Pour vos documents PDF, passez à la signature électronique !
Publié par Brand Voice le | Mis à jour le
Le format PDF est très utilisé dans l'administration et l'industrie. Sécurisé, protégé, le PDF est un format idéal pour gérer la documentation. Qu'il s'agisse de rédiger un document, de l'étudier ou de l'archiver, vous avez certainement déjà eu à faire avec un document PDF. Mais qu'en est-il de la signature d'un document PDF ? Découvrez les avantages de la signature électronique.
Pourquoi passer à la signature électronique ?
Pour être utilisé, un document PDF doit être signé parfois. Par exemple, il peut s'agir d'une communication contractuelle, d'une offre commerciale ou de tout autre document émis par une personne qui fait autorité.
Pendant longtemps, la méthode traditionnelle pour signer un document PDF consistait à l'imprimer, le signer, le scanner puis l'envoyer par mail ou courrier. Si cette méthode a fait ses preuves pendant des années, elle n'est pas la plus efficace. Et surtout, elle n'a aucune valeur juridique.
En effet, cette méthode s'avère très chronophage. Cela vous oblige à mobiliser l'une de vos ressources à effectuer des tâches rébarbatives qui n'ont pas de véritable plus-value. De plus, cette méthode mêlant l'impression papier et le scan n'est plus franchement moderne. Enfin, à l'époque où l'environnement est devenu une préoccupation majeure, il faut bien reconnaître qu'elle n'est pas très éco-friendly !
Pour signer un document PDF, passez à la signature électronique ! Moderne, rapide, sécurisée, la signature électronique vous permet de signer un document sans l'imprimer.
La signature électronique pour vos documents, qu'est-ce que c'est ?
Si vous êtes utilisateur Mac, vous savez sans doute qu'il vous est possible d'insérer une signature manuscrite en format image sur un document PDF. Pour autant, cette solution n'est pas idéale. Il faut avoir un Mac et la signature faite sur le trackpad de votre ordinateur n'est pas aisée. De plus, ce type de signature n'a pas de valeur juridique. La signature électronique s'inspire de ce principe mais va beaucoup plus loin et s'affranchit de toutes ces contraintes.
Mais alors, comment signer un pdf en utilisant la signature électronique ? La première étape est de vous rapprocher d'un partenaire spécialisé dans la signature électronique. C'est le cas par exemple de Yousign.com qui est une entreprise européenne qui fournit ce type de service. De nombreux acteurs importants ont déjà fait confiance à Yousign.com tels que bpifrance, Century21, Carrefour Voyages ou encore le PMU.
Concrètement, comment marche la signature électronique ? C'est très simple ! Lorsque le document est prêt à rentrer dans le circuit de signature, vous devez l'envoyer au partenaire que vous aurez choisi. Celui-ci va intégrer le document dans un workflow de signatures. D'un point de vue pratique, cela signifie qu'il va mettre en place un dispositif pour permettre à tous les signataires de valider le document. Puis, le document vous sera envoyé par mail. Une fois que vous l'avez lu et que vous êtes prêt à signer, vous devrez renseigner le code OTP que vous aurez préalablement reçu par SMS. Ça y est, vous venez de signer votre PDF !
Rapide, reconnue, écologique et sûre, la signature électronique est un atout pour votre travail au quotidien ! De plus, elle vous permet de garder un oeil sur l'avancement des signatures et de relancer les retardataires. Alors n'attendez plus et passez à la signature électronique pour vos documents PDF !