Workplace : six étapes pour une collaboration réussie

Dans un monde en perpétuelle concurrence, il est encore important de savoir travailler ensemble. La collaboration est d'autant plus essentielle pour une entreprise qui cherche à réussir sa transition numérique.

D'après l'enquête de Wainhouse Research sur les vidéoconférences, réalisée en 2017, les efforts de collaboration sur le lieu de travail ont augmenté de 50 % au cours des 10 dernières années. 97 % des entreprises pensent que la collaboration basée sur les nouvelles technologies au travail est un avantage concurrentiel majeur, ce qui n'est guère surprenant lorsque 90 % du temps d'un travailleur de la connaissance est passé en réunion, au téléphone ou à envoyer des messages.

« Malgré leur importance, les entreprises ont toujours des difficultés à mener à bien les projets de collaboration. »

Une recherche McKinsey, réalisée en collaboration avec l'Université d'Oxford, a révélé qu'en moyenne, les grands projets informatiques (plus de 15 millions de dollars) dépassaient le budget prévu de 45 % et le délai prévu de 7 %. Ils rapportaient également 56 % de moins que prévu.

Une autre étude réalisée en 2018 par Forrester, et publiée dans le magazine Forbes, a révélé que 35 % des projets d'entreprise n'atteignaient pas leur objectif commercial initial.

Quel est donc le problème ? Et comment les entreprises peuvent-elles s'assurer que leurs projets de collaboration seront à la hauteur de leurs attentes ?

De nombreux facteurs entrent en jeu, comme nous allons le voir, mais un en particulier se démarque des autres.

« Pour qu'une collaboration marche, il faut avant tout se focaliser sur les utilisateurs, ce qu'ils font et ce qu'ils désirent. »

Collaborer n'est pas si simple. Les tâches associées varient fortement d'un secteur à l'autre.

Dans le secteur des services financiers, par exemple, les entreprises ont recours à la collaboration pour informer les succursales des promotions, pour former le personnel à distance et pour réaliser des briefings matinaux. Ils utilisent même le chat vidéo pour donner une touche personnelle aux relations avec les clients importants.

En revanche, les cas d'application sont quelque peu différents dans la fabrication. La collaboration y est utilisée pour accélérer le processus de conception dans un écosystème R&D dispersé, et pour coordonner les partenaires de la chaîne d'approvisionnement du monde entier.

Dans l'industrie du cinéma, de la télévision et de la musique, la collaboration prend une toute autre signification. Le produit est un contenu numérique et lorsque les entreprises collaborent, elles partagent en fait des fichiers vidéo et audio haute définition. Les attentes en termes d'expérience utilisateur sont beaucoup plus grandes et elles ont besoin de leur service de collaboration pour prendre en charge des sons et des images de qualité studio.

Aujourd'hui, il existe une infinité d'options de collaboration et tout le monde ne veut pas se connecter de la même manière.

Bien que Wainhouse Research indique que 84 % des travailleurs de la connaissance possèdent un smartphone ou une tablette, seuls 15 % indiquent l'utiliser pour se connecter à des vidéoconférences. 14 % ont tendance à utiliser un système de vidéoconférence spécialisé, mais la majorité (39 %) se connecte via leur ordinateur de bureau ou leur ordinateur portable.

Les entreprises doivent demander à leurs employés s'ils veulent installer une application sur leur appareil ou s'ils préfèrent participer depuis leur bureau ou depuis une Huddle Room (mini-salle de réunion). Les cadres supérieurs peuvent avoir besoin de la confidentialité d'une suite de programmes de vidéoconférence immersive, mais d'autres groupes de travailleurs peuvent ne pas aimer les utiliser.

Il est important de comprendre la taille des groupes qui se réuniront soit dans des Huddle Rooms informelles, soit dans de véritables salles de conférence, et de déterminer s'ils utiliseront des fonctionnalités telles que les tableaux blancs numériques si vous les fournissez.

Les résultats de ce type de recherches peuvent être surprenants. Gammon, une entreprise de génie civil faisant partie de nos clients, a installé sur tous ses chantiers un nouveau réseau d'entreprise capable de prendre en charge les techniques de collaboration modernes.

Au lieu de faire un bilan du projet tous les quelques mois en face à face, ils ont commencé à la surprise de tous à en faire chaque semaine à l'aide de la vidéoconférence.

D'après A.P. Kamath, Responsable IT du groupe, « les employés nous regardaient avec incrédulité lorsque nous mettions les projets en commun par vidéo. Cela a changé notre façon de travailler et permis à nos employés de se contacter plus efficacement. L'entreprise a également pu économiser 30 % de frais de déplacements. »

Étape 1 : définissez votre stratégie de collaboration en fonction de l'expérience utilisateur. Assurez-vous de connaître la vision globale de votre entreprise et définissez une stratégie de collaboration qui y correspond.

Étape 2 : évaluez, développez et adoptez. Parlez aux utilisateurs finals de ce qu'ils font et développez des cas d'application pour différents secteurs, fonctions et groupes démographiques.

Étape 3 : sélectionnez la technologie et le fournisseur appropriés. Optez pour une plateforme technologique qui répondra aux attentes identifiées en matière d'applications et d'expérience utilisateur. Sélectionnez un fournisseur qui peut intégrer la nouvelle technologie à votre installation actuelle.

Étape 4 : finalisez votre projet. Assurez-vous d'inclure suffisamment d'informations relatives à la manière dont vous avez l'intention de mesurer le succès du projet et le retour sur investissement.

Étape 5 : effectuez un bêta-test. Testez vos scénarios d'application, développez un plan de formation et d'adoption, et évaluez les préparatifs des systèmes et de la sécurité.

Étape 6 : lancez-vous. Mettez votre plan d'adoption en application, parlez du nouveau service, montrez en quoi il consiste et encouragez les gens à l'utiliser.

Il est clair que la collaboration ne se limite pas au simple achat d'une technologie ou à la souscription d'une offre SaaS.

C'est pourquoi tant d'organisations se tournent vers un grand fournisseur mondial de services d'infrastructure numérique pour assurer le succès de leur stratégie de collaboration.

« Les bons experts peuvent vous aider à faire coïncider la vision de votre entreprise et votre stratégie de collaboration, à comprendre les attentes en matière d'expérience utilisateur et à définir des cas d'application. »

Ils peuvent également intégrer efficacement les nouvelles technologies à votre installation actuelle et fournir tous les autres éléments, tels que le Cloud, les outils de networking et de sécurité, dont dépend la collaboration.

Pour résumer, l'adoption est gérée de manière à ce que vos employés utilisent réellement les services que vous fournissez et vous permettent d'atteindre votre objectif de retour sur investissement. Grâce à ce type de services, vous pouvez vous concentrer sur ce qui est important : votre entreprise.

Paul McMillan, Responsable Digital Workplace - Tata Communications.