vos collaborateurs et partenaires ? Le bâtiment dispose-t-il d’un parking privatif suffisant ? Ces aspects logistiques ne doivent pas être négligés sous peine de compliquer les déplacements le jour J.

Il est également essentiel de vérifier que les lieux sont accessibles aux personnes à mobilité réduite : présence d’ascenseurs spacieux, de rampes d’accès, de places de parking dédiées… En anticipant ces points, vous réduirez les risques de désagrément ou même d’incident le jour de votre évènement. Vous vous assurerez ainsi que tous les participants se rendront sur place et profiteront pleinement des sessions dans un confort optimal.

Comparer les options et tarifs des prestataires

Avant de réserver définitivement votre salle, prenez le temps de comparer en détail les différentes options et tarifs des prestataires présélectionnés. Au-delà du prix de location brute, vérifiez bien les prestations comprises : accès au Wi-Fi, matériel fourni, ménage et sécurité. Certains établissements facturent en sus chaque service ou équipement, alors que d’autres proposent des formules globales. Analysez bien tous les postes pour déterminer la solution la plus avantageuse financièrement.

Intéressez-vous aussi aux modalités de location : annulation possible jusqu’à quand avant l’évènement ? Des arrhes sont-elles demandées ? Quelles sont les conditions de report ou remboursement en cas d’imprévus ? Ce sont autant de clauses à examiner pour prémunir votre entreprise contre tout risque financier lié à la réservation de cette salle.

Grâce à ces quelques conseils, trouver la perle rare parmi les nombreuses salles disponibles à la location devrait être plus aisé. De façon globale, en ciblant bien vos besoins, en privilégiant les espaces modulables et accessibles, en comparant méticuleusement chaque devis et en prenant le temps d’étudier en profondeur chaque devis, vous sélectionnerez sans nul doute le lieu de réunion idéal pour la réussite de votre prochain évènement professionnel.