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La facture électronique, marchepied vers l'entreprise digitalisée
La digitalisation des processus en entreprise produit des avantages qui dépassent le cadre des factures. Mais quels sont concrètement ces atouts et comment se donner les meilleures chances de réussir cette mutation technologique ?
Dans son rapport de 2019 intitulé « The e-invoicing journey 2019-2025 », Billentis estime que grâce à la digitalisation de la facturation, les coûts globaux peuvent être réduits de 64 % pour les factures entrantes et 59 % pour les factures sortantes. Des avantages économiques substantiels, mais qui ne sont en réalité qu'une partie des nombreux atouts générés par la dématérialisation des processus voisins.
Au-delà de l'obligation légale à laquelle toutes les entreprises seront soumises dans les prochaines années, la digitalisation de la facturation est souvent décrite par les experts comme un marchepied vers une transformation technologique des pratiques jugée inévitable. Il n'y a qu'un pas entre l'automatisation du passage d'ordre aux fournisseurs et la facturation électronique. En étant connues des acteurs extérieurs, les informations des entreprises conduisent à une amélioration de la performance économique de l'ensemble de l'organisation.
L'automatisation peut dès lors s'élargir facilement aux catalogues d'achats, avec un workflow qui génère instantanément un bon de commandes lorsqu'une commande est réalisée. C'est également un outil d'aide précieux à la décision : la facture digitalisée comprend de nombreuses données telles que les comportements d'achat, les informations relatives à l'approvisionnement ou encore des données financières. Autant d'éléments utiles dans le cas d'une digitalisation plus large des activités, portant sur la gestion des catalogues, des bons de commande, des demandes d'achats, des avis d'expédition...
L'intégration d'une plateforme globale Procure-to-Pay conduit à plusieurs avantages :
- une amélioration notable de la productivité,
- une diminution du temps consacré aux tâches fastidieuses au profit d'activités à plus forte valeur ajoutée (comme l'analyse des données pour identifier les obstacles et aider à la prise de décisions).
La fonction comptable en ressort dès lors valorisée.
Miser sur des bonnes pratiques
Dans une telle démarche de digitalisation à plus grande échelle, il importe de choisir une solution logicielle véritablement adaptée. Pour des activités internationales par exemple, mieux vaut se tourner vers un éditeur capable de se conformer aux réglementations de nombreux pays. Les solutions certifiées, qui sont en mesure de mettre en place des processus automatisés même avec des fournisseurs non équipés, sont généralement à privilégier.
Un accompagnement de bout en bout joue bien sûr un rôle essentiel. Dans le souci d'une adoption efficace, la conduite du changement ne doit pas être négligée : il importe d'impliquer les différents services, de rappeler des principes de base comme le caractère identique d'une approbation de facture sur un écran par rapport à une signature manuelle classique. Les directions financières se situent au coeur des ces responsabilités, étant fréquemment à l'initiative de projets digitaux.
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