RGPD : la Cnil publie son registre de traitements pour l’exemple

Et si la meilleure façon de développer le réflexe « registre RGPD » était de montrer l’exemple ?

La Cnil a choisi cette voie, en publiant son propre document de référence.
Elle y liste plus d’une cinquantaine d’activités de traitement de données à caractère personnel.

L’article 30 du RGPD impose la tenue d’un tel registre par les organismes qui traitent régulièrement des données personnelles*. L’obligation s’impose aussi aux sous-traitants.

Du côté de la Cnil, on a défini 10 catégories principales d’activités de traitement :

• Gestion des demandes des usagers (plaintes, droit d’accès indirect, saisines du public professionnel, notifications de violations de données personnelles…)
• Contrôles, sanctions et contentieux
• Études, prospectives et partenariats
• Communication, interventions et événements (sites web, newsletter, réseau sociaux, demandes presse, MOOC « Atelier RGPD »…)
• Gestion documentaire et information interne
• Ressources humaines (recrutement, santé-médecine, télétravail, compte personnel de formation, restauration collective…)
• Conformité et risques (demandes adressées au DPO, sécurité des systèmes d’information, alertes professionnelles…)
• Informatique et télécoms
• Marchés, finances et logistique
• Fonctionnement courant des services

Obligatoire ou facultatif ?

Chacune des 54 fiches contient des éléments que l’article 30 impose :

• Nom et coordonnées du responsable de traitement (éventuellement du responsable conjoint), de son représentant et du DPO
• Finalités du traitement
• Catégories de personnes concernées et catégories de données traitées
• Catégories de destinataires des données
• Existence de transferts vers des pays tiers ou à une organisation hors UE
• Dans la mesure du possible, durée de conservation des données
• Également dans la mesure du possible, description générale des mesures de sécurité prises (sauvegarde, chiffrement, traçabilité…)

La Cnil intègre aussi des renseignements non obligatoires, mais jugés « utiles au pilotage des traitements et à l’information des personnes concernées » :

• Base(s) légale(s) ou juridique(s) du traitement
• Source des données
• Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données et conséquences en cas de non-fourniture des données
• Existence d’une prise de décision automatisée
• Droits des personnes concernées et moyen(s) de les exercer
• Droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil

Au-delà de son propre registre, la Cnil en propose un modèle simplifié, au format tableur (ODS) et destiné à répondre en particulier aux besoins des petites structures.

* Une dérogation existe pour les organismes de moins de 250 salariés. Elle les dispense de déclarer les traitements mis en œuvre « de manière occasionnelle et non routinière ».

Photo d’illustration © portalgdaviaVisualhunt / CC BY-NC-SA