Dématérialisation des documents : état des lieux

Les documents tiennent une place importante dans l’entreprise, 82 % d’entre elles affirment même que cette place est cruciale dans la réussite de leur organisation. C’est ce qui ressort d’une étude réalisée par IDC pour le lyonnais Esker, leader mondial de la dématérialisation des documents, et publiée sous forme d’un livre blanc.

Si cette importance est acquise, il ressort pourtant que la majorité des entreprises ne savent pas identifier exactement les volumes de documents qui entrent et sortent de l’entreprise, et moins encore évaluer le coût global de ces flux. Pourtant, selon IDC, les directeurs financiers auraient évalué le coût annuel de la gestion des documents entre 5 % et 15 % du chiffre d’affaires ! En apportant des solutions permettant de réduire l’usage du papier au niveau des processus de gestion et de communication de l’entreprise, mais aussi de créer des documents personnalisés plus rapidement et plus efficacement, la dématérialisation s’impose pour maîtriser les flux de la gestion des documents. IDC a ainsi relevé les problématiques d’origine des projets de dématérialisation : la volonté de réduction des coûts, le recentrage de l’activité des collaborateurs sur le c?ur de métier de l’entreprise, la refonte de système d’information, le besoin d’automatiser les tâches récurrentes, l’accélération de certains processus (réduire le temps des saisies manuelles et prévenir les erreurs humaines), la mise en conformité et la gestion des baisses d’effectifs. Mais pour cela, il faudra maîtriser les canaux de diffusion qui se sont multipliés Certes, l’essentiel des volumes porte encore classiquement sur les envois postaux et le fax, mais les nouveaux médias électroniques – messageries, Web, flux XML, SMS – ne cessent de progresser. L’entreprise devra s’équiper de systèmes de diffusion multicanaux et multimédia de documents. Ainsi que d’interfaces avec les applications de gestion. De son étude, IDC a tiré un certain nombre d’avantages liés à l’interfaçage : disposer des informations relatives à un client dans un même dossier, automatiser des tâches de saisie, intégrer les documents papier dans un flux de tâches électroniques, mettre en forme et personnaliser les documents ou les flux émis par les applications de gestion, réconcilier les données en rapprochant documents entrants et sortants, remonter les statuts d’émission directement dans les applications de gestion. Quels seront les bénéfices pour l’entreprise ? IDC en a identifié quatre : – L’automatisation des tâches C’est l’impact directement visible car elle va entraîner rapidement une diminution des coûts pour l’entreprise, une réduction des erreurs et indirectement une création de valeur. – La personnalisation de documents et de leur envoi L’entreprise va améliorer son image par la pertinence des informations communiquées et par leur présentation. – La réactivité de l’entreprise Grâce à l’intégration des outils composant le système de gestion documentaire. – La gestion de l’ensemble des processus Avec une solution globale qui va de la réception à la diffusion, en passant par la mise en forme, l’archivage et la traçabilité des envois de documents. Un marché d’avenir

La dématérialisation est l’un des rares marchés informatique dont la croissance s’annonce supérieure à 20 %. IDC évalue cette progression au niveau mondial à 24,2 % en 2006 pour les ventes de licences et la maintenance au niveau mondial. Et 22,7 % jusqu’en 2009. Le chiffre d’affaires dégagé devrait donc atteindre 601 millions de dollars en 2006 et 1.662 millions et 2009. C’est le secteur de la création et de la diffusion de contenu personnalisé qui devrait être le plus dynamique, avec une croissance moyenne de 27,2 % entre 2005 et 2009, contre 16,6 % pour la LAD (lecture automatique de documents. Pour comparaison, le marché des applicatifs (ERP, CRM, BI) devrait, selon IDC, enregistrer une croissance annuelle moyenne sur la même période de 5,7 %, pour passer de 104 milliards de dollars en 2005 à 130 milliards en 2009.