Comment votre entreprise peut-elle bénéficier de l'OCR ?

La reconnaissance optique de caractère, ou OCR, est une technologie de lecture des documents et d'extraction des données. Ce logiciel change complètement la façon dont vous pouvez traiter vos documents : automatisé et bien plus fiable.

Publié par Brand Voice le 20 déc. 2021 | Mis à jour le 6 sept. 2024 à 22:14 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Chaque entreprise traite un certain nombre de documents au quotidien : factures, reçus ou bien documents logistiques ou RH... Vous devez conserver ces documents, en retirer les informations utiles à votre activité et ensuite les intégrer manuellement dans votre base de données. C'est long, redondant et particulièrement frustrant. Une erreur et tout est à vérifier
à nouveau.

Le temps de traitement de chaque document est variable en fonction de la nature du document et des informations à extraire. Malgré tout, cela prend du temps et peut vite représenter un obstacle au bon déroulement de votre activité.

Découvrez dans cet article comment votre entreprise peut de l'utilisation de l'OCR. Comment ça fonctionne, et quels en sont clairement les avantages ? Cet article vous révèle tout !

Quelques éléments pour mieux comprendre la technologie OCR

L'OCR est une technologie bien connue et développée pour la reconnaissance de texte sur tout support : photographique, manuscrit, numérisé. La reconnaissance optique de caractères est à même de convertir tout texte présent sur un support en données textuelles lisibles par ordinateur.

Comment fonctionne l'OCR ?

La technologie OCR suit un parcours en trois étapes qui sont détaillées ci-dessous :

1.Scannez le document contenant les informations dont vous avez besoin. Pour ce faire, utilisez un appareil pouvant supporter la technologie OCR. Généralement, la caméra de votre smartphone vous permet de scanner directement dans l'application OCR. Cette dernière va détecter le document qui lui est soumis. Recadré ou non, elle se chargera de supprimer le fond afin de ne travailler que sur le document.

2. Une fois reçues par l'application, les données sont extraites du document, mais elles ne sont pas encore structurées à cette étape. Le logiciel extrait toutes les informations en texte brut dans un format TXT.

3. Dans la dernière étape, les données extraites sont structurées de manière à pouvoir être utilisées pour un traitement ultérieur. Chaque point de données est lié à sa référence. Vous obtenez les informations structurées dans un format lisible par une machine, tel que JSON. Vous pouvez maintenant les enregistrer dans votre base de données.

Ces trois étapes sont réalisées par l'OCR en environ 3 à 5 secondes observant une précision toujours plus élevée grâce au machine learning et à l'Intelligence artificielle que l'extraction manuelle.

Utiliser l'OCR : les bénéfices pour votre entreprise

La saisie automatisée des données améliore votre processus de gestion et traitement de document. Gagnez en rapidité et en précision avec la technologie OCR. Voici quelques-uns des avantages dont votre entreprise peut profiter en intégrant un logiciel OCR. Précision, efficacité, gain de temps... Une liste non exhaustive mais qui vous permettra de mieux vous représenter le changement que l'OCR implique !

Précision et rapidité améliorées

Déléguer la gestion et le traitement de vos documents à une solution OCR c'est avoir l'assurance de les traiter plus vite et de façon plus précise. Grâce au travail du machine learning et de l'intelligence artificielle, l'OCR est en constante évolution. Le logiciel apprend des documents qui lui sont soumis. L'extraction automatique des données réduit drastiquement les erreurs de saisie manuelle.

Plus d'efficacité

L'OCR travaillant en continu, vous pouvez donc traiter un volume plus conséquent de document. Vous êtes à même d'extraire les données des documents plus rapidement qu'avec la saisie manuelle des données.

Optimisez votre temps

Grâce à l'OCR et l'automatisation de votre traitement de documents, vous serez en mesure d'en traiter un nombre beaucoup plus important et ce plus rapidement. Le logiciel OCR analyse vos informations et les extrait en quelques secondes (comptez 2 à 5 secondes). Manuellement, cette opération peut prendre plusieurs dizaines de minutes.

L'OCR en application : permis de conduire, carte d'identité... Cas d'utilisation et explications

Découvrez en images plusieurs cas d'utilisation de l'OCR sur différents supports, ainsi,
visualisez que ce logiciel s'adapte à toutes les activités.

Vérification des permis de conduire pour l'assurance

Admettons que votre entreprise soit un cabinet d'assurance. Pour assurer leur véhicule, les automobilistes doivent fournir leur permis de conduire afin d'établir un certificat d'assurance. Vous voyez-vous extraire les données de tous vos clients ? Chaque jour, répéter cette tâche longue, fastidieuse ? Non ? Tant mieux, voyez comment l'OCR extrait automatiquement les informations des permis de conduire !

Commencez par soumettre au logiciel OCR le permis de conduire à traiter. Envoyez un PDF,
une photographie, un scan via votre smartphone à l'application OCR.

L'application OCR extrait les informations automatiquement en quelques secondes. Toutes les données du permis de conduire sont extraites mais pas encore structurées. Le résultat est au format TXT pour l'instant.

Pour la dernière étape, l'analyseur structure toutes les données qui sont extraites. À ce
stade, le résultat est fourni au format JSON.

Extraction de données sur les cartes bleues

Pour l'enregistrement en ligne de nouveaux clients, vous pouvez avoir besoin d'extraire les données des cartes de crédit, vous pouvez en tant que banque être amené à extraire les informations d'une carte bleue. Sécurisé, rapide, fiable, voici comment en seulement trois étapes, le logiciel OCR extrait les données qui vous sont nécessaires.

Pour extraire les informations, commencez par soumettre un document contenant la carte bleue à traiter. Par PDF, photographie ou en scannant la carte bleue via l'application en utilisant la caméra de votre smartphone.

Pour continuer votre analyse de document, la seconde étape extrait toutes les données présentes sur la carte bleue. En revanche, à cette étape, elles ne sont pas structurées.

Dès la réception par l'application OCR, l'image est optimisée et convertie en un fichier texte brut. À cette étape, le texte inscrit sur la carte est extrait mais pas encore structuré.

La troisième et dernière étape structure tout le texte extrait et vous le dispense au format JSON.

L'OCR au sein de votre entreprise, et si c'était maintenant ?

Trouvez votre fournisseur de solution OCR et commencez l'optimisation de votre processus de traitement des documents. Fini la perte de temps, la frustration de vos employés ou les erreurs de saisie manuelle : l'OCR est la solution qu'il vous faut pour mieux traiter et gérer vos documents. Utiliser cette technologie au sein de votre entreprise vous permettra de jouir des avantages que nous avons listé ci-dessus.