Jean-François Guiderdoni : Zeendoc met la GED à portée des PME

Créé en 2001 à Ajaccio, en Corse, Sages Informatique (prononcez 'sagèss') propose une solution de sauvegarde des données à distance. Mais ce marché commence à faire des émules et c'est presque naturellement que la société va s'orienter vers la numérisation et la dématérialisation des documents, montrant un intérêt particulier pour la GED, la gestion des documents.

La première étape de cette évolution passe par la revente de solutions auprès du réseau insulaire des TPE et PME qui composent le tissu économique corse. Mais rapidement Sages va se tourner vers le développement d'une solution de GED simple et originale, Zeendoc, accessible en mode SaaS (Software-as-a-Service).

Jean-François Guiderdoni (prononcez 'guiderdonn'), directeur commercial et marketing de Zeendoc, a répondu à nos questions.

Silicon.fr : Votre société distribuait des solutions de GED reconnues. Pourquoi avez-vous développé Zeendoc ?

Jean-François Guiderdoni : Nous avons constaté l'absence de solutions adaptées au public que nous ciblons, les TPE et les PME, qui rencontrent des problèmes de temps et d'argent à investir. C'est pourquoi nous avons choisi de mutualiser les technologies et de les proposer en mode SaaS, afin de répondre au besoin et de donner accès aux technologies et innovations. Zeendoc a été en bêta test dès l'origine sur une vingtaine de PME. Cela nous a permis de construire une solution adaptée, avec une expérience utilisateur simple, qui fournit un accès immédiat aux fonctions clés. Nous la commercialisons depuis un an.

Que représente le marché de la GED chez les PME ?

Le taux d'équipement en GED dans les PME de 5 à 150 employés est inférieur à 10 %. Pourtant leur besoin est plus accru que chez les grands comptes, avec l'explosion des volumes de données, la multiplication des sources, l'usage de beaucoup de papier, car elles pratiquent peu la dématérialisation, qui ne concerne que 10 à 15 % des factures. L'électronique et l'intégration des logiciels de bureautique entrainent également la multiplication des formats, ce qui crée un nuage documentaire difficile à maitriser et à gérer. Dans ces conditions, comment peuvent-elles garder le contrôle et la sécurité des informations ?

Que leur proposez-vous ?

La sécurité d'une base documentaire intégrée et pérennisée. Pour cela nous transformons les documents en PDF-A. Au client de stocker le document original pour le conserver. La clé de Zeendoc c'est de pouvoir retrouver le document via un outil de recherche. Nous proposons une auto-régénérescence des modèles afin de renseigner automatiquement les documents via la lecture intelligente.

Le problème de l'archivage en arborescence c'est que cette dernière fournit généralement la base du classement. C'est un classement par étiquette, mais l'utilisateur ne veut pas faire l'effort de remplir l'étiquette, ou alors il consacre 20 % de son temps à renseigner le document ! Il n'est pas non plus possible d'introduire un outil de LAD dans une petite PME.

Nous avons adopté le mode de classement des grands comptes, l'auto-renseignement et l'indexation de l'information. C'est un outil de LAD qui nous appartient, que nous avons développé vers l'indexation syntaxique. Et nous lui avons associé un outil d'auto-reconnaissance avec des modèles auto-créés. Ce ne sont pas des technologies de luxe : nous amenons la technologie de recherche GED au sein de la PME, et en SaaS.

Déployer une solution dans le cloud nécessite une infrastructure. Quelle est-elle ?

80 % de notre infrastructure est hébergée chez OVH, avec 2 serveurs de données en miroir et 8 VM concomitantes pour les fonctions. Un serveur de sauvegarde est également déployé à Ajaccio, sur le premier datacenter de Corse, SITEC.

Avec une application dans le cloud, qui plus est de GED, la question de la pérennité du service se pose. Quelle réponse y apportez-vous ?

Nous offrons une garantie contractuelle de restitution des données, avec le fichier de métadonnées. Pour les entreprises qui souhaitent aller plus loin, en particulier sur la valeur probante des données stockées, nous avons passé un accord de partenariat avec CDC Arkineo.

Zeendoc existe depuis un an. Où en êtes-vous aujourd'hui ?

Nous sommes en plein chantier d'extension de notre réseau de revendeurs. Ce qui fait le succès du SaaS, c'est le zéro défaut. C'est pourquoi nous sommes en phase de formation sur une vingtaine de revendeurs, et avec eux nous avons mis en place une cinquantaine de clients tests. Nous proposons un outil de dépose rapide du document papier, via un scanner ou un copieur multifonction, vers le document numérique, avec un mode transfert et l'automatisation sur des critères de sélection. Nous envisageons également des partenariats avec des éditeurs, à qui nous fournissons les API.

Pour le futur, nous affichons une perspective stratégique sur un marché en développement. Nous devons faire comprendre à la PME l'impact d'une solution de GED, en matière de gain de temps dans la recherche et sur l'économie de documents. Nous ajoutons des fonctionnalités à l'outil, mais 90 % des usages restent sur les fonctionnalités de base, en particulier sur la récupération de document et la facilité d'intégration dans la GED. Un autre axe consiste à travailler sur la lecture intelligente du document. L'analyse, l'intégration et la construction ne seront que des fonctionnalités à ajouter sur la base.

Nous sommes une société proche de la numérisation, et c'est extrêmement important. La recherche est le plus difficile, c'est notre élément de différenciation.

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