Il y a des avantages indéniables à avoir un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie d’un employé quand ce n’est pas obligatoire. Ce système de dépôt électronique (ou SAE) est une solution pratique et sécuritaire pour les entreprises, mais aussi écologique puisqu’il réduit considérablement l’utilisation de papier. Cependant, nous sommes en droit de nous interroger, notamment sur les limites imposées par la réglementation et les complications qui peuvent survenir en RH.
Si la loi n’oblige jamais les employeurs à dématérialiser la masse salariale de leurs salariés, elle encourage tout de même cette option. Si ce choix est fait, l’employeur doit prévenir ses salariés dans le mois précédant la remise du premier bulletin de paie électronique. En ce qui le concerne, le salarié demande à continuer à recevoir les bulletins de paie sous forme papier, il doit exprimer sa demande par écrit et l’employeur dispose d’un délai de 3 mois pour lui fournir de nouveaux documents en main propre ou par voie postale.
Un coffre-fort électronique est une solution numérique qui permet la fourniture, le stockage et la distribution de documents personnels aux destinataires concernés via un espace virtuel sécurisé. Concrètement, la mise à disposition de la fiche de paie dématérialisée du salarié lui est notifiée par email, et il peut alors la récupérer en accédant à un espace de stockage numérique, par exemple par signature électronique. Ces documents peuvent être téléchargés et présentés dans des formats standards, tels que PDF. De plus, les employeurs doivent garantir leur période de conservation et de stockage pendant 50 ans ou jusqu’à ce que l’employé atteigne l’âge de 75 ans.
La loi du 12 mai 2009 a rendu possible la dématérialisation de la paie et a été encouragée et encadrée sur le plan juridique. Depuis le 1er janvier 2017, la mise en œuvre de la loi sur le travail a été encore renforcée et facilitée. Ainsi, le choix des coffres-forts numériques au sein des entreprises est encouragé, dans le respect du cadre fixé par l’article L.103 de la loi sur les postes et les communications électroniques. En pratique, les employeurs doivent respecter certaines restrictions : Stocker les fichiers dans un espace dédié et sécurisé
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