La dématérialisation : des projets à plusieurs niveaux

La dématérialisation des échanges et des processus de gestion des entreprises est un point-clé pour l'ensemble des professionnels.

Dans ce contexte, les projets intégrant la dématérialisation connaissent un développement soutenu porté par différents éléments complémentaires comme : une demande des collaborateurs et des clients, une évolution des usages, une recherche de meilleure productivité, etc.

Se pose alors la question de la définition que l'on peut donner aux projets de dématérialisation. Et peut-on parler de dématérialisation au singulier ? La réponse est alors peu évidente. 

Les entreprises voient encore trop souvent la dématérialisation comme un projet de numérisation et de capture de documents. Bien entendu, ces points sont essentiels dans le domaine de la dématérialisation. Pour autant, les sujets de LAD et de RAD ne sont que les premiers éléments de la chaine et ne suffisent pas pour aborder le sujet de la dématérialisation.

En effet, la dématérialisation a pour but de fluidifier le traitement de l'information et doit donc être intégrée dans une gouvernance IT et métier complexe qui associe différents éléments techniques et opérationnels.

Une forte poussée des projets orientés gestion de factures

Dans ce contexte étendu de la dématérialisation, la modernisation des processus liés à la gestion de facture connait aujourd'hui un réel intérêt de la part de l'ensemble des professionnels. Mais là aussi, dématérialiser ses factures ne consiste pas seulement à les scanner et à les envoyer par email. L'objectif est d'une part de normaliser leur traitement électronique, mais aussi de créer des systèmes plus intelligents permettant aux différentes équipes de mieux gérer leurs opérations. Il est donc important que les informations contenues dans les factures  puissent être extraites et exploitées.

Ce faisant, il sera alors possible de fluidifier les circuits de traitement de bout en bout (workflow, rapprochement entre les fournisseurs et les produits, devis, contrôle de cohérence entre les montants HT et TTC, etc.), de créer des processus de gestion efficients, d'automatiser certaines tâches complexes et de permettre aux collaborateurs de gagner en productivité ou en confort de travail. Un autre point à prendre en considération est enfin l'interconnexion des dispositifs déployés avec les systèmes de gestion (ERP) des entreprises. 

Enfin, l'approche  multicanale  en matière de dématérialisation de factures est une nécessité et ce qu'elles soient reçues par email, courrier postal,  aux formats EDI ou en PDF simple ou signé. Il sera alors possible de bénéficier d'un seul lieu de conservation des factures selon les lois en vigueur  tout en facilitant la dématérialisation entrante et la connexion aux différentes applications métiers.

La notion de gestion doit donc être un point structurant dans son projet de dématérialisation. C'est dans ce contexte, et en gardant en tête ce principe, que la dématérialisation pourra véritablement apporter une réelle valeur ajoutée à l'entreprise. Nous sommes donc très loin d'un simple scan lorsque l'on évoque un réel projet de dématérialisation.

Xavier Doulaud, Country Manager - SER France.