L’éditeur Avane voulait réinventer le principe du GroupWare, le projet collaboratif, à destination des collectivités locales et territoriales. Il a créé Chronopolys, une solution hébergée open source qui permet d’organiser et de simplifier la gestion des projets de la collectivité, les échanges entre ses agents internes et externes, la coordination, le partage d’information, la planification, etc.
« Nous avons constaté que réunir tous les acteurs autour d’un projet de collectivité était une véritable problématique stratégique et politique, c’est pourquoi nous avons développé un nouveau concept de planning collaboratif », adéclaré Grégory Guéneau, créateur de l’application.
Chronopolys est donc un outil de pilotage des projets qui a été développé sur un framework wiki (XWIKI) en mode open source (Linux, Apache, JAVA, XML), compatible avec les intranets des collectivités, et accessible en mode extranet par identification de l’utilisateur. Il dispose d’un moteur de recherche, d’un annuaire et de la possibilité de lancer des alertes.
Il apporte également des fonctions de ‘cloisonnement’ et de supervision qui permettent de conserver le mode de hiérarchie de l’entreprise et donc de maintenir un niveau de confidentialité élevé.
Nous avons été surpris par la qualité de l’ergonomie de la solution, qui dénote clairement des solutions ‘classiques’ de gestion projet dont l’accès est souvent austère et nécessite une compétence. C’est probablement là aussi la faiblesse de la solution, car elle s’éloigne du dogme traditionnel de la gestion de projets.
La solution vient en revanche d’obtenir la labellisation du pôle de compétitivité Cap Digital pour l’industrie du numérique de la Région Ile-de-France.
La copie d’écran ci-dessus reproduit le tableau de bord multi-projets et pointe le module connexe de lecture des échéances : (1) ‘Prochainement’ en volume ; (2) ‘En ce moment’ pour les toutes prochaines échéances ; (3) ‘Dernières modifications’ pour les dernières contributions sur les projets.
L’espace projet propose une fiche projet synthétique regroupant : (1) la description du projet, ses données fondamentales, et son rattachement à un axe thématique, un chantier, une activité ; (2) les contacts du projet ; (3) les messages, réunions passés ou en cours (le plog) ; (4) les documents de référence ; (5) les différentes phases et échéances.
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