ERP vers le cloud : 8 idées reçues sur la migration

La problématique que représente la migration d'un ERP vers le cloud se décline en deux volets : les infrastructures hébergées en tant que service (IaaS - Infrastructure as a Service) et les logiciels en tant que service (SaaS - Software as a Service). En hébergeant une infrastructure ERP sur le cloud « en tant que service », l'entreprise peut abaisser ses coûts tout en gagnant en agilité et en flexibilité.

Mais en parallèle, le fait de déplacer des systèmes d'enregistrement (SoR - Systems of Records) vers une infrastructure SaaS peut être plus risqué et plus coûteux que ce que veulent bien annoncer les éditeurs. Si l'application de l'approche SaaS aux systèmes d'engagement (SoE - Systems of Engagement) peut se traduire par une accélération de l'innovation, le fait de « rajeunir » un ERP en suivant le même modèle ne représente pas nécessairement le bon choix pour stimuler l'innovation et atteindre la croissance et la compétitivité escomptées.

Les DSI qui décident d'intégrer des technologies cloud dans leur feuille de route ERP doivent être conscients des idées reçues et des réalités qui caractérisent la migration de leur progiciel de gestion intégré vers le cloud. S'ils passent à l'action, ce doit être pour le bien de leur entreprise, et non parce que le cloud apparaît comme une solution incontournable.

La réalité - Exploiter une suite ERP en tant que service n'élimine en rien sa complexité et n'augmente pas les avantages d'une intégration étroite. Pour les titulaires de licences ERP installées, le passage à un modèle d'ERP SaaS peut s'avérer coûteux, présenter des risques et provoquer des perturbations pour, à terme, bénéficier d'améliorations métier limitées, voire nulles. Le coût d'opportunité que représente le remplacement pur et simple d'une suite par un environnement SaaS est également énorme. Les sommes correspondantes pourraient être consacrées de façon plus judicieuse à des applications de hautes performances dans l'optique de moderniser l'ERP et d'innover plus rapidement.

Avant de remplacer sa suite ERP, Il faut évaluer sa stratégie applicative et vérifier qu'une suite ERP SaaS satisfait aux exigences. De plus, l'approche SaaS ne doit pas être abordée comme une option « tout ou rien ». Il faut se demander où une suite SaaS performante sera la plus utile. Il est donc primordial d'évaluer s'il est intéressant d'opter pour une approche « cloud first ». Une stratégie hybride combinant l'infrastructure et les applications ERP constituera la norme des prochaines années.

La réalité - Les éditeurs d'ERP développent des produits qui répondent aux besoins du plus grand nombre, et face aux alternatives les plus performantes, ils ne constituent peut-être pas la meilleure option pour répondre à des exigences métier spécifiques à une entreprise ou à un secteur d'activité. De plus, les produits SaaS proposés par un éditeur de solutions ERP fonctionnent généralement sur son infrastructure cloud propriétaire, de sorte que l'entreprise se retrouvera pieds et poings liés.

De nombreuses alternatives SaaS répondent mieux à des besoins métier complexes que les solutions proposées par l'éditeur d'un ERP. La meilleure stratégie consiste à laisser les besoins métier guider son choix en matière d'applications. L'entreprise doit évaluer les caractéristiques et les fonctionnalités des meilleures technologies par rapport à l'offre de son éditeur actuel pour décider ce qui lui convient le mieux. À ce titre, les produits SaaS indépendants de l'infrastructure cloud des éditeurs constituent un choix intéressant.

La réalité - Adopter l'infrastructure cloud de l'éditeur de son ERP risque de bloquer l'entreprise avec une plateforme où les produits et services disponibles seront limités. Au lieu des meilleures options correspondant à la complexité de son environnement métier, il faudra se contenter d'applications qui fonctionnent sur la pile technologique de l'éditeur, ou s'y intègrent. Il ne faut pas oublier non plus que l'environnement IaaS de l'éditeur de son ERP risque de coûter plus cher.
Par exemple, le prix demandé par Oracle par unité de calcul Oracle (OCPU) ne reflète pas le coût total de l'infrastructure cloud. Si l'on tient compte d'autres besoins opérationnels liés à l'exécution d'un ERP dans le cloud, le choix de l'infrastructure cloud d'un éditeur d'ERP peut s'avérer plus onéreux.

Pour préserver sa flexibilité et son agilité, l'entreprise doit s'intéresser aux fournisseurs d'infrastructures et de plateformes totalement indépendants des éditeurs d'ERP, comme Amazon Web Services (AWS) ou Microsoft Azure. Elle sera ainsi mieux armée en cas de changement. il convient aussi de s'assurer que la pile de technologie cloud choisie soit compatible avec la feuille de route de l' entreprise, car le coût et les perturbations inhérents à un changement d'orientation risquent d'être élevés. Enfin, il faut vérifier que le contrat IaaS couvre la totalité des coûts d'exploitation dans le cloud.

La réalité - Il est inutile qu'une entreprise migre son ERP vers le SaaS si elle n'en tire aucune valeur. La migration peut être coûteuse, risquée et source de perturbation. Pour inciter les clients à adopter leur nouvelle plateforme et générer des recettes, les éditeurs annoncent des dates auxquelles ils cesseront de supporter leurs produits au lieu d'améliorer la valeur apportée à leurs clients. Et lorsqu'ils migrent leur ERP vers le cloud, le coût pour le client peut être jusqu'à trois fois supérieur à celui des licences et de la maintenance sur site.

