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L'automatisation, source d'optimisation en entreprise
Dans un contexte de transformation digitale, la RPA séduit un nombre croissant d'entreprises, apportant des gains de temps substantiels, notamment dans l'exécution des tâches à faible valeur ajoutée. Un levier de performance précieux, à condition de respecter plusieurs principes essentiels...
En entreprise, combien de tâches quotidiennes sont routinières, répétitives, chronophages... et souvent sources d'erreurs ? D'autant plus que toutes les directions sont concernées. Cette multitude d'actions mobilise d'importantes ressources humaines qui, pendant ce temps, restent indisponibles pour des opérations à plus forte valeur ajoutée.
La RPA (Robotic Process Automation) a vocation à répondre à cet écueil, jouant le rôle de tremplin pour l'organisation. Elle agit sur des actions simples mais très récurrentes, comme la réception d'emails et l'extraction des pièces jointes, mais aussi sur des processus bien plus complexes. Pour Eric Chaussier, responsable avant-ventes des solutions d'IT Operations Management chez Micro Focus, elle s'adresse d'ailleurs à toutes les lignes métiers dans l'entreprise : « Celles-ci sont toutes concernées par la nécessité de réduire les coûts et de gagner en efficacité, et cherchent à automatiser des tâches à faible valeur ajoutée pour se concentrer davantage sur leur coeur de métier. Souvent, l'appropriation de la solution Micro Focus RPA se fait dans un premier temps sur un cas d'usage avant de la généraliser dans l'entreprise. En passant ainsi à l'échelle, les clients se rendent alors compte que de nouvelles exigences apparaissent vis-à-vis de la solution de RPA ».
Mais pour être véritablement source de bénéfices, il faut bien avoir en tête le contexte spécifique à chacun de nos clients : les processus sont supportés par de nombreuses applications reposant sur des technologies de différentes natures et plus ou moins « modernes » (web, Citrix, Mainframe, SAP...). Automatiser ces dernières implique donc que la solution de RPA permette d'enregistrer des actions à réaliser sur ces applications. « Le robot et sa capacité à couvrir les technologies des applications concernées par l'ensemble des processus de l'entreprise constitue donc un élément structurant de première importance », analyse ainsi Eric Chaussier.
Miser sur des experts du domaine
Historiquement positionnée sur les solutions d'automatisation, au travers d'activités relatives aux campagnes de tests des applications (technologie d'automatisation UFT - Unified Functional Testing), Micro Focus lance en 2019 une offre de RPA, en réponse à la demande croissante de ses clients. « Il s'agit en quelque sorte d'une prolongation de notre savoir-faire initial. Aujourd'hui, ce type de solution concerne des domaines métiers variés, tels que la finance, la RH, ou encore les achats », explique Eric Chaussier.
Une couverture large en termes de technologie qui représente un atout différenciant important : lors du passage à l'échelle, il importe d'avoir une architecture adaptée, car en multipliant les cas d'usage, le volume de demandes à traiter et à automatiser génère une charge qui peut vite devenir considérable. Le design de la solution devant répondre à cette nécessité d'augmentation de la capacité. « Chez Micro Focus, nous disposons d'un orchestrateur qui pilote les robots impliqués dans les cas d'usage. Celui-ci est dissocié de l'automate, ce qui constitue un point déterminant pour la montée en puissance. Un autre axe essentiel est la possibilité d'automatiser en passant par les APIs, en plus de la possibilité d'automatiser les étapes des processus via les interfaces graphiques des applications. C'est cette approche hybride qui permet de répondre à un très grand nombre de cas client ». Grâce à son expertise en la matière, Micro Focus peut d'ores et déjà se targuer d'avoir séduit quelques grands noms, en particulier dans le domaine aéronautique et bancaire. « Dans les métiers de la banque par exemple, avec la concurrence des Fintechs, les processus des établissements traditionnels sont contraints de se moderniser », poursuit-il.
La recette du succès ?
4 grandes étapes sont nécessaires pour réussir un projet de RPA. L'identification des cas d'usage éligibles constitue une première phase indispensable. Ceux-ci se caractérisent par une répétitivité des tâches. Ce travail est mené par le client au cours d'un certain nombre d'interviews. A noter que des réflexions sont également conduites pour automatiser cette détection. L'effort à mener pour réussir cette automatisation est un autre aspect essentiel. Les processus concernés peuvent être complexes. Tous les acteurs du marché ne parviennent pas à répondre pleinement aux besoins. La scalabilité de la plateforme est aussi un élément clé, tout comme la manière dont les robots interagissent avec les systèmes du client « Le robot interagit avec les applications en place supportant le processus. Si celles-ci évoluent, les « scripts » exécutés peuvent être impactés. Pour éviter cet écueil, depuis très longtemps, nous privilégions des technologies d'automatisation qui fonctionnent le plus en abstraction avec les applications concernées au travers de la notion d'Object Recognition permettant d'être insensible à certaines mutations. Si par exemple des champs sont déplacés, l'automate est en mesure de reconnaître les changements. Ainsi le processus automatisé continue à fonctionner, inutile de procéder à des mises à jour des scripts. C'est clef si on veut automatiser des processus de plus en plus critiques pour l'Entreprise. On travaille actuellement à « injecter » de l'IA dans notre automate pour franchir une nouvelle étape dans ce niveau d'abstraction et tendre vers des processus automatisés 100% disponibles. », précise Eric Chaussier.
En clair, si on veut se doter d'une solution RPA efficace et durable visant à obtenir le bénéfice escompté, il importe de l'intégrer dans les processus de développement et tests des applications. L'automatisation se retrouve ainsi intégrée très en amont. « Ce qui permet de rentrer dans un modèle industriel et de se faire accompagner par nos nombreux partenaires disposant du savoir-faire dans nos technologies d'automatisation depuis de nombreuses années », conclut l'expert Eric Chaussier.
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