Le Cirque du Soleil dompte son organisation avec SAP

Réputés à travers le monde pour leur magie, leur émotion et leur poésie, les spectacles du Cirque du Soleil sont devenus une référence.

Siège du Cirque du Soleil à Montréal

Derrière ces troupes d'artistes se cache une organisation impressionnante pour préparer, concevoir, assurer la logistique et gérer les artistes, le matériel, les déplacements.. Bref une grosse PME de 4000 personnes, dont 1400 employés sont installés au siège à Montréal. Un bâtiment où sont également conçus et montés les spectacles, les costumes, etc. Par exemple, 300 personnes sont chargées de la confection de costumes, pour environ 50 000 pièces par an. Un costume dure 3 mois, et six semaines seulement s'il doit aller dans l'eau.
Les spectacles sont montés pour 10 ans, avec un gros travail en amont : un an pour la conception d'un show, un an pour la mise en scène, et la conception des costumes, et une autre année pour finaliser le spectacle.
Actuellement, 19 spectacles sont joués en permanence: 9 tournent à travers le monde (dont 2 en Europe) et 10 sédentaires (8 à Las Vegas, un à Orlando, et bientôt un au Mexique). Et il faut compter une moyenne de 50 artistes par spectacle.

Assis : Charles Décarie (à gauche), puis Marie-Josée Guilbault, Nadia Malek et Bernard Hébert.

SAP simplifie le jonglage avec les chiffres.
« En 20 ans, Le Cirque du Soleil a totalisé plus de 150 millions de spectateurs, et est passé de 73 à 4000 employés,» précise Charles Décarie, directeur des opérations au Cirque du Soleil. «Plusieurs concepts ont été imaginés, dont le dernier est un futur "Dinner Show" à Mexico. La vision consiste à créer les conditions pour favoriser la créativité et des spectacles communiquant de l'émotion. Le tout au sein d'une organisation qui contribue à la croissance de l'entreprise grâce à l'innovation. En effet, nous intégrons de nouvelles technologies comme la visualisation 3D et les hologrammes dans le spectacle sur Michael Jackson à Las Vegas. Notre fondateur Guy La Liberté a transformé le cirque pour en faire un segment à part entière du secteur économique des loisirs.»
Une telle organisation repose sur un système d'information, indispensable pour assurer la survie financière et organisationnelle de tous ces employés et de l'écosystème de partenaires. « Pour réussir dans ce contexte, le Cirque du Soleil utilise SAP pour structurer ses diverses activités,» témoigne Charles Décarie. « Non seulement l'ERP, mais aussi la gestion des déplacements et des dépenses avec Concur, la gestion des talents avec SuccessFactors, ou encore la gestion des fournisseurs et d'e-procurement avec Ariba.»

Clin d'oeil inattendu au centre des ateliers de costumes

En effet, un ERP s'avère indispensable pour gérer -entre autres- les 12 millions de tickets vendus chaque année, soit «autant que tous les shows de Broadway cumulés.» Une gestion qui fait intervenir 27 banques, et 19 monnaies pour un volume global de 450 millions de dollars en devises, soit 65 millions en royalties !
« Les plates-formes de SAP nous aident à consolider nos activités sur plus de 40 pays, en temps réel,» confie Charles Décarie. «Des informations et des tableaux de bord nous aident à prendre rapidement ou à anticiper des décisions à travers le monde à tout moment pour des activités faisant intervenir un très grand nombre de partenaires, qui nécessitent eux aussi beaucoup d'informations : Walt Disney, MGM Resorts, Fox, Fujitsu TV, etc. Cela nécessite donc un reporting conséquent et une information fiable. En 15 ans, nous avons migré des informations réparties sur des tableurs Excel (dans le meilleur des cas) et de vieilles applications plus ou moins fiables vers une plateforme unifiée sous SAP. Au passage, le Cirque du Soleil a appris ce qu'était un processus métier et ce que cela pouvait représenter pour nos activités.»
Un exposé qui balaie d'un revers de main l'image d'amateurisme et de bout de ficelles d'un cirque devenu moderne et organisé pour favoriser non seulement la créativité, mais aussi l'indispensable pérennité financière d'une activité traditionnellement saisonnière et désormais continue.

. les acrobaties maîtrisées avec les ressources humaines.
Artistes, costumières, logistique, concepteurs, metteurs en scène, entraineurs, administratifs.
On imagine la variété des profils et des talents dans une telle organisation.
La gestion des talents prend alors tout son sens comme l'explique Marie-Josée Guilbault, responsable Organisation et Culture, en charge des ressources humaines au Cirque du Soleil depuis 10 ans (après avoir mené plusieurs projets sous SAP): «Certes, les artistes sont au coeur des activités du Cirque. Toutefois, il y a aussi de nombreux autres employés avec des profils et des talents très variés. Et justement, nous avons réalisé de gros progrès dans la gestion de tous ces talents avec SuccessFactors. Ce service cloud nous a apporté la flexibilité indispensable pour gérer des employés aussi différents qu'un clown ou un comptable. Et chacun accède à son espace qu'il se trouve en Europe, aux États-Unis ou au Japon.»

