Le stockage Microsoft 365 bridé pour raisons environnementales

Pas assez d’espace sur votre locataire Microsoft 365 ? Envisagez des stratégies d’expiration de groupe, un plafonnement de la taille des enregistrements sur Teams… ou l’usage des services de stockage Azure.

Autant de conseils – parmi d’autres – donnés aux titulaires d’abonnements Éducation. En toile de fond, la réduction des capacités qui leur sont allouées.

Principale date à retenir : le 1^er août 2024. Passé cette échéance, le jour du renouvellement de l’abonnement, le volume de stockage par locataire passera à 100 To, à répartir entre OneDrive, SharePoint et Exchange.

Sur les abonnements Microsoft 365 A3 et A5, chaque licence utilisateur payante ajoutera respectivement 50 Go et 100 Go au pool. Dans les deux cas, la limite par défaut pour chaque utilisateur sera de 1 To sur OneDrive et 100 Go sur Exchange.

Ces limites s’entendent hors éventuel achat de stockage additionnel, par tranche de 10 To (prix indicatif : 300 $/mois). Microsoft affirme les mettre en place au nom de la sécurité… et de l’impact environnemental des fichiers stockés mais non utilisés. L’éditeur assure que plus de la moitié des données que les organisations hébergent sur ses services sont dans ce cas.

Une première restriction sera mise en place au 1^er février 2024. Elle concernera les abonnements Office 365 A1. L’espace maximal par utilisateur passera à 100 Go. Cela s’ajoutera aux 50 Go pour la boîte Exchange principale (et aux 50 Go de la boîte d’archivage).

Une université canadienne adapte sa stratégie Microsoft 365

Dans le contexte de ces restrictions, Microsoft adapte ses outils. Il promet notamment, pour cette année, la possibilité de générer, dans le centre d’admin, des rapports sur les utilisateurs inactifs. Ils compléteront, en particulier, ceux qui signalent les 1000 sites/boîtes les plus consommateurs d’espace de stockage. Ainsi que la capacité – intégrée depuis quelques semaines – de définir des limites par l’intermédiaire des groupes de sécurité.

Dans la pratique, les admins recevront une notification lorsque l’utilisation globale du pool dépassera 80 %, puis 90 %. Une fois atteint le seuil des 100 %, ils auront 30 jours pour agir. À défaut, OneDrive et SharePoint passeront en lecture seule. À partir de 125 % d’utilisation, la coupure sera immédiate.

Il existe des subtilités. Parmi elles, le cas des locataires qui contiennent aussi des licences commerciales (E3 et E5). Microsoft a tranché : la nouvelle politique de stockage s’appliquera aussi longtemps que la majorité des licences assignées ou achetées sont de la famille Éducation.

Cette démarche a des conséquences dans la pratique. L’université McGill de Montréal en donne une illustration. Elle a décidé de limiter l’espace de stockage à 20 Go par étudiant sur OneDrive comme sur Outlook. Date d’application : le 31 mai 2024. Quiconque serait au-dessus du seuil ne pourrait plus stocker de nouveaux fichiers et/ou envoyer et recevoir de messages.

« N’hésitez pas à télécharger vos pièces jointes » et à « utiliser du stockage non cloud », avance l’université. Elle laisse la porte ouverte à des exceptions au cas par cas. Par exemple pour la conservation de données de recherche ou de projets de classe.

Illustration © Tada Images – Adobe Stock