Cas client : quand le bricolage dématérialise ses factures

Le Groupe Samse, spécialisé dans le négoce de matériau et bricolage, et dont le chiffre d’affaires s’élève à 900 millions d’euros, s’est fixé un objectif ambitieux : recevoir 50% du flux de factures des fournisseurs par EDI, dès 2008.

Pour ce, la société a mis en place une plate-forme de numérisation, traitement, rapprochement et approbation automatiques des factures avec ses fournisseurs. Et, déjà, l’entreprise estime économiser 15.000 heures par an.

« Nous comptons environ 2.000 fournisseurs. 10% d’entre eux environ fournissent l’essentiel du volume des 500.000 factures que nous recevons chaque année » explique Frédéric Dufau Joël, DSI de l’entreprise. Qui ajoute : « environ 150 de ses sociétés nous envoient déjà leurs factures par EDI. Notre projet vise un périmètre global, et nous dématérialisons aussi les factures qui arrivent sous format papier. Même s’il ne s’agit pas d’une dématérialisation fiscale, cela nous fait gagner du temps ».

A l’origine, « nous voulions diminuer la lourdeur des tâches administratives dans les magasins et centraliser le traitement des factures. L’automatiser nous permet de nous concentrer sur le traitement des factures qui présentent un écart » précise Frédéric Dufau Joël.

Le temps de traitement d’une facture sans écarts par exemple, est passé de trois minutes à un traitement en temps réel.

Neuf factures sur dix qui arrivent dans la société concernent des produits. Leur contenu est très normé, ce a permis une automatisation complète du flux. La facture arrive par EDI, est remise au format PDF, puis rapprochée des données sur la réception des produits, qui proviennent de l’ERP. Si ces données sont cohérentes, la facture est intégrée dans le logiciel de comptabilité Oracle, et réglée.

Dans le cas où il existe un écart entre les données de la facture et celles qui proviennent de l’ERP, le traitement de la facture est pris en charge manuellement. Pour les factures de services, En revanche, « nous avons mis sur pied un workflow, où les factures sont dirigées vers le chef de service compétent, qui valide. Ce n’est qu’à ce stade que le flux est dirigé vers la comptabilité » précise Frédéric Dufau Joël.

ROI en huit mois

C’est au début de l’année dernière que la société a démarré le projet après avoir sélectionné l’outil Itesoft freemind for invoices, une solution de dématérialisation et traitement automatique des factures fournisseurs intégrée à Oracle E-Business Suite. Son éditeur, Itesoft, est spécialisé dans les solutions de capture, traitement et gestion automatiques de documents. Dès juin, des sites pilotes rentraient en production, suivis par le reste des établissements courant 2007.

« L’intégration dans notre système d’information n’a pas posé de souci particulier, et le paramétrage était très limité. Nous avons simplement conçu une interface pour alimenter l’outil avec les données de nos ERP. Et nous avons profité de l’occasion pour refondre le système de vérification des factures. De plus, le workflow est très simple d’utilisation » témoigne Frédéric Dufau Joël. Le coût du projet ne sera pas communiqué, mais « le retour sur investissement a été atteint en huit mois » d’après le DSI.