Migrer sa GED et reprendre le contrôle de ses informations

Une archive pour la comptabilité, une autre pour les RH, plusieurs répertoires de fichiers différents et des applications de workflow réparties sur de multiples domaines : ajoutez à cela une GED vieillissante et voilà à quoi ressemblent très souvent les environnements IT de nombreuses entreprises. À cette liste déjà longue s'ajoute la connexion de nouveaux systèmes qui ont une réelle incidence en termes d'augmentation des coûts de développement et de maintenance.

Des fondations aussi hétérogènes poussent à la mise en place d'une solution complète de gestion de l'information et des processus métiers, intégrés et automatisés, ou encore de capacités de reporting intelligent. De ce fait, rassembler ces différents outils constitue une réelle gageure et un objectif stratégique pour les départements IT.

De tels environnements IT hétérogènes constitués de manière organique ont tendance à absorber une grande partie des ressources de l'entreprise : les opérations nécessitent à elles seules un haut degré de maintenance et représentent un coût indéniable en matière de personnel.

La formation et l'éducation des administrateurs et des utilisateurs doivent être particulièrement soignées pour s'assurer qu'au moins un des collaborateurs soit en mesure de faire fonctionner des systèmes traditionnels comme des unités centrales. Les coûts élevés de licence et de maintenance de ces systèmes ont une conséquence certaine sur le budget IT et il reste ainsi peu de marge de manoeuvre au développement de services clients numériques innovants, par exemple.

Par ailleurs, beaucoup de solutions d'archivage et de workflow encore en cours d'utilisation au sein des entreprises s'avèrent obsolètes. Ces systèmes traditionnels ont atteint leurs limites à mesure que la quantité de documents, de fichiers, de processus métiers et d'utilisateurs ont augmenté.

Ces interfaces inadaptées sont désormais un obstacle à l'intégration de nouvelles applications spécialisées, car elles ne permettent pas de bénéficier d'une vision complète des processus et provoquent des ralentissements d'activité. Sur le long terme, c'est une véritable source de frustration et de mécontentements chez les utilisateurs lassés de devoir patienter.

Les entreprises dotées d'un environnement IT hétérogène sont ralenties du fait de la complexité des structures de classification, de la redondance du stockage de données, de la maintenance des données dupliquées, ainsi que des silos de données qui se développent. Ce type d'organisation des systèmes empêche l'automatisation des processus de bout en bout.

Ces environnements ne permettent pas du tout de tirer avantage de l'intelligence artificielle (IA), par manque d'accessibilité des informations. À cela s'ajoute une augmentation du risque de non-conformité, car la protection des données est affaiblie en raison de la difficulté d'identifier ou de stocker les informations.

S'agissant de l'environnement IT, tant qu'il remplit sa fonction, les entreprises n'ont pas l'habitude d'opérer des changements et le motto : « on ne change pas quelque chose qui marche » prend ici tout son sens. Mais ce postulat de base ne tient plus dès lors qu'un système se désagrège de l'intérieur, et ce bien avant que les dégâts ne soient détectables.

En effet, pourquoi attendre que le contrat de support concernant les systèmes traditionnels expire, lorsque l'activité s'arrête ou lorsque des sanctions pour non-conformité tombent ?

Ce sont généralement les « effets secondaires » de la migration de l'information qui freinent les entreprises et les limitent à conserver un environnement IT hétérogène : en effet, le transfert de milliards de documents et de plusieurs téraoctets de données exige une préparation minutieuse.

Elle implique de s'assurer que l'ensemble du processus de migration est en mesure de résister à un audit - de la migration de données et de documents à la documentation, en passant par la phase de test. De prime abord, de tels projets peuvent paraître semés d'embûches et imprévisibles. 

En effet, perdre des données pendant le transfert depuis les applications traditionnelles, se soustraire aux obligations légales de conformité, ou paralyser complètement l'activité à cause de processus de conversions complexes sont autant d'obstacles redoutés dans le cadre de ces migrations. Mais un plan adapté et un ECM stable permettent de consolider les informations et au système de s'affranchir de ces inquiétudes.

Un projet de migration « classique » débute par l'exportation de l'ensemble des données de l'ancien système avant de les importer dans le nouveau. Il est toutefois indispensable de veiller à éviter les interruptions d'activité dans la mesure du possible, entre ces deux étapes. Pendant ce laps de temps, les clients et les partenaires doivent pouvoir continuer de soumettre et de traiter des transactions bancaires, des comptes-rendus de sinistres ou des commandes en permanence.

C'est ici que les services de consolidation des plateformes d'ECM modernes entrent en jeu en offrant la possibilité de transférer des documents étape par étape. L'opération de migration se divise en 4 étapes qui, si elles sont effectuées correctement et hiérarchiquement, assurent cette transition sans accrocs.

En premier lieu, il s'agit de transférer les métadonnées des documents afin de clôturer les anciens systèmes, pour ainsi éliminer les coûts de maintenance et de fonctionnement. Puis durant la phase de transition, il est possible d'utiliser ces métadonnées sur la plateforme du nouvel ECM pour accéder à la fois aux anciens et aux nouveaux documents, grâce à des banques de données.

La phase de migration qui suit consiste à stocker les nouveaux documents sur la plateforme, avec des utilisateurs qui peuvent dès lors utiliser le nouvel ECM pour leurs tâches quotidiennes. Enfin, les documents de l'ancien système sont progressivement transférés en arrière-plan sans perturber l'activité.

La mise en place d'un nouveau système vise à combler les lacunes du précédent et à garantir que l'ensemble des informations et des processus soit géré de manière intelligente et cohérente. Dans le cadre de la mise en place d'un projet de ce type, les réticences ou inquiétudes diverses peuvent facilement être contrebalancées par le fait que les bénéfices du groupement des solutions sont largement supérieurs aux risques liés à la persistance des systèmes traditionnels.

De plus, ces migrations peuvent être réalisées de manière prévisible et sûre grâce à des procédures éprouvées et une réelle expertise en la matière. Les entreprises ne doivent plus hésiter et saisir cette occasion pour lisser leur système de gestion de l'information et être ainsi prêtes à relever les futurs défis.

Xavier Doulaud, Country Manager - SER France.