Avec Box, l’automatisation soutient la collaboration documentaire

Finies les pertes de temps quotidiennes en télétravail et en situation de mobilité. Grâce à la plateforme Box, disponible en mode SaaS uniquement, les risques cyber diminuent tandis que la productivité des salariés répartis augmente : « En moyenne, deux à dix fichiers sont téléchargés chaque jour, par employé. Les outils de collaboration traditionnels exigent jusqu’à deux minutes pour retrouver et télécharger le bon document. Or la technologie Box, grâce à ses fonctionnalités uniques de prévisualisation et d’indexation permet de s’en affranchir. Multipliez ce délai par des centaines de salariés distants et vous comprendrez pourquoi le télétravail n’est pas toujours synonyme de productivité », signale Rodolphe Barnault, vice-président régional pour l’Europe du Sud, le Moyen-Orient et l’Afrique de Box.

La migration des contenus vers Box procure un accès possible depuis tout Mac, PC ou tablette avec, à la clé, 12 à 48 minutes gagnées par semaine et par employé, révèle une étude Box & Forrester Research d’avril 2021.

En pouvant travailler partout, les salariés contribuent spontanément aux efforts d’équipes, sans abandonner leurs logiciels favoris : « Box devient une place d’interopérabilité entre les suites de productivité de Microsoft, Google ou Facebook. Tous les collaborateurs restent efficaces. »

Un workflow documentaire sans code

Dès l’ingestion des documents, un nettoyage antivirus des fichiers est proposé par Box. La notion de workflow sans code permet aux co-rédacteurs d’ajouter leurs corrections et paragraphes sur la dernière version du fichier. « La technologie Relay est notre best-seller depuis un an. Elle répond aux besoins d’automatisation des entreprises, via des modèles de workflow prévalidés. C’est un vrai conduit dans le cloud, très pratique, qui facilite l’édition et la révision de contrats jusqu’à la signature et l’archivage électronique ».
Les salariés préfèrent envisager un retour partiel au bureau, motivé par trois raisons principales : les interactions sociales avec leurs collègues, la collaboration en mode projet et le besoin de formaliser des décisions, via la signature manuscrite d’un responsable. Il est temps d’adopter une façon plus agile de coopérer en tous lieux, recommande Rodolphe Barnault.

« Les services Box contribuent à transformer d’anciennes procédures manuelles en processus numériques, automatisés autour des documents électroniques. Ils procurent une continuité du travail et simplifient les collaborations internes et externes », précise-t-il.

De fait, le télétravail a imposé un modèle de services décentralisés et fédérés qui invite à réviser la sécurité des systèmes d’information.

« Consolider les documents dans le cloud permet de centrer la sécurité sur l’information elle-même plutôt que sur un périmètre réseau évolutif. L’adoption des services Box encourage des collaborations simples, sans exiger de formation contrairement aux progiciels d’entreprise », conclut-il.

Pour en savoir plus, inscrivez-vous au Webinar BOX du 24 juin de 14h30 à 14h50, présenté par Rodolphe Barnault, Vice-président régional pour l’Europe du Sut, le Moyen-Orient et l’Afrique, à l’occasion de Workplace Paris.