Sollan : «La gestion du document est toujours un besoin»

A la rencontre de Sollan, société experte en gestion du document. Témoin de l'évolution de la GED à l'ECM (Enterprise Content Management), la société a également développé une solution originale et innovante de gestion des documents multimédia. Bruno Barret, Chairman et CEO de Sollan, a répondu à nos questions.

Silicon.fr : Vous êtes un spécialiste de l'ECM. Qui est aujourd'hui consommateur de ces solutions ?

Bruno Barret : Quel que soit le métier, la gestion du document est toujours un besoin. Toute direction opérationnelle adresse des problématiques liées à l'ECM, que ce soit au niveau départemental ou à l'échelle de l'entreprise. Les directions production, maintenance et logistique sont, par exemple, fortement demandeuses. Nous avons de belles histoires à leur raconter, tant dans la production que la gestion ou le partage de documents. Les directions communication, marketing et commerciales sont aujourd'hui plus particulièrement concernées par les problématiques de diffusion d'informations, d'intranet ou de web, ou traitant d'un format particulier comme la vidéo. Notre solution VCM répond à cette dernière problématique.

Quant à la DSI, elle aborde les projets avec la nécessité de prendre en compte les attentes de plus en plus fortes des métiers, ce qui met en jeu des problématiques souvent différentes.

Qu'est ce que la GED aujourd'hui ?

La gestion documentaire, c'est être capable de prendre le document depuis sa création, de l'approuver, éventuellement le dupliquer, le faire suivre aux bonnes personnes, le partager, le mettre à disposition, le retrouver à l'aide de portails ou d'un moteur de recherche, le diffuser sur un intranet, etc. La GED est également capable de suivre, voire de tracer le document tout au long de son cycle de vie. Elle doit permettre de l'accompagner en fin de vie avec l'archivage technique, sur des disques moins rapides et moins chers, l'archivage patrimonial, pour en conserver la mémoire et le réutiliser, ou l'archivage légal, pour assurer la traçabilité du document avec valeur probante.

Comment adresse-t-on un projet de gestion du document ?

La difficulté est parfois d'associer le niveau de culture du client avec le saut technologique à réaliser afin d'identifier les bons outils et les bonnes pratiques. L'intelligence de l'application augmente de façon exponentielle avec la richesse de son contenu. C'est pour cela que nous devons apporter une lecture à la fois fonctionnelle et technique des besoins, dans le respect de la culture documentaire de l'entreprise. Lorsqu'une DSI doit choisir une solution d'ECM, elle doit prendre en compte les spécificités de la donnée stockée ou qui circule dans l'entreprise, assurer l'urbanisation de son système d'information. La problématique principale et la vraie difficulté consiste à bien appréhender l'organisation du client, son informatique, sa culture, pour trouver l'adéquation entre sa maturité et le choix des solutions.

Et le cloud computing ?

La maturité du web grand public fait bouger les choses, les directions informatiques se repositionnent sous l'influence des outils grand public comme du cloud. Mais la vraie réalité du cloud est de faire baisser les coûts d'exploitation et de gestion. Pour autant, ces solutions suscitent encore de nombreuses interrogations, comme où est le contenu et qui le maîtrise ?

Vous avez également développé une solution de gestion des documents multimédias. Pourquoi ?

La vidéo - nous pourrions également évoquer l'image et le son - contient des caractéristiques spécifiques. Elle centralise plus d'informations qu'un simple document et offre une nouvelle dimension aux messages en introduisant de l'émotion et de la sensorialité. De plus en plus d'entreprises communiquent en interne et vers l'extérieur sous forme de vidéo. Mais la gestion des documents multimédias demande des processus différents, car elle rencontre des problématiques spécifiques : format, taille, transfert et diffusion, etc., autant de sources de difficultés pour les utilisateurs de ces contenus.

Se posent également des problématiques de gouvernance, afin de déterminer les droits du qui fait quoi, qui peut modifier, annoter, indexer, diffuser. Alors, comment manipuler les données multimédia aussi facilement qu'un autre document ? Comment les diffuser simplement de manière contrôlée et centralisée ? Avec l'internationalisation des entreprises et la dispersion des collaborateurs aux quatre coins du globe, maitriser la gouvernance des données multimédia devient essentielle dans le monde de demain.

C'est pourquoi nous avons développé VCM (Vidéo Content Management). Plus qu'un DAM (Digital Asset Management), VCM est une solution de gestion de contenus multimédias, intégrant l'administration du cycle de vie des médias temporels, depuis leur acquisition jusqu'à leur diffusion. Sa fonction de chapitrage permet, par exemple, aux utilisateurs de se repérer dans le temps et de retrouver les contenus de manière facilitée. Les médias temporels peuvent alors être manipulés et gérés aussi facilement et de la même façon que du texte ou des documents.

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