Pourquoi les systèmes de gestion de l'information amorcent-ils enfin leur migration vers le cloud et le Saas ?

De nombreuses raisons peuvent expliquer la lente adoption du cloud dans le secteur de l'ECM, notamment les problèmes de confidentialité des données client, de performances et de coûts. Cependant, les mentalités évoluent rapidement.

Une récente étude de l'AIIM intitulée The State of Intelligent Information Management a révélé que plus de 80 % des professionnels de la gestion de l'information envisagent d'opter pour des solutions au moins partiellement hébergées dans le cloud. Car désormais, les clients font de plus en plus confiance aux fournisseurs de cloud, dont l'offre repose à la fois sur le cloud et sur les infrastructures sur site. Conscients de certaines réticences des entreprises, les fournisseurs privilégient désormais la politique du « cloud first » à celle du « cloud only ». Cela permet ainsi aux solutions hybrides d'intégrer pleinement le futur de la gestion de l'information, et ainsi mettre fin à l'utilisation provisoire de systèmes sur site avant le transfert des données vers le cloud.

La digitalisation bouscule la gestion des données

Selon l'étude de l'AIIM, 81 % des entreprises placent la transformation numérique parmi l'une de leur priorité. Mais les systèmes ECM traditionnels ne suffisent plus pour répondre aux besoins des entreprises digitales.

Pour une grande partie des entreprises, le modèle monolithique de l'ECM a été remplacé par des fonctionnalités répondant davantage aux besoins, c'est-à-dire à devenir des services de gestion de contenu.

Une approche axée sur des services de contenu offre une architecture de gestion moderne et intelligente de l'information. Se présentant sous différentes formes, les contenus sont stockés et utilisés dans divers systèmes et référentiels. En outre, la grande majorité des informations d'une entreprise se trouvent généralement en dehors de son système de gestion de contenu.

Une gestion intelligente de l'information ne repose plus sur une solution ECM monolithique unique, mais sur des services intégrés via des API. Toutes ces couches sont unifiées, ce qui permet aux utilisateurs d'accéder au contenu quel que soit le système ou le référentiel dans lequel il est stocké. Cette couche unifiée permet alors aux utilisateurs de retrouver leurs contenus grâce aux métadonnées, qui donnent un contexte et de la valeur ajoutée aux informations. Cela facilite l'exploitation des données et l'identification d'informations importantes parmi une masse de données gigantesque.

Le cloud offre plus de simplicité dans la collaboration et la mobilité

Les technologies cloud offrent beaucoup d'avantages, bien qu'elles ne soient pas forcément le choix le plus pertinent en matière de contrôle et de conformité. Ces aspects constituent souvent des priorités pour les entreprises, en particulier avec les exigences réglementaires croissantes d'aujourd'hui comme le RGPD. D'un autre côté, les employés ont besoin d'une solution conviviale, intuitive et flexible leur permettant de travailler en dehors des murs de l'entreprise et à tout moment. Si l'organisation ne met pas à la disposition de ses salariés des outils adaptés à leurs besoins, le personnel développera ses propres méthodes de travail, bien plus rudimentaires. Les solutions proposées doivent donc être attrayantes, simples d'utilisation et compatibles avec les appareils mobiles. Cela facilitera le taux d'adoption des utilisateurs au sein de l'entreprise.

Les solutions hybrides sont un bon compromis car elles allient contrôle, conformité et gestion des dossiers existants sur site, tout en offrant une expérience utilisateur flexible dont les employés ont besoin dans leur travail quotidien grâce aux applications cloud.

Mais les services cloud présentent aussi d'autres avantages. Ils offrent par exemple une plus grande autonomie des salariés qui peuvent opter pour des méthodes de travail plus flexibles comme le télétravail, sans impact négatif sur leur productivité.

Des possibilités étendues et une offre en sécurité plus forte pour les entreprises

Le cloud offre également une plus grande élasticité par rapport aux serveurs traditionnels pour les charges de travail intensives. Certains services d'intelligence artificielle, tels que les API de vision par ordinateur, requièrent un niveau de capacités trop coûteux à maintenir sur site. D'autres services cloud multi-tenants donnent aux fournisseurs des ressources de calcul hyper évolutives à la demande, plus adaptées et moins coûteuses.

Le modèle SaaS présente également plus de flexibilité au niveau des licences pour les entreprises. Les abonnements et les mises à jour s'effectuent avec une praticité déconcertante et des mises à jour automatiques.

Parfois décriés en raison des risques liés à la confidentialité et à la sécurité des données, les principaux fournisseurs de cloud assurent néanmoins une sécurité de niveau professionnel voire parfois supérieur aux demandes des entreprises et par ce qui est proposé par les serveurs classiques ou centres de données locaux, avec l'option de choisir le lieu géographique du stockage des données auprès du fournisseur cloud.

Le marché de la gestion des données boosté par les nouvelles technologies

Grâce au développement des nouvelles technologies et des offres destinées aux clients de taille modeste, les solutions ECM gagnent en popularité auprès des petites et moyennes entreprises.

La réduction des coûts, la rapidité d'adoption et la transformation des processus métier sont des facteurs qui incitent également les petites entreprises à opter pour des solutions de gestion de l'information. Les petites entreprises sont d'ailleurs plus enclines à adopter les services cloud, leur architecture existante étant moins importante à gérer, avec moins de ressources internes à suivre et donc plus facile à migrer. Les solutions hybrides leur offrent d'ailleurs davantage de contrôle, tout en améliorant la collaboration et en facilitant l'accès aux contenus qui doivent être examinés pour des raisons de sécurité.

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Stefan Recher, Vice-Président Ventes Europe - M-Files.