La méthode : clé du succès de la digitalisation des factures

Au-delà des nombreux atouts de la facturation électronique, le succès d'un tel projet réside dans le respect strict de plusieurs règles et de bonnes pratiques à mettre en oeuvre.

Dans le cadre d'un sondage menée par OpinionWay au printemps 2020, 40% des entreprises estimaient ne pas être en mesure d'opérer une transformation digitale dans les temps pour mettre en place la facture électronique. Pourtant 30 mois les séparent de l'échange réglementaire (la nouvelle échéance est fixée au 1er juillet 2024). Si bon nombre d'organisations se montrent ainsi désarçonnées, c'est que le chantier suppose une approche pensée en amont, avec des étapes cruciales, pour mettre toutes les chances de réussite de son côté.

Règle n°1 : un nettoyage des données existantes

Lors du lancement d'un projet de digitalisation, l'amélioration de la qualité des données est souvent mentionnée comme une phase incontournable. Mais en quoi consiste-t-elle ? Il s'agit d'entreprendre les démarches afin d'organiser les informations dans un système fiable. Celui-ci doit représenter un socle solide sur lequel se construisent les processus et traitements à venir. Le but est alors d'éliminer les doublons existants dans le référentiel fournisseur, de repérer les éléments manquants tels que les identifiants fiscaux, le numéro de SIRET, des coordonnées. L'identification unique d'un fournisseur passe généralement par la vérification simultanée de plusieurs éléments de ce type. De nombreux experts constatent aujourd'hui une forte prise de conscience au sujet de ce travail préalable.

Règle n°2 : une cartographie des processus

Les responsabilités de chaque collaborateur doivent par ailleurs être décrites clairement. Il s'agit de savoir exactement qui fait quoi dans le déroulé de cette transformation digitale. Dans un souci de clarification pour chaque acteur de la chaîne, une communication point par point des processus qui vont changer et des tâches qui vont évoluer, s'avère indispensable. Au bout du compte, l'organisation doit aboutir à une visibilité complète des domaines concernés par la mutation, ainsi que de l'état d'avancement.

Règle n°3 : impliquer les acteurs tiers

Un tel projet n'implique pas uniquement seulement les équipes comptables, mais bien d'autres métiers dans l'entreprise. L'implication de tous les acteurs en interne est essentielle, même si tout le monde n'adopte pas les virages technologiques à la même vitesse. L'onboarding auprès des collègues passe par l'implication du service Achats, afin de s'assurer que les nouveaux processus soient véritablement pris en compte. Les consignes et les contours des nouvelles pratiques qu'il s'agit de communiquer aux fournisseurs doivent être clairs pour tous. A l'inverse, si les modalités ne sont pas largement connues, l'adoption se retrouve d'emblée compromise.

Les entités extérieures font bien sûr également partie des acteurs à impliquer. La finalité est de pouvoir développer des relations avec les bons fournisseurs dans le bon timing et par le biais des bons canaux. Pour y parvenir, il importe de s'adapter aux habitudes de communication du fournisseur qui diffèrent généralement selon sa taille, la fréquence des collaborations, la proximité des liens ou encore le volume de factures à traiter. Le rappel des différents avantages apportés par la facturation électronique et du fonctionnement vertueux qu'elle permet forme un autre critère souhaitable.