La gestion de contenus entreprise (ECM) passe par une plus grande implication des utilisateurs

Deux ans après sa première étude, le cabinet d’études Markess International s’est repenché sur la problématique de la gestion des contenus entreprise (ECM pour enterprise content management). La dématérialisation et la multiplication des échanges via Internet a considérablement augmenté ces contenus non structurés, ce qui pousse les entreprises à adapter leurs solutions pour répondre aux nouveaux enjeux et, donc, aux nouveaux besoins en matière de gestion de contenus. L’étude (disponible à partir de cette page) réalisée au deuxième trimestre 2010 auprès de 180 décideurs permet donc à l’analyste de faire le point sur l’évolution de la demande et des besoins en matière d’ECM.

Il en ressort que, pour plus de la moitié des sondés, la gestion de contenus s’articule autour de quatre axes clés: la recherche étendue à un nombre toujours plus riche de formats de documents en regard d’une vitesse d’exécution toujours plus grande; une facilité d’accès aux contenus, que ce soit pour les salariés mobiles comme pour les contacts extérieurs à l’entreprise (partenaires, clients, fournisseurs…) mais vitale à son écosystème; l’amélioration du mode de contribution aux contenus qui vise à motiver le partage des connaissances; enfin, la conservation à long terme des informations entre également dans les priorités des sondés. Ce qui implique une véritable politique d’archivage électronique.

Il n’empêche que de la volonté à la pratique, il reste un pas que l’entreprise n’a pas encore franchi. Plus des trois-quarts des décideurs interrogés reconnaissent que les enjeux majeurs ne sont pas couverts par les solutions actuellement déployées. Si les outils existent, la faute en incombe plus à la nécessaire réorganisation qu’impose les solutions d’ECM dans l’entreprise. Cela implique en effet une plus grande implication des utilisateurs. L’évolution se heurte aussi à une sous-évaluation des conséquences des projets sur les méthodes de travail, ainsi qu’aux organisations structurées en silos.

Une plate-forme unique réunissant des solutions spécialisées inter opérantes

La réussite d’un système d’ECM passe inévitablement par la prise en compte de l’aspect humain et le contexte métier du projet sans lequel « la gestion de contenu n’a pas de sens, note Markess. Preuve en est de la très forte implication des directions métiers dans ces projets, aux côtés de la direction informatique et de la direction générale ». L’idée restant de passer d’une simple solution de recherche documentaire à une véritable approche plus globale des contenus par une plus grande ouverture et une contribution renforcée.

Un nouveau socle applicatif devrait donc faire son apparition dans l’entreprise. Il visera à assurer le traitement étendu des contenus en assurant la transversalité des informations issues de différents métiers, son ouverture vers un nombre plus grand de collaborateurs-contributeurs, y compris extérieurs à l’entreprise, la gestion complète du cycle de vie des contenus, et l’intégration des contenus structurés en provenance des ERP, outils décisionnels et autres bases de données. Pour Markess, cette plate-forme unique pourra réunir plusieurs solutions de gestions (issues du web avec le WCM, de gestion de la connaissance pour le Knoledge Management ou encore de la GED) inter opérant les unes entre les autres. « A ce socle seraient bien entendu associées des fonctionnalités collaboratives, de recherche avancée, de traçabilité, de workflow et gestion des processus métiers », précise la société d’études.

Fort de ces tendances, le marché de l’ECM (solutions et conseils, intégrations…) devrait s’élever à plus de 700 millions d’euros en France en 2010, selon Markess. Un grand nombre d’acteurs s’y sont d’ailleurs engouffrés dont IBM, EMC, Numerial ou encore Ardans qui affichent tous des projets en cours de réalisation sur le marché français que ce soit dans les administrations (ministère de l’Economie, de l’Industrie et de l’Emploi) que les grands comptes (Airbus, PSA, Cartier…).