La dématérialisation des factures se glisse dans le SAAS

Depuis plus de vingt ans, l’éditeur de logiciels finlandais (coté au « Nasdaq » d’Helsinki) propose ses solutions de purchase-to-pay (gestions des achats jusqu’au paiement) via la dématérialisation et l’automatisation des factures. Sa suite intégrée adresse aussi lla gestion de chaîne des demandes, du sourcing au paiement. En tant que leader mondial du secteur, il connait bien ce marché, ses points forts et ses tendances. Décryptage.

Comment s’est développée votre suite progicielle intégrée de dématérialisation de factures ?

Nos progiciels permettent aux entreprises d’automatiser les processus financiers dans l’entreprise. Ainsi, le logiciel Basware Invoice Automation se place au-dessus de l’ERP ou des applications d’entreprise pour automatiser le rapprochement factures/commandes. La solution traite automatiquement les factures (soit numériques, soit que nous numérisons pour le client) en comparant leurs données aux informations de l’ERP. Au final, 70 % du volume est ainsi traité. Pour le reste, des mécanismes de workflow avec validation et messagerie automatisent en partie le traitement. Résultat : l’entreprise traite le rapprochement factures/commandes, mais dispose aussi de la traçabilité des tâches, d’une meilleure visibilité de sa trésorerie, et désengorge son service comptabilité de ces traitements à faible valeur ajoutée. Déployée auprès de 40 grandes entreprises françaises (et centres de traitement français), Invoice Automation permet généralement un ROI (retour sur investissement) sur 6 à 12 mois, accompagné de fortes économies de fonctionnement.

Pour proposer la chaîne intégrale Purchase-to-pay, Basware propose sa solution d’e-procurement gérant tout le cycle de vie des achats et intégrant même un portail pour une consultation par le fournisseur des informations choisies par l’entreprise. Il peut aussi s’interfacer avec le système d’information du fournisseur. En combinant cette solution avec Invoice Automation, l’entreprise afin d’automatiser toute la chaîne du sourcing au déclenchement de la commande, et jusqu’à la réception de la marchandise.

Vous avez annoncé récemment votre offre Connectivity. Comment fonctionne et est facturée une solution de dématérialisation en mode Saas ?

Basware Connectivity propose une solution d’automatisation en mode SAAS ne nécessitant que 30 à 70 jours de paramétrage. Cette plateforme en ligne d’échanges électroniques BtoB peut connecter les SI de l’entreprise et de ses fournisseurs en automatisant les opérations purchase-to-pay côté clients, et order-to-cash côté fournisseurs. Le client se référence et renseigne ses fournisseurs afin d’automatiser ses échanges avec eux. Puis, une campagne de prospection envers les fournisseurs permet de normaliser les factures. Un travail facilité par les accords que nous avons noués avec de multiples opérateurs de factures dématérialisées dans le monde.

La solution peut s’utiliser uniquement en mode SAAS avec un paiement mensuel au nombre de factures réellement traitées dans le mois (auquel il faut ajouter les coûts initiaux de paramétrage et de la campagne fournisseurs), avec tarif dégressif. Toutefois, le logiciel doit obligatoirement compléter cette solution lorsqu’il s’agit de réaliser une intégration avec un ERP.

Au-delà de la productivité des comptables et financiers, quels avantages majeurs apporte ce type d’offre à l’entreprise ?

Idéalement, l’objectif final consiste à supprimer totalement les flux papier. La pré-codification des factures mise au point avec les fournisseurs permet des imputations directes dans les progiciels de comptabilité (entre autres) de l’entreprise, grâce à des informations contrôlées. Cela contribue donc à la qualité des données, essentielle pour le système d’information de l’entreprise.

Par ailleurs, Basware propose des mécanismes d’archivage sécurisé. En tant qu’opérateur leader en Europe de la facture dématérialisée, nos offres et nos équipes visent, entre autres, à : améliorer la satisfaction des fournisseurs (afin de gérer moins de litiges et d’obtenir de meilleures marges de négociations); à améliorer le taux de recouvrements et la traçabilité de la chaîne de commandes; à optimiser les délais de ces flux financiers; à produire des tableaux de bord fiables pour effectuer un suivi en temps réel.