Dossier ERP, pour tous ceux qui souhaitent faire le point sur le marché des progiciels de gestion – ses offres, son évolution, ses grands acteurs, des grands comptes aux PME – et profiter du retour d’expérience de clients
Etude de cas ERP: LFB guérit son système d’information avec Qualiac
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Le Laboratoire français de fractionnement et des biotechnologies a choisi l’éditeur français pour rénover tous ses applicatifs. L’entreprise a apprécié la proximité, le professionnalisme et la transparence de leur relation
Établissement pharmaceutique habilité à fractionner le plasma collecté en France et à produire les médicaments qui en sont issus, le Laboratoire français de fractionnement et des biotechnologies (LFB), est essentiellement tourné vers l’Hôpital. Quatrième laboratoire pharmaceutique à l’hôpital en France, et cinquième fractionneur européen, LFB propose 20 médicaments dérivés du plasma pour un chiffre d’affaire de 268 millions d’euros réalisé par 1300 salariés en 2006. Chaque année, 500.000 patients sont traités dans le cadre de 80 pathologies, dont plusieurs maladies rares.
Un ERP global et un traitement spécifique
En 2004, les applications informatiques obsolètes de LFB ne répondent plus au besoin, et empêchent la bonne collaboration entre les fonctions administratives de l’entreprise. « Il nous fallait rénover le système d’information et trouver une solution intégrée, sous la forme d’un ERP complet : compta, finance, gestion, achats, gestion commerciale, etc. Nous souhaitions une solution nous permettant de modéliser au plus près nos processus. Par ailleurs, il nous fallait une solution pouvant traiter autre chose que de l’assemblage. En effet, nous devons gérer des formules spécifiques dans la logique inverse à celle de l’assemblage, avec des coproduits, des sous-produits. Bref, des formules et pas des nomenclatures« , se souvient Gaël Le Lem, directeur de projets chez LFB.
Un éditeur mid-market calé sur les besoins des PME/PMI
Après avoir étudié différentes offres, l’entreprise retient mi 2004 l’ERP français Qualiac. La solution répond au cahier des charges et à la couverture fonctionnelle attendue, et permet au laboratoire de modéliser ses processus et de gérer ses formules, en mode natif.
Néanmoins, d’autres raisons ont également plaidé pour Qualiac. « Nous avons apprécié la taille humaine de l’entreprise, et LFB correspond parfaitement au c?ur de cible PME/PMI de l’éditeur (500 millions de chiffres d’affaires pour 1300 salariés). Nous avons tout de suite ressenti leur intérêt pour nous, et l’envie de travailler avec nous. Dès l’avant-vente, nous avons apprécié leur franchise, leur implication et leur professionnalisme« , explique Gaël Le Lem.
« Dès le départ, nous savions qu’il manquait quelques fonctions, et avons passé un accord pour développer ces fonctions et les intégrer à la solution. Par exemple, la ‘saisie des portées’ nécessitait l’utilisation de douchettes lecteur de code-barres sans fil reliées à des PDA, avec intégration à l’ERP. Nous avons donc signé un accord de partenariat pour ce développement, aujourd’hui intégré au produit. »
Le projet a été découpé en trois lots planifiés comme suit : le déploiement des achats non stockés en janvier 2005, la gestion commerciale (prise de commande + expédition + facturation) pour juin 2006, et la logistique et la production (avec le calcul des coûts) pour mai 2007 dans les usines des Ulis et de Lille. « Un projet d’autant plus important pour chez nous, qu’il concerne environ 800 utilisateurs de Qualiac« , souligne Gaël Le Lem.
Les délais respectés, avec démarrages à blanc
Ne disposant pas des compétences suffisantes pour dérouler seul le projet, le laboratoire fait appel à l’intégrateur Sopra et à Orga Consultants. Puis, l’équipe mixte (Sopra, Oraga, informaticiens et utilisateurs métiers de LFB) est formée par Qualiac.
La première phase débute en juillet 2004 et se termine en six mois. Les délais sont tenus, permettant à LFB de clôturer l’exercice 2004 avec l’ancien outil, et de repartir en 2005 avec Qualiac. En mars 2005, les phases 2 et 3 sont lancées en parallèle, et terminées dans les délais en juin 2006 et mai 2007.
« Pour les deux premiers lots, les utilisateurs-clés ont répercuté les formations aux autres utilisateurs. En revanche, la phase 3 concernait 400 personnes, et les utilisateurs-clés ont été associés à nos cellules de formation internes pour monter des sessions de formation sur 3 mois. Effectuées dans les usines, ces formations devaient prendre en compte l’organisation du travail en 3×8« , précise Gaël Le Lem.
Pour chaque lot, LFB a effectué des démarrages à blanc en conditions réelles sur une semaine, avec un travail doublé dans Qualiac. Pour Gaël Le Lem, « Cette démarche très formatrice a favorisé un déploiement sans accroc. Par ailleurs, cela a permis de lever les freins auprès des utilisateurs non techniques, et de préparer le terrain. En effet, nous avons recueilli leurs avis, et réglé les différents problèmes avant le lancement. Outre les tests de bascule et l’amélioration des interfaces, ce procédé a permis d’affiner l’organisation et de repérer les personnels qui auraient besoin de plus d’accompagnement et d’assistance. Je recommande fortement cette démarche : un investissement qui permet d’intégrer le changement en douceur. »
Le relationnel fait aussi la différence
Avec un tel déroulement, LFB ne peut que se féliciter d’avoir opté pour Qualiac. Et le directeur de projets de l’entreprise souhaite insister sur un ou deux points exemplaires, à retenir : « Nous avons profité du paramétrage riche de l’ERP, et bien plus simple que les nombreux outils que j’ai connus lors d’autres expériences. De plus, nos informaticiens ont été surpris par l’excellente qualité technique de Qualiac. Enfin, nous avons apprécié de travailler avec des personnes à l’écoute : ce qui devait être réalisé était fait, et même refait lorsque nécessaire. Une confiance et une transparence, ainsi qu’une réactivité qui ont permis d’établir d’excellentes relations avec un éditeur vraiment professionnel. »