. et les flux critiques avec les fournisseurs.
Itinérantes ou sédentaires, les troupes d'artistes réalisent de nombreux achats divers et variés, qu'il faut aussi intégrer, et dont il convient de gérer au mieux les fournisseurs, y compris locaux.
« Les achats sont très variés,» rapporte Nadia Malek, responsable des achats au Cirque du Soleil. «Cependant, le processus d'achat est presque toujours le même : demande, recherche des fournisseurs et du meilleur prix, livraison, etc. En revanche, l'une des difficultés majeures consiste à suivre les équipes itinérantes à travers le monde et donc à anticiper. Nous devons les assister en plusieurs langues, avec différents fournisseurs et à travers un logiciel unique. 98% des achats étant indirects, le sourcing des fournisseurs s'avère capital. Grâce à Ariba, le tout est intégré à SAP et passe par les templates simplifiant l'accès à l'outil par tous les intervenants. Et surtout, cela permet d'accélérer ce type de processus vital pour un cirque itinérant.»
Toutefois, un outil comme Ariba nécessite l'adhésion des fournisseurs qui s'y inscrivent et doivent ensuite l'utiliser. «La première fois que l'on parle d'Ariba à des fournisseurs, ils se demandent de quoi il s'agit. D'autant plus que la plupart sont de petites entreprises,» confirme Nadia Malek. «Finalement, tout se passe très bien, et chacun comprend que ces processus facilitent l'approvisionnement de proximité avec des acteurs locaux.»

Le cloud pour éviter le cirque informatique
« Notre objectif consiste à simplifier la technologie, à la masquer tout en fluidifiant les processus. Dans notre configuration, le cloud permet d'accélérer le time-to-market. Il nous allège de la gestion des infrastructures matérielles, simplifie l'expérience utilisateur tout en intégrant la mobilité, et cela en évitant tout investissement initial conséquent,» affirme Bernard Hébert, responsable Information and Business Systems (DSI) au Cirque du Soleil. «C'est pourquoi nous tablons sur 80% de nos infrastructures en mode cloud dans quatre ans.»
Un taux réaliste, car l'ERP phare de SAP (représentant certainement plus de 20%.) risque fort de rester sur site (on premise) pour des raisons de sécurité et de maîtrise des performances. Outre Concur, SuccessFactors ou encore Ariba, l'entreprise utilise aussi le cloud Microsoft Azure pour des développements internes, qu'elle intègre d'ailleurs avec les plates-formes SAP.
« Nous concevons des applications très spécifiques à nos activités, et ces projets s'avèrent 30% à 40% plus courts que dans un contexte traditionnel,» rapporte le DSI. «Ces aspects permettent aux informaticiens de se consacrer réellement aux processus métiers et aux besoins des utilisateurs finaux, plutôt que de passer la majorité de leur temps à régler des problèmes d'infrastructure matérielle ou logicielle. En outre, nous n'avons pour l'instant connu aucune indisponibilité, et la sécurité est gérée par des spécialistes de Microsoft, dans le respect des standards les plus élevés.»
Actuellement, la DSI dispose de 60 personnes au siège, plus une équipe de 6 personnes à Las Vegas (8 shows en permanence). Des prestataires interviennent également pour réaliser les développements, tandis que la maîtrise d'oeuvre reste en interne.

Délester les informaticiens pour qu'ils se concentrent sur les métiers
Outre les services cloud, une infrastructure d'environ 250 serveurs (physiques et virtuels) est hébergée chez Bell, et uniquement supervisée par les équipes du Cirque du Soleil.
Logiquement, la DSI souhaite miser fortement sur le cloud, idéal pour une activité en partie itinérante et réparties dans le monde entier. Et surtout le DSI est conscient du rôle de son équipe informatique qui doit rester pleinement au service des métiers de l'entreprise et proposer des pistes d'amélioration et d'innovation.

Le Cirque du Soleil a su 'industrialiser' une activité traditionnelle, tout en préservant la créativité, émotion et la magie du spectacle. Le succès de ces shows témoigne de la réussite de l'entreprise. Son métier reste le cirque et ses nombreux talents, et l'informatique se cantonne à un moyen de fluidifier le processus. Elle reste un service et ne devient pas un métier à part entière, comme dans de trop nombreuses entreprises dont elle n'est pas non plus l'activité.

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