Revirement : Microsoft adopte le format PDF

Peut-être l'information majeure de ces derniers mois en matière de gestion documentaire dans les entreprises? Microsoft a annoncé que la prochaine bêta de Office 12 supportera en natif le format de document PDF (

portable document format) d'Adobe. Pour les observateurs américains, l'annonce fait suite à la décision de l'Etat du Massachusetts de ne plus accepter dans ses administrations que des documents sous des format non propriétaires (lire nos articles). « J'aimerais dire qu'il s'agit d'une pure coïncidence. Mais je doute qu'ils aient écrit le code en 10 jours« , a commenté Eugene Lee, vice-président du marketing d'Adobe, qui par ailleurs se félicite de la décision de Microsoft. « Nous pensons que le 'timing' est intéressant, aussi, au vu de tout le bruit que le 'groupe système d'exploitation' de Microsoft a créé autour du format de documents XAML(Extensible Application Markup Language)qu'ils ont développé, avec les nouveaux formats XML d'Office que le 'groupe applications' a créé« . Le très court délai qui a séparé la décision du Massachusetts de l'annonce de Microsoft est plus que probablement une pure coïncidence. En revanche, l'évolution des administrations américaines vers le format PDF, universel et plus sécurisé que les formats de documents texte comme le '.doc' de Word, n'est pas étranger à la décision du géant des logiciels. La décision de Microsoft est d'abord une réaction positive aux attentes de ses clients. Mais c'est aussi indirectement une reconnaissance de fait du format d'Adobe, et surtout de ses outils de génération de documents PDF, en particulier d'Acrobat. En revanche, la concurrence entre PDF (Acrobat) et le futur Metro (Microsoft) ne tournera certainement pas au profit du second. A moins que Microsoft n'intègre dans ses solutions bureautiques les mêmes fonctionnalités du PDF que celles fournies dans Acrobat. Nous avions publié en mai 2004.

Rien qu'aux Etats-Unis, les organisations dépensent annuellement 60 milliards de dollars pour composer et distribuer des formulaires, et 360 milliards de dollars pour les remplir ! On comprend mieux pourquoi les entreprises sont dans l'attente de solutions leur permettant de rendre la gestion des formulaires plus efficiente. C'est dans ce cadre qu'émergent les 'documents intelligents'. Il ne s'agit pas de formulaires électroniques, mais d'applications puissantes et indépendantes de gestion de l'information et des droits qui y sont associés. Un document intelligent doit pouvoir être largement distribué ou accessible, mais disposer de son propre système de sécurisation des autorisations. En bref, il dispose de ses propres processus logiques. Il existe donc trois types de documents intelligents : - les formulaires intelligents pour la capture de l'information ; - les contenus intelligents pour les documents complexes à la production collaborative tout en préservant sécurité et intégrité (à l'exemple du format PDF) ; - les rapports intelligents pour le traitement et la restitution des informations (formulaires par exemple) selon un mode opératoire interactif, flexible et gérant les mises à jour. Un standard existe pour ce type de document intelligent, XBRL (eXtensible Business Reporting Langage) pour la communication financière. Ce qui relie ces trois types de documents intelligents, c'est la complexité et la nécessaire portabilité de l'interface utilisateur, tout en réclamant un accès simplifié voire intuitif, limitant la formation, reproduisant le modèle des documents papier, et accessible avec des outils de bureau familiers. Sur ce marché en création au potentiel énorme, Adobe possède une position forte avec Intelligent Document Architecture, la reconnaissance de ses formats, en particulier PDF dérivé du PostScript, et même la reconnaissance de Microsoft qui implémente les formats d'Adobe dans Infopath. Mais il est peu probable que Microsoft se contente d'une position de challenger. Et l'éditeur dispose d'arguments sensibles. Tout d'abord avec son interface Office, à la fois familière et universelle, mais aussi avec les liens qui relient Infopath à BizTalk. La guerre entre Adobe et Microsoft sur les documents intelligents ne fait que démarrer, et l'étendu du marché pourrait aussi permettre à de nouveaux acteurs de jouer un rôle d'arbitre, voir plus si affinités?