Office 365 moins cher qu'une suite bureautique Open Source ?

On parle souvent de la migration de certaines collectivités locales d'une suite bureautique propriétaire, Office de Microsoft en l'occurrence, vers un environnement Open Source, OpenOffice ou LibreOffice. L'objectif est de réaliser des économies notamment en matière de licences. Mais le contraire arrive aussi comme le montre la firme de Redmond avec le cas de la ville de Pesaro en Italie.

Au mois de juin dernier, Microsoft annonce avec trompette que la ville natale de Rossini avait fait le choix d'adopter Office 365 au détriment d'OpenOffice installé depuis 2011. Un retour aux sources - la ville utilisait préalablement Office - qui s'explique selon l'éditeur par une réduction de 80% des coûts par rapport à la solution Open Source. Le calcul est simple : la mise en place d'OpenOffice a coûté 300 000 euros en raison de coûts imprévus de support informatique et de formation. Dans un entretien, le DSI de la ville, Stefano Bruscoli a estimé que certains employés perdaient jusqu'à 15 minutes chaque jour pour des questions liées à l'utilisation d'OpenOffice.

Mais c'est sur le coût par utilisateur que Microsoft met en avant avec sa suite en ligne. Il faut compter selon lui 530,58 euros annuels par utilisateur sur la solution libre, alors que le coût pour Office 365 sur la même période serait de 111,98 euros (en incluant les bénéfices de la communication unifiée, sinon il fait compter 197 euros par an et par utilisateur). L'éditeur en conclut donc que son offre est 80% moins cher que la suite Open Source.

Une analyse critiquée

Une analyse critiquée par les partisans du logiciel libre. Les coûts annoncés sont sur le court terme et non sur le long terme. L'apprentissage et les problèmes de mise en oeuvre d'une toute nouvelle solution s'estompent avec le temps et les coûts d'intégration et de formation diminuent.

Ce débat sur le coût des solutions Microsoft versus l'Open Source a eu lieu en mai dernier en Grande-Bretagne. En réponse à la volonté du gouvernement britannique de s'orienter vers les logiciels libres, le représentant d'une collectivité locale soulignait : « Nous utilisons Microsoft pour les PC. A chaque fois que nous avons regardé une solution Open Source pour PC et les coûts pour le faire, Microsoft a prouvé qu'il était le moins cher. ». Pour lui, les employés sont habitués à travailler avec des solutions Office. Il n'y a donc pas besoin de formation sur les différents outils ce qui peut engendrer des coûts supplémentaire. Autre point, il salue la politique commerciale de Microsoft qui est « flexible et utile pour améliorer nos services ». Pour lui, « le véritable coût réside dans le coût de possession et d'exploitation plutôt que dans le coût de la licence ».

Mais les contre-exemples existent. Une récente étude de Softwatch montrait que la faible utilisation de la suite Office coûtait cher aux entreprises. Selon l'enquête, 7 employés sur 10 utilisent simplement MS Office pour visualiser ou modifier un fichier. Certaines collectivités locales ont fait le pari de basculer en Open Source. C'est le cas de Munich qui a mis quelques années pour migrer 80% de ses 15 500 postes sous Linux. Les économies réalisées ont été chiffrées à 11 millions d'euros.

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