Office 365 : quand les entreprises sous-exploitent les licences

Malgré l'engouement pour Microsoft Office 365, la gestion des licences par les entreprises n'est pas toujours aboutie, selon un rapport de CoreView.

Le fournisseur spécialisé a étudié* les pratiques de milliers d'entreprises qui utilisent sa plateforme de gestion SaaS (SMP) dans le monde. En moyenne, 44% des licences de Microsoft Office 365 sont « sous-utilisées ou surdimensionnées » par les organisations concernées.

Ces licences Office 365 concernent des applications qui ne sont pas utilisées par les collaborateurs. Ils n'ont pas ce besoin ou n'ont pas été « formés » pour utiliser ces services.

CoreView explique la tendance par un manque d'alignement stratégique. « Les responsables IT achètent souvent des licences Office 365 par lots plutôt que de réaliser des achats clients adaptés aux flux de travail des employés », a indiqué la firme dans son rapport.

Réduire les coûts de 14%

Les entreprises peinent plus particulièrement à gérer les licences Office 365 « non-activées » (sans activité au cours des 30 derniers jours) et non-attribuées » (licences disponibles pour l'entreprise mais qui ne sont pas mises à disposition de collaborateurs internes/externes).

Le rapport livre la répartition suivante pour les trois principaux niveaux de licence de la suite de productivité dans le Cloud de Microsoft :

- Office 365 E1 : 37% des licences ne sont pas activées et 39% ne sont pas attribuées.
- Office 365 E3 : ces taux sont de 12% et de 42%, respectivement.
- Office 365 E5 : 23% de licences non-activées et 27% de licences non-attribuées.

Or, selon les estimations de la société italo-américaine, une entreprise peut réduire en moyenne de 14% ses coûts totaux liés à Office 365. Comment ? En optant pour une meilleure gestion de ses licences, en supprimant celles qui ne servent pas ou en les réaffectant.

*_{Les données de CoreView couvrent 5 millions de travailleurs dans des entreprises qui utilisent activement sa plateforme.}