ECM : Séché Environnement dématérialise les documents de traitement des déchets

Spécialiste du traitement et de la valorisation des déchets, le Groupe Séché Environnement  est présent dans 15 pays avec 5 000 salariés.

En 2017, la DSI lance un projet de dématérialisation des factures destinées à Chorus, la plateforme de dématérialisation de l'Etat.

L'idée est de mener cette dématérialisation sur une plateforme ECM ( Enterprise Content Management ou Gestion des contenus d'entreprise)  en remplacement d'un système de GED en fin de vie.

« Nous nous sommes tournés non pas vers une solution de GED, mais une solution d'ECM plus complète » explique Victor Panza, chef de projet IT Groupe Séché Environnement.  « Notre besoin était de pouvoir nous appuyer sur un outil pour modéliser et digitaliser facilement nos flux métiers, proposer un accès aux documents via de multiples points d'entrée et disposer d'une vision à 360° des processus. » détaille-t-il.

Une solution ECM pour remplacer la GED

Après évaluation des solutions ECM du marché, l'équipe projet opte pour la solution OnBase de Hyland Software.

Séché Environnement compte plus de 50 sites en France ce qui engendre de gros volumes d'échange de documents réglementaires avec les collectivités.

Le premier projet lancé a porté sur la dématérialisation de factures clients et l'intégration avec la plateforme Chorus. Le chef de projet explique : « Nous avions imaginé créer un dossier de facturation dans lequel inclure les factures PDF issues de notre ERP, puis faire alimenter ce dossier par les différents services, notamment avec les documents annexes réglementaires. »

Les dossiers OnBase ont été mis à disposition de différents services, dont l'administration des ventes, la comptabilité et le recouvrement.

Suite à ce premier projet, l'équipe projet a travaillé sur l'automatisation des documents annexes, puis la dématérialisation du bordereau de suivi de déchets qui assure la traçabilité des déchets de bout en bout. « Nous produisons 1 million de bordereaux de ce type chaque année, ce qui était une grosse charge pour les équipes d'exploitation. »

Un parc de scanners déployé

Un parc de scanners a été déployé afin de capturer le document sur OnBase, en extraire les données pour l'ERP et créer le lien avec le dossier de facturation.

Aurélien Le Pevedic, IT Analyst au sein du centre de compétence ERP du Groupe Séché Environnement ajoute : « OnBase communique avec énormément d'applications internes, qu'il s'agisse de l'ERP actuel ou de notre ERP futur, et notre CRM et quelques autres. Notre portail client est basé sur OneBase. Ceux-ci peuvent se connecter pour accéder à leurs bordereaux de suivi de déchet, les étiquettes pré-imprimées prêtes à être collées sur les colis, leurs factures et des documents réglementaires comme le CAP (Certificat d'Acceptation Préalable). »

L'équipe projet travaille aujourd'hui sur la dématérialisation de flux complexes, notamment la FIP (Fiche d'Identification Préalable), un document précontractuel très complexe, avec des centaines de champs à remplir, notamment précis sur la composition des déchets.

Alain Clapaud