Gestion des ressources : 7 bonnes pratiques pour votre projet

Il peut être tentant de mettre un projet en route dès le feu vert de la part du management. Mais démarrer un projet sans disposer des ressources adéquates jusqu'à multiplier par trois sa durée, comme l'indique un récent rapport de Gartner.

Retarder le démarrage d'un projet de quelques semaines pour disposer des ressources adéquates peut donc permettre d'éviter des retards conséquents à la livraison.

2 - Utiliser des données actualisées

Le seul moyen de gérer efficacement les ressources est de connaître exactement qui travaille sur quoi et quand. Mais cela n'a rien d'évident. Le manque de visibilité est la difficulté la plus couramment rencontrée par les gestionnaires de projet, en particulier lorsque les ressources sont à la disposition de différentes équipes et départements, ce qui est souvent le cas.

95% des professionnels dans les entreprises du tertiaire travaillent simultanément avec plusieurs équipes, selon un rapport du Center of Creative Leadership. Sans une vraie visibilité sur les tâches et projets pris en charge par chaque ressource, il est facile de déséquilibrer les charges de travail.

L'utilisation d'outils permettant de connaître l'importance de la charge de travail de chacune des ressources est donc indispensable, afin de planifier leur utilisation précisément et en temps réel. Des tableurs traditionnels qui doivent être transmis, amendés puis retransmis à plusieurs reprises entraînent un manque de visibilité sur la situation réelle à l'instant t. A cet égard, des plates-formes de gestion du travail collaboratif dans le cloud sont mieux adaptées, car les projets, les tâches et les ressources peuvent être suivis en temps réel, chacun des intervenants disposant d'une même source d'information.

3 - Gérer les requêtes entrantes

Des requêtes inappropriées peuvent distraire les membres des équipes et risquent de faire dérailler des projets. La façon dont les équipes gèrent le flux des requêtes entrantes joue un grand rôle dans l'efficacité du travail et le respect des délais. Il est important de mettre en place un processus de gestion des demandes permettant de réceptionner les requêtes, d'écarter les tâches non stratégiques et d'optimiser ainsi la gestion des ressources.

4 - Fluidifier les processus

Les ressources sont les biens les plus précieux des entreprises, il convient donc de ne pas les gaspiller. La mise en oeuvre de chaque projet doit donc être planifiée de bout en bout afin d'identifier et d'éliminer les redondances et les sous utilisations. Les employés consacrent en moyenne moins de 40% de leur temps de travail à la production des projets qu'ils ont en charge. Les quelques 60% restants sont consacrés à des travaux annexes ou à des tâches administratives. Pour beaucoup de tâches opérationnelles, des processus automatisés peuvent permettre aux membres des équipes de se concentrer sur leurs projets au lieu de consacrer leur temps à des tâches peu productives.

5 - Tenir compte des contraintes

Les personnes réputées pour la qualité de leur travail ou pour un savoir-faire particulier sont souvent très sollicitées, car leur intervention a toutes les chances de produire d'excellents résultats. Mais lorsqu'un trop grand nombre de projets fait appel à leur expertise, des retards peuvent apparaître. L'assignation simultanée d'une même personne à un trop grand nombre de projets peut coûter entre 20 minutes et deux heures en termes d'efficacité du travail sur un projet donné selon le cabinet Gartner. Il convient donc d'identifier ces ressources clés et d'organiser les projets en fonction de leur disponibilité, afin que les tâches des autres membres des équipes n'en soient pas entravées.

A cet égard, le principe de Pareto établit qu'en moyenne 80% de la production provient de 20% des ressources. Ceci veut dire que ces 20% seront fortement demandées. Si elles sont surchargées, ceci peut entraîner le déraillement de certains projets, et un accroissement du stress pour ces ressources et les autres membres des équipes.

6 - Utiliser la bonne technologie

Utiliser les bonnes technologies permet aux équipes d'optimiser leur performance, mais un trop grand nombre d'outils - ou des outils qui ne s'intègrent pas facilement entre eux, peuvent avoir pour conséquence stress inutile, pertes de temps et transfert de données incorrectes entre les différents systèmes. En moyenne, certains marketeurs utilisent quotidiennement plus de 12 outils différents, selon Hubspot. Il fut donc utiliser les bons outils, mais s'assurer aussi qu'ils fonctionnent bien ensemble. Le but de la technologie doit être de faciliter la vie, et non pas de la compliquer.

7 - Garder à l'esprit que les ressources sont avant tout des individus

Comme le dit l'expression : « les plans sont faits pour être modifiés. » Même les projets les mieux conçus, avec des ressources minutieusement gérées rencontrent parfois des obstacles qui peuvent les faire dérailler. Les ressources humaines sont faillibles. La réalisation de certaines tâches peut prendre du retard, et des imprévus peuvent apparaître.

Les gestionnaires de projets doivent être prêts à adapter rapidement leurs plans en fonction des circonstances, et modifier si nécessaire l'organisation des ressources à la volée.

Andrew Filev, CEO - Wrike.