Selon un autre baromètre réalisé par Archimag en 2021 auprès de 120 professionnels de tous secteurs d’activité, 84 % des organisations souhaiteraient disposer d’un système capable d’offrir une vision centralisée de l’information et des contenus via une interface unique. Le Content Cloud s’inscrit pleinement dans ce besoin d’agilité et de simplification en tenant compte de toutes les applications présentes en entreprise. Il s’agit d’une couche globale par laquelle transitent toutes les données, quels que soient les métiers et les départements. Mais comment la solution s’intègre-t-elle au système d’information en place ? Où se situent concrètement ses atouts ?
Le Content Cloud assure le stockage de l’ensemble des données, en garantissant un hébergement sur le territoire national, conformément aux attentes de nombreuses entreprises.
La collaboration entre par ailleurs dans une nouvelle ère. Grâce à des connecteurs, un tel outil s’interface sans difficulté avec les autres systèmes tels que les ERP ou d’autres solutions communément utilisées comme des CRM ou des SIRH. Il s’adresse aussi bien à des grandes entreprises qu’à des ETI ou PME. Il vise à créer un référentiel central unique pour l’ensemble des documents et contenus de l’organisation, et fluidifie notamment les collaborations aussi bien internes qu’externes. Les employés disposent alors de moyens de travailler ensemble en toute transparence : le partage de documents et de contenus est possible facilement, tout comme la création d’espace de travail partagés et sécurisés, ou la gestion des flux de documents entre les équipes internes et externes. Ce type de solutions permet en outre de charger du contenu en mobilité, depuis n’importe quel périphérique, et de modifier des données. Le partage de fichiers en réseau, très coûteux à l’usage, peut ainsi être remplacé par un système plus agile.
L’expérience d’intégration unifiée à l’environnement, par le biais d’une seule couche de contenu, offre une meilleure visibilité et un contrôle plus poussé des applications grâce à un portail d’activité centralisé. Grâce à des facilités de développement, les délais de commercialisation des applications sont également. L’utilisation d’API sert par ailleurs de passerelles pour des intégrations personnalisées qui profitent à de nombreux métiers.
La gouvernance et la sécurité, socle de l’entreprise étendue
La même couche logicielle permet de mettre en place une politique de sécurité (https://www.box.com/fr-fr/security-compliance
)adaptative, en termes de protection de contenus et de droits d’accès, de sorte que chaque collaborateur puisse utiliser les documents dont il a besoin, selon le périmètre de ses prérogatives. Il s’agit d’une gestion dynamique, qui peut varier selon les projets et les intervenants aux différents stades du projet. Ces contrôles d’accès sécurisés se déroulent dans un environnement sécurisé qui permet de détecter et gérer les éventuelles menaces extérieures.
A cela s’ajoute un management simplifié quant aux données personnelles à manipuler. Depuis l’instauration du RGPD, la connaissance à tout instant de la localisation et de l’exploitation de ces informations est obligatoire. Mais elle doit aussi pouvoir circuler librement entre collaborateurs concernés. Une gestion intelligente assurant à la fois la traçabilité et la disponibilité se présente dès lors comme le schéma idéal.
Dans un contexte où les entreprises expriment de fortes attentes en matière de valorisation de l’information, la gouvernance joue bien sûr un rôle clé. Le Content Cloud apporte toutes les garanties sur ce plan, afin que les collaborateurs puissent accéder instantanément à des données fiables et à jour. La solution fournit une gestion améliorée du cycle de vie des contenus incluant des politiques flexibles, pour garantir une efficacité aussi bien individuelle que collective.
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