Vérification des tarifs fournisseurs : une source majeure d'économies

Dans le domaine des achats indirects considérés comme peu stratégiques, la gestion des accords avec les fournisseurs est souvent négligée par les entreprises. Il n'est pas rare que la masse de contrats soit oubliée dans les armoires de rangement. Un suivi des jalons clés du contrat, des alertes d'expiration, un référentiel documentaire sûr et un accès à l'historique des contrats sont quelques-unes des fonctionnalités clés d'une solution de gestion des contrats à même d'amener un pilotage plus rigoureux.

Pour un acheteur, l'intérêt principal de l'utilisation d'un tel outil est ailleurs. Il réside dans la possibilité de vérifier, au quotidien, que le tarif du fournisseur est conforme aux accords négociés. L'acheteur peut ainsi contrôler automatiquement que la facture réclamée par un fournisseur est en accord avec le contrat cadre négocié initialement. « Les accords commerciaux sont souvent complexes ; certains items bénéficient de ristournes tandis que d'autres non. Mine de rien s'assurer que tout est en ordre permet de générer des économies considérables », assure James Marland, vice-président en charge de la stratégie du réseau Ariba.

La réduction des coûts, un argument choc pour les entreprises

C'est d'ailleurs l'argument choc qui convainc généralement les entreprises d'adopter ce type de logiciel. Dans une étude datant de janvier 2012 réalisée par le cabinet Aberdeen Group, 66% des répondants affirmaient qu'ils attendaient d'une telle solution un meilleur contrôle des dépenses de l'entreprise. La faible visibilité quant aux relations contractuelles (44%), le besoin de réduire le risque fournisseur (40%) ou encore la nécessité d'améliorer la conformité réglementaires des contrats (37%) figuraient en tête des autres raisons formulées.

Ce respect des tarifs négociés est un des sujets de prédilection de l'éditeur Ariba, spécialiste des relations clients-fournisseurs en mode Saas appartenant au groupe SAP. « Dans l'univers de la gestion des contrats figurent deux types de projets. La gestion documentaire traditionnelle initiée par le service juridique pour l'activité réglementaire, rappelle James Marland.  L'autre domaine que nous privilégions consiste à vérifier automatiquement la conformité des tarifs et la bonne délivrance du service ». Un projet piloté bien évidemment par les acheteurs. Ainsi une facture délivrée par un fournisseur qui ne serait pas en accord avec le contrat négocié ne pourra tout simplement pas transiter par le système Ariba. L'entreprise évite au passage les allers-retours entre fournisseur et client en cas de facture non conforme. Ce qui allège considérablement les tâches administratives des deux côtés.

Le respect des SLA intéresse également les acheteurs

Le respect des conventions de services est l'autre volet également scruté par les acheteurs. Le fournisseur a-t-il délivré le matériel en temps et en heure, la prestation a-t-elle été réalisée correctement ? Dans tous les contrats, figurent des critères de qualité de services (SLA) et de performance.

Enfin, ce type de solution permet aussi de gérer les ajustements contractuels et l'ajout ou la modification de clauses. « On peut ainsi retracer l'historique des échanges lors de la négociation de telle ou telle disposition », souligne James Marland. Dans les faits, les entreprises continuent néanmoins majoritairement à gérer ce genre d'échange par courrier électronique au lieu d'utiliser le portail de l'éditeur, regrette le responsable de la stratégie. Parfois, les habitudes ont la vie dure.

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