D'autres options de support tierce partie peuvent être considérées et permettent de bénéficier d'un support ininterrompu. Vous pouvez continuer à utiliser la version stable et éprouvée de l'ERP en attendant que sa version SaaS arrive à maturité, que le coût et les risques diminuent, et que le retour sur investissement soit intéressant.

La réalité - Il arrive parfois que certains modules ERP SaaS constituent une solution comparable ou suffisante. Mais dans la plupart des cas, un ERP SaaS n'affiche pas encore un niveau de fonctionnalité comparable à celui d'un ERP installé sur site. De même, il ne peut remplacer les différentes personnalisations apportées au progiciel de gestion intégré propre à l'entreprise. Si cette dernière utilise un ERP personnalisé, un ERP SaaS ne disposera probablement pas des fonctionnalités dont elle aurait besoin.

Le mieux est de vérifier si, sur le plan du fonctionnement, le plus petit dénominateur commun de l'ERP SaaS est suffisant pour l'entreprise, ou s'il est préférable de conserver un ERP personnalisé qui répond aux besoins actuels, mais également futurs.

La réalité - Migrer vers un ERP SaaS n'est pas toujours la stratégie la plus optimale pour réduire les coûts. Par exemple, les licences cloud proposées par Oracle coûtent souvent jusqu'à 3 fois plus cher que les postes déployés en interne, hors coûts de maintenance.

Au moment d'évaluer le coût total de possession (TCO) d'un ERP SaaS, il convient d'ajouter le coût total du processus de remplacement intégral, et notamment le coût des personnalisations et des interfaces. Pour évaluer les options IaaS, il ne faut pas omettre d'inclure les coûts opérationnels de l'ERP - services de modulation à la hausse ou à la baisse, suivi et sécurité - afin d'obtenir une image plus exacte du TCO.

La réalité - C'est vrai pour les déploiements modestes ou élémentaires, où les personnalisations et les interfaces sont peu nombreuses. Dans les autres cas, les mises à niveau immédiates et fréquentes nécessiteront des mises à niveau conséquentes elles aussi plus fréquentes : analyse, configuration, tests et déploiements.

Dans la mesure où les interruptions liées aux mises à niveau seront quasi-permanentes et à l'occasion desquelles l'entreprise perdra le contrôle du déroulement de la mise à jour et son exécution, il est important d'examiner et d'améliorer la gouvernance et les processus pour gérer au mieux les changements de propriété et la fréquence des mises à niveau.

La réalité - Pour la plupart des entreprises, cette décision n'est pas justifiée. Les tout premiers utilisateurs se sont rendu compte que les résultats varient en fonction de la couche de cloud et qu'une approche hybride permet souvent de conjuguer le meilleur du cloud et des déploiements en interne. Les approches IaaS et PaaS (Platform-as-a-Service) s'avèrent être les démarches initiales les moins complexes et les plus économiques.

Les ERP SaaS représentent un marché en évolution, marqué par des problèmes de fonctionnalité et d'exploitation qui, dans la plupart des cas, demeurent en suspens. De façon générale, le passage à un ERP SaaS n'améliore pas la capacité des entreprises à exploiter des processus basés sur des systèmes d'enregistrement (SOR). De même, cette migration ne permet pas non plus aux entreprises de répondre avec une plus grande efficacité à leurs besoins métier, ni de favoriser l'innovation.

Il ne faut pas migrer vers le cloud pour le simple plaisir de migrer vers le cloud ! Il faut laisser à l'entreprise le temps de mener le changement. Au lieu de déplacer la totalité de son ERP vers le cloud, il faut commencer par les couches IaaS et PaaS. Cette approche augmente la flexibilité et l'agilité du service informatique, ce qui arme l'entreprise pour mieux résister au changement. il faut s'intéresser aux fournisseurs de plateformes et d'infrastructures en tant que service (IaaS/PaaS) qui sont totalement indépendants des éditeurs d'ERP ; l'entreprise évitera ainsi de se retrouver pieds et poings liés à la pile de technologies cloud de son éditeur actuel.

Le mieux est d'attendre que le marché des ERP SaaS arrive à maturité, et dans l'intervalle, d'innover en optant pour des applications SOE qui peuvent être intégrées aux systèmes d'enregistrement (SOR).

Si elles sont correctement définies, les plateformes et infrastructures déployées en tant que service (IaaS/PaaS) peuvent constituer d'importants accélérateurs de croissance et d'innovation. Cependant, le passage à un ERP SaaS n'est pas forcément la bonne direction. Le fait de migrer un ERP déployé en interne vers l'infrastructure cloud ouverte et indépendante des éditeurs (de type IaaS) peut se traduire par un retour sur investissement, des dépenses moins élevées et des interruptions moins fréquentes.

En attendant, l'entreprise a la possibilité d'innover avec optant pour d'autres technologies SaaS, en particulier des systèmes d'engagement (SOE) qui améliorent l'expérience client. C'est un excellent moyen de laisser les besoins de métier guider la transition de votre entreprise vers le cloud tout en favorisant sa croissance et sa compétitivité.

Pat Phelan, vice-présidente Études de marché - Rimini Street.