Les utilisateurs d’IM en entreprise vont devoir s’éduquer

Lancé à l’initiative du gouvernement finlandais, ce guide des bonnes pratiques a pour mission d’éduquer les employés qui utilisent les très populaires (mais dangereuses) applications IM.

Le document, écrit en collaboration avec Microsoft, revient sur les différentes méthodes de communication utilisées dans le milieu professionnel et leurs dangers, mais aussi sur les moyens pour en optimiser l’utilisation.

La majorité des analystes estiment que l’IM déjà très utilisé aujourd’hui va l’être encore plus dans les années à venir.

De même que les messages textes et le Web conferencing.

Fin juin, le Gartner a publié une étude mettant en exergue les risques liés à l’utilisation des IM, selon l’institut, le succès de la messagerie instantanée (IM), est comparable à celui du courriel dans les années 90: « Pour les professionnels, l’IM est aussi importante que le téléphone ou le mail ! » D’ici à 2012 estime le Gartner, 95% des employés utiliseront cette méthode.

Selon un autre rapport publié par le Burton Group, seulement 10% des sociétés ont mis en place une politique de sécurité sur le sujet, et parmi elles, 5% ont déployé une technologie de protection.

Selon l’auteur du document finlandais, « il est important d’établir des règles d’utilisation, car les employés sont pour l’instant livrés à eux-mêmes. Les employeurs doivent aussi connaître les solutions les plus utilisées et en mesurer les risques. »

Le guide suggère de multiplier les méthodes de communication selon le caractère du message. Par exemple, il conseille de n’utiliser l’IM que pour les communications qui doivent être rapides et les informations urgentes tout en soulignant que l’utilisation des IM induit souvent un niveau de langage plus faible et qu’il n’est pas tout le temps la meilleure solution.

Par contre, le courriel reste la méthode préférée en ce qui concerne les documents confidentiels.

Selon l’académie finlandaise, les utilisateurs ne doivent surtout pas oublier d’utiliser le téléphone qui reste le moyen le plus rapide et le plus efficace de communication.

Reste que si le document montre bien que les chemins empruntés par l’information se diversifient, il reste aussi important de se déconnecter du travail que de s’y connecter…