Avis d'experts - Sharp: bâtir un vrai "espace de travail digital"

La transformation numérique a considérablement influencé, pour ne pas dire bouleversé, l'organisation du travail au cours des dernières années - à petite et grande échelle.

L'enjeu aujourd'hui n'est plus de fournir quelques outils technologiques pour faciliter le quotidien des collaborateurs, mais de développer un « espace de travail digital » (ou « digital workplace ») intégrant tous les avantages que représentent les nouvelles technologies.

Si l'expression « transformation digitale » est devenue très à la mode ces dernières années, elle illustre en réalité un phénomène en cours depuis une vingtaine d'années - en fait, depuis que l'e-mail a supplanté le fax et la lettre en tant que moyen de communication privilégié.

Cependant, ce n'est que plus récemment que le passage au numérique et la dématérialisation ont commencé à avoir un impact plus perceptible sur la façon dont les collaborateurs souhaitent travailler, et sur ce qu'ils attendent de la technologie aujourd'hui pour les aider dans leurs tâches.

Par exemple, l'utilisation des smartphones, en plus des ordinateurs portables et des outils bureautiques traditionnels, a engendré un écosystème digital complexe qui se nourrit perpétuellement de multiples sources d'information.

L'une des principales explications à cette évolution radicale de l'organisation du travail est l'arrivée sur le marché du travail de la génération Y, qui ont aujourd'hui entre 20 ans et 35 ans.

Ils ont, pour la plupart d'entre eux, grandi en même temps que les outils technologiques : ils maîtrisent les données digitales, présentent une grande capacité d'adaptation aux nouveaux outils numériques, et sont d'ores et déjà habitués à l'immédiateté et à l'intuitivité des smartphones.

Par conséquent, en tant que collaborateurs, ils intègrent de nouvelles méthodologies, habitudes et outils à leur organisation de travail, et modifient en profondeur les process au sein des entreprises qu'ils intègrent.

Or si les entreprises décident de ne pas tenir compte des exigences de leurs employés en termes de ressources numériques, elles finissent toujours pas en payer le prix : les collaborateurs font inévitablement usage de leurs propres périphériques, smartphones, tablettes ou ordinateurs, et l'entreprise n'a donc plus le moindre contrôle sur ses propres données.

Il existe par conséquent une réelle pression sur les entreprises, de réussir au plus vite leur transformation numérique.

L'évolution des ressources numériques représente en outre un autre challenge pour les entreprises, qui doivent trouver le moyen d'amener tous les collaborateurs à travailler ensemble autrement. Pour certains employés, qui se débrouillaient très bien sans outils technologiques, il est parfois difficile d'admettre qu'une évolution est nécessaire

Et paradoxalement, dans un environnement technologique en perpétuelle évolution, où chacun possède désormais un smartphone ou une tablette, il est impératif d'encourager les employés à collaborer, à échanger et à partager des informations.

Au sein des plus grandes entreprises, il est courant que les collaborateurs ne soient pas au sein des mêmes locaux, voire pas dans le même pays. Il est alors d'autant plus essentiel de fournir à ses équipes les outils adéquats, et les ressources technologiques qui permettront de tirer le meilleur de chacun - car la technologie n'est pas une fin en soi, elle doit permettre aux employés de ne plus penser qu'à leur travail, leurs projets, leurs idées.

La transformation numérique ne se subit pas : elle doit être pensée, réfléchie, anticipée, afin d'intégrer au mieux aux spécificités de chaque entreprise, tout en respectant les exigences et les habitudes de tous les collaborateurs. Il revient à chaque société de construire son propre « espace de travail digital » et de choisir les outils adéquats pour y parvenir.

Birgit Jackson, Directrice commerciale - division Visual Solutions de Sharp Europe - Sharp.