Quest : une extension gratuite d’Outlook pour accélérer l’adoption de SharePoint

Beaucoup d’entreprises ont choisi SharePoint de Microsoft sur la promesse de disposer d’un environnement collaboratif. Dans la réalité, le résultat est plus contrasté, car au-delà de la relative complexité de son déploiement, l’adoption de SharePoint demande un effort particulier aux utilisateurs pour modifier leurs méthodes de travail. Dans ces conditions, SharePoint se révèle largement déployé, mais finalement peu utilisé !

SharePoint sous-utilisé face à la DSI

Quest Software confirme cette problématique. SharePoint est logiquement associé à la DSI, alors que son usage par le personnel de l’entreprise est soumis dans leur esprit à un accompagnement de celle-ci. « Les suppositions hasardeuses quant aux besoins des utilisateurs transforment les déploiements SharePoint en expérimentations sociales au lieu de fournir des outils professionnels agiles », constate Chris McNulty, chef de produit chez Quest.

Sur le terrain, l’usage des outils de collaboration se multiplie. Sauf que l’adoption de SharePoint se faisant difficile, le personnel se tourne trop souvent vers d’autres outils, qualifiés d’illicites, car ils échappent à la DSI. C’est un phénomène d’autant plus dommageable que les DSI ont un rôle important à jouer dans les processus d’innovation, et la plateforme sociale SharePoint devrait en être un élément clé. « Les responsables informatiques doivent jouer un rôle plus actif dans l’administration et l’adoption de SharePoint », confirme Chris McNulty.

Outlook pour accélérer l’adoption de SharePoint

Partant de ces considérations, Chris McNulty arrive à la conclusion que « Les utilisateurs n’adoptent pas SharePoint pour deux raisons principales : on leur demande de changer leurs méthodes de travail et d’utiliser un autre outil qu’Outlook qu’ils maîtrisent déjà. »

Pour faire face à cette désaffection, Quest propose AttachThis, une extension d’Outlook qui permet de télécharger automatiquement des pièces jointes vers SharePoint et de les remplacer par un lien envoyé aux destinataires à partir d’Outlook. Les modifications apportées au contenu par diverses équipes dans un seul document sont regroupées automatiquement dans SharePoint pour simplifier la collaboration. Le temps passé à chercher la bonne pièce jointe est réduit et les messages d’espace disque insuffisant sont supprimés.

Et une version Pro pour les administrateurs

Une version Quest AttachThis Pro, payante, est également proposée aux administrateurs. Elle rationalise l’utilisation de SharePoint et centralise sa gestion. Elle offre le contrôle de l’emplacement de stockage des pièces jointes dans SharePoint avec des balises intelligentes identifiables. Elle renforce la sécurité en permettant aux destinataires des e-mails d’accéder uniquement aux documents. Enfin elle analyse l’utilisation d’AttachThis dans l’entreprise.

« Les entreprises qui utilisent AttachThis et AttachThis Pro de Quest constateront que les utilisateurs adoptent plus facilement SharePoint, car ils ne sont pas obligés de changer leurs méthodes de travail, résume Chris McNulty. Ces utilisateurs ont également l’assurance que leurs informations sont stockées sur une plate-forme collaborative facile à utiliser, sécurisée et entièrement prise en charge par le département informatique. »