Le département du Doubs passe à l'archivage électronique

L'équivalent de 2 mètres de linéaires de dossiers papiers archivées au format électronique, contre 350 mètres de dossiers papier bien alignés : Aux archives départementales du Doubs, la dématérialisation en est à ses débuts. « Nous étions très sollicités par les administrations qui s'interrogeaient, mais nous leur disions que, faute de solution technique satisfaisante, il valait mieux re-matérialiser. Un CD Rom rangé dans un coin, ce n'est pas une solution pérenne », explique Nathalie Vidal, directrice des archives départementales auprès du Conseil Général du Doubs.

Depuis mars dernier, le Conseil Général a intégré dans son système d'information un système d'archivage électronique. C'est la solution de Naoned Systèmes, petite entreprise Nantaise, qui a été sélectionnée. Le véritable déclencheur  de la mise en place de cette solution, « ce sont les dossiers qui ont besoin d'être conservés à très long terme, comme ceux qui proviennent de la MDPH, la Maison Départementale du Handicap. C'était d'autant plus important que ces dossiers se constituent de plus en plus de manière électronique. Il n'existe donc plus un dossier individuel papier qui centralise toutes les pièces », précise Nathalie Vidal. Depuis mars, après l'intégration des flux de dossiers provenant des outils de GED de la MDPH, l'intégration de flux d'autres provenances se met en place progressivement.

Intégrateur d'archives

En effet, les archives départementales centralisent des documents qui émanent d'instances différentes. A terme, le système d'archivage électronique va intégrer les données dématérialisées provenant de la plateforme ACTES pour le contrôle de légalité des arrêtés et délibérations, HELIOS pour les documents financiers et comptables, des systèmes d'informations des tribunaux de grande instance. En particulier, la solution de Naoned Systèmes répond au standard d'échange public SEDA, qui permet d'automatiser les versements d'archives. Ce dernier passe par des flux XML. « L'application gère la transaction et la politique d'archivage, via la convention de versement, qui est définie par le logiciel », précise Alexis Moisdon, directeur général associé de Naoned system.

Concrètement, ce sont les archivistes qui définissent les règles qui régissent le versement et la gestion des archives, comme le cycle de vie de ces dernières ou la définition des acteurs du processus. L'outil prévoit également la vérification automatique de la conformité des archives versées avec les règles établies au départ, mais une fonction de contrôle manuel de l'archiviste est également prévue. Pérennisation et classement des archives, migration des formats sont gérés par l'outil. Pour l'archiviste utilisateur, la solution est transparente : via une interface de consultation, qui inclut les archives papiers. « Le logiciel permet de rechercher dans l'ensemble des archives », témoigne Nathalie Vidal. Si l'archive existe sous format électronique, elle est consultable directement par les personnes habilitées. Autrement, c'est la localisation physique de l'archive qui est indiquée.

Continuité du métier archivistique

« Notre entreprise vient de la gestion d'archivage. Nous connaissons le métier de l'archivistique, et nous offrons une solution mixte, qui reste cohérente, par rapport aux procédures d'archivages préalables. Les règles restent les mêmes, même si le traitement diffère », explique Alexis Moisdon. Et c'est le Conseil Général du Doubs qui assure le stockage des archives, sur ses serveurs sécurisés. Pour l'avenir, les archivistes du département du Doubs s'attendent à voir leur stock d'archives électroniques croitre.

« On se dit qu'il va y avoir une monté en charge progressive », prévoit Nathalie Vidal. Globalement, en matière d'archivage électronique, « la mutualisation entre institutions est la tendance, mais elle peut prendre des modalités très différentes », observe Alexis Moisdon. La démarche peut partir des conseils généraux, pour s'étendre à d'autres collectivités. Mais ce sont également des syndicats mis sur pied par des collectivités qui peuvent être à l'origine de l'initiative. Exemple : E Megalis, syndicat mixte breton, qui regroupe plus de 1000 collectivités locales, développe une réflexion à ce sujet depuis plusieurs années. Il lance cette année un d'appel d'offre, pour mettre sa solution en place.