Migration SaaS : les 4 questions essentielles à se poser pour réussir

La pandémie a contraint de nombreuses entreprises à revoir leur façon de travailler, accélérant ainsi les enjeux de la gestion des données et des logiciels. Traditionnellement en interne, les équipes sur site peuvent y accéder librement. Mais qu'en est-il lorsque les collaborateurs sont à distance ?

Le SaaS, Software-as-a-Service, qui permet de consommer des logiciels et des services par abonnement depuis n'importe quel lieu connecté à internet s'impose comme la solution, à condition d'en maîtriser pleinement les enjeux.

Quels sont les bénéfices pour mon activité ?

Par nature, le SaaS offre flexibilité et réactivité. Vous pouvez disposer d'un environnement opérationnel en quelques heures, vous pourrez gérer les montées en charge, qu'elles soient graduelles, cycliques ou soudaines, et ce sans jamais vous poser la question du dimensionnement de l'infrastructure. Ce principe offre de plus des perspectives de dimensionnement rarement envisageable On-Premise, pour des tests de Performance à plusieurs millions d'utilisateurs par exemple.

Un logiciel en SaaS offre également la garantie de disposer en permanence de la dernière version alors qu'On-Premise, la gestion des priorités ou les cycles de validation très longs font qu'un décalage de plusieurs versions est souvent constaté, rendant impossible l'accès et l'adoption de nouvelles fonctionnalités développées pour répondre à des besoins en constante évolution et ainsi soutenir l'activité.

De même, sur certains projets collaboratifs qui nécessitent l'intervention de tiers, il est souvent plus simple d'avoir recours à une instance SaaS que d'ouvrir l'infrastructure de l'entreprise. Les nouveaux modes de travail à distance nous ont conduit dans une situation similaire pour l'ensemble des salariés et le SaaS apparait comme un facilitateur de ces modes.

Enfin, l'administration fonctionnelle des applications SaaS se fait de plus en plus avec des approches low-code ou no-code, ce qui démocratise la configuration auprès des utilisateurs, la rendant particulièrement simple et accessible. En quelques clics ou via un glisser-déposer vous avez une plateforme répondant exactement à vos besoins.

Comment évaluer le coût d'une offre SaaS ?

On compare souvent le coût d'un service SaaS à celui uniquement des coûts licences on-premise. Il faut en fait identifier et lier toutes les dépenses associées à un déploiement on-premise : le matériel et son renouvellement, les licences tierces (OS, DB.) et les mises à jour associées, le personnel IT requis et son maintien en conditions opérationnelles ou encore les frais liés à la sécurité.

Une offre SaaS inclut tous ces éléments. C'est pourquoi, avant de prendre une telle décision, il faut calculer le coût total de possession (TCO, Total Cost of Ownership). C'est cet indicateur qui permettra d'évaluer la rentabilité du SaaS (ROI, Return of investment), généralement sur une projection à trois ans. Dans 98% des cas, avec cette approche globale et durable, le ROI est positif.

Comment assurer la sécurité des données ?

L'une des idées reçues les plus courantes à propos du SaaS concerne la sécurité des données. Où vont-elles être stockées ? Comment va-t-on y accéder ? Comment garantir l'intégrité de mes données face à la recrudescence de la cyber criminalité ?

Pour autant, lors des épisodes de confinement, nous avons été très sollicités sur nos offres SaaS car il est rapidement apparu qu'il était moins couteux d'utiliser une plateforme conçue dans les respects des exigences de sécurité que d'adapter un existant on-premise où ces principes n'avaient pas été anticipés.

On pense souvent aux problématiques de connexion et d'authentification, mais il faut sécuriser toute la chaine, de l'accès physique aux datacenters à la couche applicative, du stockage des données à leur encryption lors des échanges réseaux.
Les certifications ISO 27001, ISO 27034-1 ou encore SOC 2&3 sont de bonnes garanties, en plus d'expérience et de la réputation de l'éditeur dans le domaine.

De la même manière, l'éditeur doit accompagner l'entreprise pour assurer la conformité RGPD, en étudiant les types de données stockées selon les solutions, comment elles sont collectées et par qui, et qui y aura accès.

Comment faire évoluer mon contrat ?

Un contrat Saas est un engagement sur une durée définie, le plus souvent 3 ans (base des calculs de ROI), même si pour certaines solutions un usage ponctuel est tout à fait possible.

Comme déjà évoqué l'un des avantages clés du SaaS réside dans sa flexibilité. L'entreprise peut à tout moment augmenter, de façon temporaire ou non, sa capacité, pour intégrer une nouvelle équipe produit par exemple. Elle peut aussi revoir à baisse ou à la hausse le récurrent nécessaire lors de chaque renouvellement.

La flexibilité peut aussi se retrouver sur le périmètre applicatif, avec des contrats permettant d'inclure un ensemble de solution SaaS et de les consommer à la demande, en fonction des priorités ou de la vitesse d'adoption de nouvelles pratiques, comme l'Agilité ou le DevOps.

La pérennité de l'éditeur, ses pratiques d'évolution tarifaire SaaS, et les conditions de réversibilité sont autant d'éléments à avoir en tête lorsque l'on souscrit une offre.

En conclusion, les habitudes de travail ont changé par nécessité, un mode hybride (On-premise + SaaS) a d'ores et déjà pris place, mais le SaaS va continuer de se développer et ce mode de consommation du logiciel va rentrer définitivement dans les moeurs. Les entreprises doivent s'adapter et poursuivre leurs transformations numériques.

Dans ce contexte, le SaaS représente une véritable opportunité d'agilité pour favoriser innovation et croissance tout en maitrisant les coûts.

Virgile Delecolle, Directeur Avant-vente France, Belgique et Luxembourg - Micro Focus.