Externalisation : pourquoi de plus en plus d'entreprises y ont-elles recours ?

Avez-vous déjà entendu parler du processus d'externalisation ? Il s'agit d'une approche stratégique qui consiste, pour une entreprise, à confier la réalisation de certaines tâches à un prestataire externe, expert dans son domaine.

Aujourd'hui, l'externalisation est très répandue, et ce, dans la plupart des entreprises du monde entier.

Nombreuses sont celles qui ont adopté avec succès des processus d'externalisation dans divers aspects de leurs opérations de logistique, de chaîne d'approvisionnement, de gestion des installations ou encore de gestion des ressources humaines...

L'externalisation, complète ou partielle de ces fonctions, peut en améliorer l'efficacité, éviter certaines complexités et, dans certains cas, réduire les coûts.

Pourquoi faire appel à l'externalisation des services ?

L'externalisation peut être un outil essentiel pour les entreprises. Il existe d'ailleurs plusieurs avantages à choisir d'externaliser certains services. Le plus courant étant de pouvoir se concentrer sur son coeur de métier.

Mais ce n'est pas tout. Cette pratique permet également de réduire les dépenses. L'externalisation d'une tâche est, en général, moins coûteuse que l'embauche de personnel permanent. L'entreprise émettrice du besoin réduit, ainsi, ses coûts en employant et formant moins de personnel. Lorsqu'elle a recours à des tiers, l'entreprise a d'ailleurs une meilleure visibilité sur ses bénéfices et réduit les risques financiers associés au projet.

L'externalisation permet aussi, généralement, d'améliorer la productivité et l'efficacité des équipes. En effet, lorsque l'organisation confie à des tiers la gestion de son projet, elle fait appel aux experts et spécialistes du domaine, pour que le travail soit conforme aux réglementations en vigueur dans son secteur d'activité.

De plus, faire appel à un prestataire de service managé offre une grande flexibilité et une meilleure évolutivité des projets car celui-ci peut adapter son offre, et ses solutions, en fonction de l'évolution de besoin de ses clients.

Mais attention, quelques éléments sont à prendre en compte !

Si l'externalisation présente un certain nombre d'avantages, il est également important pour l'entreprise de prendre en considération certains critères indispensables avant de décider d'externaliser des fonctions ou processus.

Il est, par exemple, capital pour l'entreprise de protéger ses données confidentielles et sa propriété intellectuelle lorsqu'elle externalise ses activités. D'autant plus si la société consultée gère les fiches de paie, des dossiers médicaux ou toutes typologies de données sensibles. Si l'activité externalisée implique le partage de données ou de connaissances exclusives à l'entreprise, il est alors essentiel qu'elle mette en oeuvre des mesures proactives pour les protéger.

Aussi, les coûts de l'externalisation varient selon le secteur et les problématiques rencontrées par l'entreprise. Le contrat liant les deux parties prenantes détaille donc toutes les dépenses pertinentes et actions à réaliser, mais tout service non mentionné dans le contrat peut donner lieu à des frais supplémentaires. Un conseil à retenir : épluchez ce contrat et organisez des réunions avec votre prestataire pour échanger de vive voix sur l'ensemble de vos besoins.

Lorsqu'une entreprise transfère une partie de ses activités à une autre entreprise, la situation financière de cette dernière affecte également l'organisation qui l'a engagée. Une due diligence et un examen approfondi des états financiers de l'entreprise peuvent faciliter l'évaluation de la santé financière d'une société d'externalisation. Si le prestataire n'est pas performant financièrement, il risque de manquer à ses obligations contractuelles et constituer un choix d'externalisation inefficace. Il est fondamental d'envisager ces cas avant de conclure un contrat avec un tiers.

Enfin, contrairement au contrat de travail, le contrat de prestation de services ne crée aucun lien de subordination. Les ressources humaines auront moins de contrôle sur les prestataires, plutôt transférés vers la direction des achats, par exemple.

Alors, comment s'assurer de bien faire les choses ?

L'externalisation apporte des bénéfices conséquents, et il suffit de quelques bonnes pratiques pour en tirer le maximum, tout en maîtrisant les risques associés. Si l'externalisation est un service qui vous intéresse : réfléchissez aux raisons profondes de cette nécessité, ne vous concentrez pas uniquement sur le coût de cette mise en place - mais bien sur la valeur.

Discutez bien du contrat et des conditions. Et n'oubliez pas que l'entreprise demandeuse reste toujours le responsable du processus externalisé. Dans ce cadre, des réunions régulières avec la société d'externalisation sont à maintenir afin d'être au courant de l'avancée du projet, et de pouvoir améliorer continuellement le processus ou de prendre en compte toute modification législative ou technologique.

En outre, chiffrez vos données pour protéger les échanges ! En chiffrant les informations que vous envoyez à votre société d'externalisation, vous vous assurez que toutes les informations personnelles, et votre propriété intellectuelle, restent entre vous et votre fournisseur de services. Il est également conseillé de collaborer avec des entreprises tierces réputées.

Effectuez des recherches approfondies avant de signer un contrat, et assurez-vous que l'entreprise choisie dispose d'une expérience et d'une réputation solides. La confiance est essentielle. Discutez des compétences de base avec l'entreprise envisagée pour l'externalisation, afin de vous assurer qu'elles sont alignées à vos besoins et demandes.

Ghizlane Marouane, Consultante cybersécurité GRC - Synetis.