Un futur sans Excel est-il envisageable dans l'entreprise ?

L'économie mondiale évolue à une vitesse exponentielle et exige trop d'agilité pour que les entreprises se reposent encore sur des outils conçus pour une époque où la planification était un processus annuel. Désormais, le changement est continu et donc la planification doit l'être aussi. Les technologies de rupture comme internet ont permis de redéfinir le monde des affaires.

Parmi les entreprises figurant sur la liste des 500 plus grandes entreprises figurant dans le tableau de Fortune en 1995, seules 24 sont encore classées aujourd'hui. Dans ce nouveau paradigme, où la transformation est continue, les directeurs financiers doivent s'équiper d'outils mieux adaptés que le traditionnel outil de planification type Excel. Les maux de tête liés aux feuilles de calcul déconnectées, aux erreurs dues à la saisie manuelle des données et à l'importation limitée des données doivent désormais faire partie du passé.  

L'actualité est marquée par la montée en puissance des logiciels cloud de planification comme Blackline, Coupa, Smartsheet, Zuora et Adaptive Insights.
Leur point commun ? Ils ont gardé les propriétés fondamentales de la feuille de calcul mais en les rendant automatisées, intuitives, collaboratives et toujours actualisées. Tout comme les tableurs Microsoft ont dépassé Lotus 1-2-3 et d'autres programmes à l'ère pré-internet, les outils de planification en mode cloud sont en train de devenir des solutions de choix pour les entreprises en quête d'agilité.

Voici un aperçu des 4 principaux apports de ces éditeurs nouvelles générations 

L'automatisation des tâches chronophages. Selon des estimations de l'institut McKinsey, les responsables financiers pourraient économiser jusqu'à 34% de leur temps grâce à l'automatisation. Ces 34% correspondent au temps consacré par ces derniers aux tâches manuelles et chronophages comme la saisie et la consolidation des données. C'est une perte de temps que peu d'entreprises peuvent encore se permettre. Les solutions de planification nouvelles générations ont automatisé des tâches auparavant manuelles, permettant ainsi le personnel financier de se consacrer à des tâches plus stratégiques.

Une planification en temps réel. Alors que les feuilles de calcul ont été pensées pour une utilisation individuelle, les solutions cloud, quant à elles, ont été conçues pour la collaboration. Elles permettent à tous les employés de travailler sur un document unique à tout moment et n'importe où. De même, conscients des nouveaux enjeux relatifs à la planification, les éditeurs ont conçu des solutions intuitives, facilitant la collaboration des employées des services financier ou pas, la saisie de données, la création de rapports ainsi que l'exécution de scénarios de simulation.

La planification à grande échelle. La feuille de calcul n'a pas été conçue pour l'échelle de l'entreprise. Mais le cloud l'a été, de sorte que les solutions modernes de planification basées sur le cloud peuvent connecter milliers d'utilisateurs simultanément.  Ces solutions sont également conçues pour répondre aux exigences de performance des entreprises.

L'accès à l'ensemble des données de l'entreprise. L'importation manuelle de données d'entreprise dans des feuilles de calcul peut s'avérer compliquée et problématique.  Les solutions cloud, en revanche, transfèrent automatiquement les données des systèmes ERP, HCM, GL et autres, permettant une actualisation d'un simple clic. De cette manière, l'entreprise est certaine de travailler avec les informations les plus récentes et elle se garantit contre les aléas d'un transfert manuel.

Il y a un fossé dangereux qui se creuse lorsque certaines entreprises s'appuient sur des processus désuets alors que leurs concurrents adoptent des méthodes de travail nouvelles, collaboratives et plus agiles.

La planification globale à l'échelle de l'entreprise n'est plus le rêve chimérique qu'elle était. Il s'agit maintenant d'un impératif commercial - clé pour débloquer l'agilité qui fait de la planification un avantage concurrentiel. Conscients de cela, de plus en plus de dirigeants arrivent à la même conclusion : Sur le chemin de la transformation permanente, Excel n'est plus adapté pour répondre au besoin de planification dynamique nécessaire au 21 siècle...

Frédéric Portal, Product Marketing Director, EMEA Financials - Workday.