Avis d'experts - Flexera: la récupération automatisée de licences logicielles

Les licences et la maintenance logicielles sont des éléments clés dans la plupart des budgets informatiques. 

Plus de 30 % de ces budgets sont dédiés à des projets logiciels.  Ces derniers sont des atouts stimulant la productivité du personnel, permettant de créer des relations avec les clients, et aidant les entreprises à prendre leurs concurrents de vitesse. 

Des applications sont téléchargées et installées dans l'ensemble des organisations, parfois pour des projets courts ou pour résoudre un problème spécifique. 

Cependant, une fois qu'ils ont rempli leur rôle et qu'ils sont devenus superflus, ces logiciels restent souvent inutilisés sur l'appareil, consommant inutilement à la fois une licence et des services de maintenance. 

Pour les entreprises cherchant à réduire leurs dépenses, ces logiciels non ou sous-utilisés sont une cible facile et peuvent être sources d'économies importantes.

La récupération des licences est le fait de réduire leur consommation afin qu'elles puissent être réutilisées au besoin par l'organisation. 

Quelle est l'approche traditionnelle, ses limites, et comment peut-elle être automatisée afin de réduire au maximum les dépenses ?

La récupération traditionnelle de licences

L'approche traditionnelle comprend plusieurs étapes. Le processus est souvent géré manuellement et peut entrer dans le cadre d'un projet de récupération ciblant des applications à haute valeur :

Étape 1 : mesurer la consommation des licences

Tenter de réduire la consommation des licences n'a pas vraiment d'intérêt si on ne les mesure pas correctement. 

La première étape consiste donc à réaliser un inventaire précis des actifs logiciels afin de savoir où des licences sont utilisées, par qui, et sur quel appareil.  

Les licences logicielles sont complexes, et les éditeurs peuvent les octroyer de différentes façons.  Celles destinées aux utilisateurs finaux sont le plus souvent fournies en fonction du nombre d'appareils ou d'utilisateurs.

Dans le premier cas, votre inventaire doit vous permettre de savoir qui en est l'utilisateur, et inversement dans le deuxième cas.  

Étape 2 : mesurer l'utilisation

Une fois que vous connaissez les appareils et les utilisateurs liés à chaque licence, il vous faut repérer les meilleurs candidats à la récupération.  

Tout d'abord, éliminez les utilisateurs utilisant activement leurs logiciels, par exemple en mettant de côté ceux utilisés il y a moins de X jours (le seuil typique est de 90 jours, mais vous pouvez le diminuer ou l'augmenter librement selon l'application).

Étape 3 : affiner les candidats - interroger l'utilisateur

Si vous êtes à la tête d'un service informatique mené à la baguette, vous pouvez décider unilatéralement de désinstaller les applications n'étant pas utilisées activement.  

Mais en pratique, dans la plupart des cas, il vaut mieux consulter l'utilisateur final avant de désinstaller le moindre logiciel de son appareil.  

La meilleure façon de s'y prendre consiste à dresser une liste de ceux qui ne se servent pas d'un logiciel et de leur envoyer un e-mail pour leur demander s'ils en ont encore réellement besoin.

Étape 4 : collaborer avec l'administrateur chargé des déploiements pour désinstaller le logiciel

À ce stade, vous devriez posséder une liste des appareils ou utilisateurs dont vous souhaitez récupérer les licences.   Il vous faudra alors partager cette liste avec l'administrateur de votre système de déploiement afin qu'il configure les applications à supprimer. 

Cette opération peut prendre du temps : les administrateurs ont en effet d'autres priorités, la première étant de veiller à la productivité des utilisateurs.

Étape 5 : examiner les résultats

Par la suite, votre système de gestion des actifs logiciels vous avertira d'une baisse de la consommation des licences, et donc que vous avez permis à votre organisation d'économiser beaucoup d'argent.

Les limites de cette approche traditionnelle

À première vue, cette approche manuelle est claire et efficace, et offre quelques avantages.

Cependant, le souci est la quantité d'efforts nécessaires pour rassembler toutes les informations auprès des utilisateurs, puis pour se coordonner avec les équipes chargées des déploiements afin de désinstaller les logiciels concernés. 

Cette méthode implique également beaucoup de tâches nécessitant l'intervention d'un technicien.

Compte tenu de ces inconvénients, les entreprises ont tendance à ne récupérer leurs licences qu'une fois par an, et donc à perdre beaucoup d'argent au passage.

C'est là que les systèmes de gestion des actifs logiciels isolés atteignent leurs limites. 

Pour être pleinement efficace, ce processus doit faire partie d'un vaste programme d'optimisation des licences. Ce dernier doit être parfaitement intégré avec vos systèmes de déploiement, automatiser les interactions avec les utilisateurs finaux, et vous donner la possibilité de définir des stratégies de récupération au lieu d'effectuer des tâches ponctuelles.

Enfin, ce programme doit être continu.

Des campagnes de récupération automatisée

La récupération automatisée reproduit les principaux éléments de la méthode traditionnelle et les automatise dans le cadre de campagnes menées en continu.  

Elle impose également un changement de méthodologie, avec l'abandon de la multiplication des tâches manuelles au profit de la mise en oeuvre d'une stratégie à part entière. 

Mais quelles sont les principales caractéristiques d'une solution automatisée ?
.    La recherche automatique d'appareils consommant des licences n'étant pas utilisées activement.
.    L'envoi automatique de messages aux utilisateurs ne s'étant pas servi de logiciels pendant une période prolongée afin de savoir s'ils en ont encore besoin.
.    La possibilité pour les utilisateurs d'expliquer pourquoi ils ont besoin des logiciels et de contrôler le statut de leur suppression.
.    Idéalement, la possibilité de solliciter la réinstallation d'un logiciel.
.    La désinstallation automatique - lorsqu'un logiciel doit être supprimé, la solution doit pouvoir se connecter automatiquement aux systèmes de déploiement, lancer la suppression et superviser le résultat de l'opération.
.    La configuration d'une stratégie de récupération pour chaque application. Celle-ci doit inclure des seuils d'utilisation et préciser la fréquence des rappels envoyés aux utilisateurs.

Aujourd'hui, certaines solutions existent et permettent justement une gestion des licences efficace et automatisée. Elles offrent aux entreprises la possibilité de réaliser des économies très importantes.

Christian Hindre, Directeur commercial Europe - Flexera.