RPA & BPM : quelques pistes de conseil aux DSI pour décrocher la lune.

Selon le rapport annuel 2018 sur l'automatisation des processus robotiques d'Everest Group Research, le marché mondial des fournisseurs de technologie RPA indépendante a progressé d'environ 92 à 97% en 2017 et devrait croître entre 75 et 90% par an jusqu'en 2019.

D'après Gartner Research, le marché des logiciels RPA a augmenté de 63% en 2018 et les revenus de ces logiciels atteindront 1,3 milliard USD en 2019. Mais  témoignent-ils d'une véritable démarche de transformation numérique ? Ou bien le RPA est-il tout simplement le carburant qui permettra de propulser la transformation numérique en un nouveau territoire inexploré ?

Regardons un peu en arrière. Il y a dix ans à peine, la gestion des processus métiers consistait uniquement à améliorer les opérations en gérant les processus opérationnels. Les moteurs BPM (également appelés moteurs de workflow) ont permis de connecter les systèmes d'information et les personnes de manière à prendre en charge un processus métier de bout en bout, permettant de coordonner l'ensemble de l'organisation au sein de plusieurs départements, domaines de responsabilité et systèmes d'information et d'orchestrer les processus associés de bout en bout.

Puis, peu à peu, le BPM a évolué vers l'automatisation des processus numériques, alors que ses capacités d'automatisation s'étendaient pour accompagner pleinement les initiatives de transformation numérique. Les capacités des plateformes 'low-code' et le développement itératif d'applications permettent aujourd'hui une innovation plus rapide et une meilleure expérience utilisateur. Les fonctions d'intelligence artificielle offrent plus de possibilités d'amélioration continue grâce à la connaissance des processus et aux informations capturées dans les données de processus.

Le RPA utilise des robots logiciels pour automatiser des tâches répétitives et en libérer les humains. Ils peuvent fournir une assistance ou prendre en charge des actions manuelles et routinières et, dans chacun des cas, libérer la créativité dans l'entreprise pour permettre à l'irremplaçable ingéniosité humaine d'innover et de s'améliorer.

Mais ces tâches ne fonctionnent pas en vase clos et font très certainement partie - attendez. - d'un processus. De plus, l'automatisation des processus métiers est une question de transformation et non de technologie. Le BPM d'aujourd'hui est axé sur l'orchestration des personnes, des processus, des systèmes d'information et, désormais, sur la main-d'oeuvre numérique des robots RPA.

Vous vous demandez peut-être pourquoi le marché du BPM - si le BPM est si bien établi depuis des décennies avec de solides capacités d'automatisation et de processus - n'a-t-il pas connu une croissance de plus de 90% comme le RPA ? Un des éléments de réponse pourrait résider dans la taille de ce marché (plus vaste et plus mature et au sein duquel il est forcément plus difficile de croître de 90% par an) mais la réalité est que le RPA offre un retour sur investissement rapide aux entreprises par rapport à une implémentation traditionnelle de BPM.

C'est là qu'à mon sens réside la raison de la formidable croissance du RPA. UiPath et d'autres fournisseurs RPA sont en mesure de convaincre un client en quelques jours d'essayer immédiatement le RPA, car la mise en production d'un robot pour automatiser des tâches est bien plus rapide qu'un projet d'automatisation de type BPM. Toutefois, cela suffira-t-il à générer une véritable transformation numérique ?

Comme nous disons souvent à nos clients en parlant de BPM : automatiser un processus manuel inefficace sans l'améliorer automatise simplement un processus inefficace. Mais si on applique le parallèle en matière de RPA : utiliser des robots pour des tâches isolées dans un processus inefficace n'automatise que certaines parties d'un processus inefficace.

Avec des processus impliquant plusieurs couches organisationnelles, l'intégration d'un moteur de workflow doté de fonctionnalités de gestion des processus métier au sein d'un système d'information d'entreprise (pouvant lui-même inclure des systèmes 'legacy' et des applicatifs tels que le CRM, l'ERP, les communications) est indispensable.

Un processus de BPM gère à la fois les interactions humaines et les exceptions robotiques. Le moteur de workflow orchestre les approbations manuelles essentielles, applique les règles métier et gère les intégrations bidirectionnelles avec les plateformes tierces. Alors que les robots logiciels RPA gèrent d'abord des tâches répétitives et banales que les humains n'ont vraiment pas besoin de faire. Ils peuvent toutefois aussi automatiser des intégrations difficilement accessibles via les API du moteur BPM.

En conclusion, l'utilisation de techniques de BPM pour modéliser, puis créer des applications métier critiques basées sur les processus métier fondamentaux, constitue la première étape pour tirer le meilleur parti du RPA. Le BPM offre une orchestration du processus de bout en bout, permettant ainsi aux humains, aux robots et aux systèmes de travailler ensemble efficacement. Le résultat final de cette approche repose alors sur une transformation numérique complète, de bout en bout.

Pour réaliser une véritable transformation, je recommanderais donc de commencer par repenser les processus fondamentaux en tant que moyen pour générer de l'innovation. Puis, je suggérerais d'utiliser l'automatisation des processus pour les maintenir à jour et les surveiller, afin de les améliorer et les modifier. Enfin, je conseillerais de déterminer les domaines dans lesquels les utilisateurs perdent leur temps et leur énergie en tâches répétitives et d'utiliser le RPA dans ces sphères pour automatiser et identifier là où les robots RPA peuvent jouer efficacement leur rôle d'assistant numérique et renforcer le jugement et l'action de l'homme.

Tirez pleinement parti de la nouvelle génération de technologies de BPM . je veux dire des technologies DPA (en association avec le RPA) pour favoriser la transformation numérique dans les endroits clés où les processus vous confèrent un avantage stratégique.

Visez la lune dans l'automatisation des processus numériques. Il n'y a pas de limite !

Miguel Valdés-Faura, PDG - Bonitasoft.