Les Yvelines accélèrent leur programme de dématérialisation

Les échanges dématérialisés entre la paierie départementale et le Conseil général des Yvelines se déroulent sans accros. Depuis mai dernier, ces flux ont été totalement informatisés en réseau.

C'est le premier département à avoir mis en place cette procédure. Ceci lui permet de supprimer les titres, mandats et bordereaux papier et d'envoyer les pièces justificatives dématérialisées.

Le transfert des données s'effectue depuis le progiciel financier «Grand angle» du Conseil général, vers le progiciel Helios, du comptable du trésor. Le flux transite par la plate-forme du tiers de confiance FAST, via le protocole d'échange standard (PESV2).

Cette procédure pilote est le résultat d'un chantier de longue haleine. Illustration : les justificatifs de paie. Dès 2003, les premières réunions ont débuté entre la paierie départementale, la Trésorerie générale et le conseil général. Ce dernier a dédié un chef de projet sur le sujet. En 2004, un premier format de fichier des justificatifs de paie a été défini (en Excel). Les données étaient alors transmises par e-mail sécurisé. L'année suivante, ces documents ont été portés au format XML et transmis via le portail du tiers de télétransmission «comptabilité publique» de Fast.

En 2006, un nouvelle étape est franchie : les fichiers ont été générés directement à partir du logiciel de ressources humaines. Et pour parvenir à un flux totalement automatisé, il a fallu procéder à un an de test et de mises au point - comme nous l'a expliqué Thierry Ehret Franck, directeur des systèmes d'informations du Conseil général des Yvelines.

Casse tête papier

Le département disposait déjà du même progiciel financier. Pour l'adapter, son éditeur, Logica, a développé les interfaces nécessaires, « sachant que ces dernières intéresseront aussi ses autres clients« , précise Thierry Ehret Franck.

Comme tiers de confiance, le département a re-confirmé celui employé pour le contrôle de légalité, mis en place depuis 2000.

Les difficultés d'un tel projet se situent surtout dans les choix organisationnels, comme par exemple, la mise en place de délégations de signatures.

Autre casse tête, la gestion du papier. Pour l'instant, le Conseil général doit encore gérer un double flux de documents, papiers et électronique, car de nombreuses factures de fournisseurs arrivent encore par la poste.

« Il est difficile de gérer le mixage des deux flux. En solution transitoire, nous scannons les originaux papier pour faire des transmissions électroniques, mais nous sommes obligés de garder l'original, pour des raisons légales« , explique-il.

Mais, outre les économies de papier, qui, d'après le Conseil Général devraient s'élever à 200.000 pages par an, le département constate une amélioration de la qualité du travail et de la productivité .

« Auparavant, chaque mois, le payeur recevait 400 fiches de paie pour le Conseil Général. Le seul fait de vérifier si un salarié avait été augmenté représentait beaucoup de temps. Aujourd'hui, nous lui envoyons une base de données. En un clic, par une requête intégrée dans un outil développé par le ministère, il va connaître tous les salariés qui ont été augmentés. Là où il passait cinq jours, il ne passe plus qu'une demi journée. Mieux: nous disposons également de cet outil ; il nous permet de faire la vérification des fiches avant de les envoyer. Jamais la qualité n'a été aussi bonne« , souligne Thierry Ehret Franck.

Bilan : le département compte bien poursuivre ses opérations de dématérialisation sur d'autres fronts, en 2009. Au programme figure notamment la dématérialisation des états de frais de déplacement et des ordres de mission.