Formation : quand l’administration se digitalise

Adapter son offre de formation aux tendances actuelles, aux derniers besoins des apprenants, aux mesures gouvernementales et à la démarche qualité, sont tant d’aspects incitant une consolidation de la digitalisation des OF comme des indépendants.

Aujourd’hui, avant même d’évoquer la pédagogie et la vente, les enjeux de la transformation digitale se tournent davantage vers l’activité administrative. Elle constitue un point essentiel dans un secteur aussi réglementé que celui de la formation professionnelle et pour l’acquisition du nouveau sésame : la certification Qualiopi.

Le logiciel Digiforma a mené une étude afin de mesurer le besoin de digitalisation de l’administration des organismes de formation.

Une gestion encore très chronophage pour les OF

Sur un échantillon de 104 organismes de formation, le temps consacré à la gestion administrative sur une année représente plus d’un mois pour la majorité des répondants (62,5%), entre une quinzaine de jours et un mois pour 25,9% et moins de 15 jours pour 10,6% d’entre eux, souligne l’étude menée par Digiforma.

L’activité administrative correspond en moyenne à 13% du temps travaillé sur 12 mois pour les organismes de formation. En comparaison, elle représente normalement 7% du temps de travail sur une année tous secteurs confondus, elle est ainsi presque 2 fois plus lourde.

Résultats d’autant plus problématiques puisque les OF peuvent moins se consacrer aux tâches plus stratégiques et au pilotage de leurs formations.

De quelles lourdeurs administratives est-il question ?

Toujours d’après l’étude, la gestion des documents de formation : convocations, feuilles d’émargement, attestations, conventions, etc., représente pour 30% des OF, la tâche la plus chronophage.

Figurent également parmi ce classement : la gestion qualité, commerciale, les échanges avec les clients, les modalités pédagogiques, les demandes de financement, la gestion des formateurs, des sous-traitants et l’animation des formations. Le traitement de ces tâches demande un temps considérable : la possibilité de libérer des ressources pour se recentrer sur l’activité première des OF est restreinte.

2022 : vers une amélioration de l’administration

Tout l’enjeu de la transformation digitale des OF réside dans une meilleure répartition des efforts encore trop axés sur l’administration.

L’amélioration de la gestion administrative a commencé depuis la réforme de la formation professionnelle en 2018, en même temps que d’autres chantiers tels que les modifications apportées au CPF, les nouveaux rôles des OPCA ou encore l’élargissement de l’offre de formation permise par la digitalisation.

Les centres de formation se préparent justement à la conduite de leur transformation digitale en s’équipant de logiciels dédiés. Déjà 61,5% sont équipés contre 38,5% qui n’en possèdent pas. Les professionnels de la formation axent principalement leurs efforts sur l’activité administrative (77%).

Le reste de leurs efforts sont situés sur d’autres aspects comme le recrutement, la formation et la gestion financière par exemple.

Ainsi, 62% des centres de formation consacrent 13% de leur temps à la gestion administrative. Son amélioration figure parmi les enjeux actuels puisque la majorité des répondants comptent revoir la répartition de leurs efforts sur 2022.

Transformer ses modèles et adapter son activité au numérique est primordial pour le maintien de sa place sur le marché de la formation. Tout l’enjeu réside dans les nouvelles opportunités de croissance induites par la digitalisation.