Automatiser pour rapprocher la finance des achats

Les relations entre comptabilité fournisseur et acheteurs ont longtemps été le théâtre de tensions. Certains, à l'instar de James Marland, vice-président en charge de la stratégie du réseau Ariba, n'hésitent pas à comparer l'histoire des liens entre les deux fonctions à l'inimitié qui prévalaient entre les deux célèbres familles irréconciliables de Romeo et Juliette, les Capulets et les Montagues. La comparaison est sans doute exagérée. Il n'en reste pas moins vrai que lorsque les discordances entre les commandes passées par les achats et les factures reçues s'accumulent sur le bureau du service comptabilité, le climat peut rapidement s'envenimer.

Il faut dire que le temps passé par la fonction comptable à la gestion de ces factures non conformes peut être considérable. Plus généralement, le service comptabilité déplore la mauvaise qualité des bons de commande émis par les acheteurs. Cette mauvaise qualité engendre non seulement du temps perdu dans la recherche de la bonne information mais surtout des retards de paiement (ou des escomptes pour paiement anticipés manqués) ce qui a le don de mécontenter également les fournisseurs.

Faciliter la réconciliation grâce au réseau

Mais les relations tendent à se pacifier. L'entente entre les deux fonctions est désormais facilitée par l'emploi de nouveaux logiciels achats et de solutions de facturation électronique. L'automatisation de certaines tâches réduit le risque d'erreur et induit également une meilleure disponibilité des acheteurs pour du travail collaboratif. « En effectuant moins de ressaisies, les acheteurs sont plus disponibles pour gérer des tâches à plus haute valeur ajoutée telles que le lancement d'appels d'offres, la proximité avec les fournisseurs, leur évaluation. », illustre James Marland. La souscription à un réseau de commerce tel que celui d'Ariba facilite la bonne relation avec les fournisseurs, mais elle contribue surtout à une plus grande fiabilité des informations et facilite la réconciliation entre factures et bons de commande émis.

Dans cet environnement, les champs doivent être remplis selon une configuration précise. Les factures sont préfiltrées par le système ; ce qui réduit voire élimine les aberrations. La participation des fournisseurs et l'emploi d'outils en libre-service limite la chasse constante aux factures ou impayés. Le réseau donne une visibilité sur des éléments clés tels que les commandes éligibles à un rabais, le statut de la commande en cours et de la facture associée. Par répercussion, il contribue à réduire la défiance qui persiste entre la comptabilité et les achats.

Nourrir les achats avec des notions de finance

De fait, ce n'est pas un hasard si désormais la fonction achat jouit d'une meilleure considération de la part de son homologue de la finance. Selon une étude réalisée en 2012 par le cabinet CFO Research Services et Ariba, 26% des directeurs financiers interrogés estimaient la performance des achats comme « excellente », contre seulement 15% cinq ans plus tôt.

L'utilisation de logiciels perfectionnés n'est cependant pas la réponse unique. Il ne faut pas négliger les aspects organisationnels par exemple. Bien souvent la centralisation des achats permet une plus grande collaboration entre acheteurs et financiers. La formation des équipes achat aux notions fondamentales de la finance telles que le fonds de roulement, le risque financier, la gestion de la trésorerie ou les options de financement des fournisseurs est également essentielle. Un impératif qui n'est malheureusement pas encore assez pris en compte.

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